Wie höre ich?

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Wie oft passiert es einem, dass man etwas hört, dies dann interpretiert und dadurch eine Verkettung von Ereignissen ausgelöst wird, die von der Intention der sprechenden Person diametral entfernt ist – das ist alltägliche Kommunikation!

Hier und heute möchte ich mich weniger mit dem Senden einer Nachricht beschäftigen als mit der Art und Weise, wie wir die Worte hören können.

Beobachten Sie sich einmal bei einem Spaziergang – ohne Kopfhörer auf oder in den Ohren – was nehmen Sie so aus Ihrem Umfeld auf? Wenn Sie ohne spezifischen „Filter“ die Ohren spitzen, gelangen die unterschiedlichsten Geräusche an Ihr Ohr. Der Verkehr, der vorbeifließt, Gespräche von Passanten, vielleicht auch das Rauschen des Windes, das Prasseln des Regens oder Geräusche von Tieren aus der Umgebung. Dieses „absichtslose“ Hören ist für manche, wenn sie es das erste Mal ausprobieren, fast anstrengend –eine Bewertung soll hierbei nicht stattfinden. Wenn Sie dies einmal fünf Minuten durchhalten, werden Sie merken, dass da viel mehr ist, als nur die lauten, vermeintlich störenden Geräusche. Sich generell genauer auf das Hören zu fokussieren, hilft uns auch in der zwischenmenschlichen Kommunikation.

Kommunikationsmodell

Beziehen wir das Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun – einem Klassiker – in unsere Betrachtung mit ein, beschäftigen wir uns mit vier Seiten oder Ebenen einer Nachricht, mit vier Aspekten, die in einer Nachricht transportiert werden. Diese werden sowohl vom Sendenden als auch Empfangenden interpretiert – mit viel Raum für Missverständnisse:

  • Sachinhalt (worüber informiere ich?)
  • Selbstoffenbarung (was gebe ich von mir preis, welche Einstellung habe ich?)
  • Beziehungsbotschaft (was halte ich von meinem Gegenüber?)
  • Appell (was will ich erreichen mit meiner Nachricht?)

Das ist kompliziert genug und führt gerne zu Verwirrungen. Die Grundlage gelungener Kommunikation ist das bewusste Hören der gesprochenen Botschaften anderer.

Vom Zuhören zum Hinhören

Kennen Sie den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen dem Zu- oder Hinhören? Sehr oft hören wir nur zu. Das bedeutet, dass wir die Worte des Anderen zwar mehr oder weniger aufnehmen, unsere Aufmerksamkeit allerdings überall sein kann, weniger beim Gegenüber. Das führt häufig dazu, dass wir viele Informationen nur in Teilen oder auch gar nicht aufnehmen. So kommen viele Inhalte nicht an. Gerade in der bilateralen Kommunikation am Arbeitsplatz ist es enorm wichtig und hilfreich, wirklich hinzuhören. Dies bedeutet, ich bin ganz bei dem Gespräch, mit meiner vollen Aufmerksamkeit und versuche herauszufinden, was die andere Person meint oder sagen will. Im Sinne der vier Aspekte einer Nachricht versuche ich, auch auf die Begleitbotschaften und Zwischentöne zu achten. Ich wende mich „hin“ zu der Person und versuche, mich auch darauf zu konzentrieren, was gesagt wird. Ich bin quasi „ganz Ohr“. Denn nur so habe ich die Chance, das Gesagte auch wirklich aufzunehmen. Genau diesen Fokus und diese Aufmerksamkeit kann ich natürlich auch von dem Sprechenden erwarten. Denn Botschaften zwischen „Tür und Angel“ zu verbreiten, führt selten zu einem guten Ergebnis. Und wenn ich selber nicht konzentriert bei der Sache bin, dann kann die Beziehungsbotschaft sehr leicht als „Du bist mir nicht wichtig“ gedeutet werden. Ganz bei der Sache sein, also dem Gespräch, zeugt von gegenseitigem Respekt. Indem ich hinhöre, bediene ich ein zutiefst menschliches Bedürfnis meines Gegenübers, gesehen und verstanden zu werden.

Die Königsklasse: Aktives Hinhören

Als Grundvoraussetzung des aktiven Hinhörens ist eine offene, aktive, respektvolle und empathische Einstellung sowohl der Person als auch dem Gesprächsinhalt gegenüber notwendig.

Wenn Sie aktiv hinhören, senden Sie auch Signale des Verstehens, wie Kopfnicken oder Lächeln, aus – eventuell stimmen Sie offen zu und, falls nötig, stellen Sie Fragen zum Gesagten. Hierbei sollten Sie beachten, diese Gesprächsunterbrechungen zugunsten des aktiven Hinhörens auch in den passenden Momenten zu nutzen. Hilfreich ist auch, das vermeintlich Verstandene zu paraphrasieren – also in eigenen Worten wiederzugeben.

