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Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

Wer kennt ihn nicht, den Menschen, der häufig sagt „das hat noch Zeit“ oder „das mache ich morgen“? Was hindert diese Personen daran, die Dinge gleich anzugehen? Sicher gibt es viele Gründe, die dafürsprechen, eine Aufgabe zu verschieben, vor allem, wenn man viel zu tun hat. Wenn das allerdings häufiger vorkommt, dann leidet die Person vielleicht unter „Verschieberitis“ oder Prokrastination.

Das kann dazu führen, dass diese Personen regelmäßig wichtige Aufgaben erst dann angehen, wenn es wirklich nicht mehr zu verschieben und manchmal sogar zu spät ist. Die Erledigung dieser Aufgaben wird dann aufgrund des Zeitdrucks mit immensem zusätzlichem Aufwand durchgeführt – sogar Nächte werden durchgearbeitet.

Aufschieben – ausnahmsweise oder doch regelmäßig?

Hier geht es nicht um Menschen, die Dinge verschieben, die sie nicht mögen, wie den Abwasch zu machen, Müll rauszubringen, sich um die Finanzen zu kümmern. Oder Personen, die aufgrund ihrer Prioritätensetzung Aufgaben verschieben müssen. Es geht um die Menschen, die dazu neigen, Dinge, die man eigentlich gut sofort anfangen oder erledigen kann, regelmäßig liegen zu lassen, bis der Außendruck sie zur Erledigung zwingt.

Wieso werden Aufgaben wiederholt ohne zwingenden Grund verschoben? Da kann es ganz unterschiedliche Gründe geben. Wichtig ist, hier zu betonen, dass Prokrastinierer durchaus sehr fleißig sind. Statt die Zeit allerdings in die vorgesehene – zu priorisierende – Tätigkeit zu stecken, werden verschiedene andere Dinge angegangen. Gerade auch unliebsame Aufgaben werden vorgeschoben, um mit der dringlichen Aufgabe nicht anfangen zu müssen:

  • „Die Küche ist so dreckig, wenn ich da jetzt nicht dringend saubermache, kann ich nicht ordentlich arbeiten.“
  • „Der Schreibtisch quillt über, bevor ich nicht alle Unterlagen sortiert und den Schreibtisch aufgeräumt hab, kann ich nicht konzentriert arbeiten.“
  • „Aber ich habe so viel zu tun, ich muss mir erstmal einen Überblick verschaffen und eine neue to-do-Liste anlegen.“

Und so werden in der Zeit, die man gut in die Erledigung der eigentlichen Aufgabe stecken könnte, viele andere Dinge erledigt.

Wie kann ich das Aufschieben verhindern?

Was kann einem helfen? Ein erster Schritt ist, zu erkennen, dass die Verschieberitis ein wiederkehrendes Muster ist. Wenn man dann dazu in der Lage ist, herauszufinden, was im Inneren passiert, dann ist man einen großen Schritt weiter.

  • Brauche ich vielleicht den Kick, den Adrenalinschub, der dadurch erzeugt wird, dass ich erst kurz vor Schluss mit Hochdruck daran arbeite?
  • Meine ich, vielleicht erst durch den Druck wirklich kreativ arbeiten zu können?
  • Oder hindert mich die Angst, zu versagen, daran, endlich anzufangen?

Man meidet den Leistungsdruck, wird dadurch zum Meister der Ausreden. Einen hohen Anspruch an sich selbst zu haben, zu meinen, dass man nur perfekte Leistungen abliefern darf, kann sicher auch eine Rolle spielen. Meist sind die Aufgaben, die man verschiebt, auch größer, binden viel Zeit, hindern einen dadurch, einfach anzufangen. Hier erscheint es vielen oft einfacher, andere, kleinere Aufgaben schnell noch vorher zu erledigen.

Die Hürde des Beginnens bei großen Tasks kann man dadurch verringern, dass man die größere Aufgabe in unterschiedliche Arbeitsschritte aufteilt. Am Ende sucht man sich aus diesen Teilschritten eine Aktivität heraus. Sie ist der erste Schritt, und damit wieder klein. Ganz wichtig ist dabei auch, die eigene Handlungssouveränität herauszustellen: Ich entscheide mich dafür, dass jetzt zu tun und fühle mich gut dabei.

Natürlich gibt es noch andere Möglichkeiten, konzentriert und regelmäßig an diesen Themen zu arbeiten:

  • Keine Ablenkung von E-Mails, Social Media o. A.,
  • Konzentrieren sie sich auf die eine Aufgabe, legen Sie alles andere zur Seite.
  • Belohnen Sie sich für kleine Erfolge.

Sehen Sie das Ende, gucken Sie sich an, wohin Sie die Erledigung dieser Aufgabe bringt! Sie bringt Sie einen großen Schritt weiter in die Richtung Ihres aktuellen Ziels. Und Sie werden sehen, durch das strukturierte Angehen und schnelle „Abhaken“ der Teilaufgaben gewinnen Sie Zufriedenheit und empfinden durchs Vorankommen sogar weitere Motivation.

Also, gehen Sie’s an!