  • „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …“
  • „Darf ich das mal in meinen Worten wiedergeben …“
  • „Wenn ich das so zusammenfasse, ist das in Ihrem Sinne …“

Dies verstärkt das Verständnis bei Ihnen als „Hinhörendem“ und gibt dem Sprechenden die Rückmeldung, dass seine Nachricht ankommt. So können auch unausgesprochene Bedeutungen verbalisiert und deutlicher zum Ausdruck gebracht werden. Dies ist gerade auch für Botschaften aus dem Bereich Beziehung und Selbstoffenbarung extrem hilfreich, denn gerade hier können viele Konflikte durch die unterschiedliche Interpretation entstehen. Aktives Hinhören bringt mehr Klarheit in den gesamten Kontext.

Hören sie öfter Hin!

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Effiziente Meetings

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Kennen Sie das auch? Stundenlang sitzen Sie im (Online-) Meeting – und das oft mit viel zu viel Personen und viel zu vielen Themen. Am Ende wissen Sie überhaupt nicht mehr, was denn eigentlich so besprochen oder gar beschlossen wurde. Aber jeder, der wichtig war oder sich wichtig fühlte, war dabei.

Mit ein paar Tricks und konsequenter Umsetzung kann man Meetings wesentlich straffer gestalten.

Es ist sicher nicht einfach, die für die eigene Organisation passende, effiziente Meeting-Kultur zu entwickeln. Aber es ist auf jeden Fall die Mühe wert, sich Gedanken darüber zu machen. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Aspekt. In vielen Meetings wird nicht nur Zeit verschwendet, sondern auch die Arbeitseffektivität gehemmt. Meetings rauben – schlecht organisiert – viel Kraft und können zum Ansteigen des Stresslevels führen.

Objektiv bewertet, können wir sicher das ein oder andere Meeting am Tag / in der Woche streichen. Nichts ist übrigens schlimmer, als in einem langen Meeting zu sitzen, nervös die Zeit im Blick behaltend, um dann damit zu beginnen, andere Aufgaben parallel zu bearbeiten. Dann sind Sie zwar körperlich anwesend, aber nicht wirklich inhaltlich dabei. Meist hat man dann auch nicht wirklich viel von den besprochenen Themen mitbekommen – Multitasking-Fähigkeit hin oder her. Das ist reine Zeitverschwendung. Denn die Dinge, die Sie nebenbei erledigen, können nicht wirklich gut gemacht werden wegen der vorhandenen Ablenkung. Zusätzlich verschwenden Sie Energie, denn der Aufmerksamkeitswechsel zwischen zwei unterschiedlichen Bereichen ist wesentlich anstrengender für unser Gehirn als das Konzentrieren auf nur Einen.

Durch die – in den letzten Monaten beschleunigte – Digitalisierung unserer Meetingkultur lassen sich sowohl ein Anstieg der Häufigkeit als auch die Tendenz, oft mehr Teilnehmer als nötig einzuladen, beobachten – und die Dauer in die Länge zu ziehen. Die Restriktionen gebuchter Besprechungsräume in Präsenzmeetings fallen in der Online-Welt weg. Auch regionale Grenzen gibt es nicht, aus den unterschiedlichsten Standorten können Teilnehmer immer schnell dazugeschaltet werden, sind quasi nur einen Klick entfernt. Aber ist dies wirklich sinnvolle Kommunikation?

Effiziente Meeting-Gestaltung  mit Timebox, Agenda & Co.

Aus dem agilen Management kennen wir Meetings, die einem strengen Ablauf folgen und mit der „Timebox“ eine feste, maximale Dauer haben. Diese Meetings können, wenn alle notwendigen Agenda-Punkte erreicht sind, schneller beendet werden und müssen nach der maximal gesetzten Zeit beendet sein. Diese engen Grenzen steigern die Effizienz solcher Runden ungemein. Durch die regelmäßige Nutzung solcher Strukturen gewöhnt sich vor allem das ganze Team besonders schnell an diese Vorgaben.

Neben der „Timebox“ nutzen agile Methoden noch ein weiteres Element zur effizienten Meeting-Gestaltung: eine Agenda. Damit beschreibt man nicht nur, was in der Runde besprochen werden soll, es werden idealerweise auch schon die relevanten Personen pro Entscheidung festgelegt. Effizient vorbereitet, haben alle diese Personen sich schon eine Meinung zu den Themen bilden können, so dass der gesamte Entscheidungsprozess zügig gestaltet werden kann

Zum Straffen von Meetings bietet sich das Pareto-Prinzip wunderbar an. Oft bringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie schon 80 % des Ergebnisses. Schauen Sie sich die von Ihnen organisierten Meetings einmal genau an. Nach wie vielen Minuten haben Sie einen großen Teil (80 %) Ihrer erwarteten Ergebnisse erreicht? Beobachten Sie mehrere Meetings über eine bestimmte Zeit und kürzen Sie dann einmal die Dauer der folgenden Meetings auf diese „neue Zeit“. Sie werden überrascht sein, wie gut das funktioniert.

 

Entscheidungen vor dem Meeting

Es macht durchaus Sinn, regelmäßig einen kritischen Blick auf die Meetings, an denen man teilnehmen soll, zu werfen:

  • Muss ich jedes Mal dabei sein?
  • Wie viele der Inhalte sind für mich wirklich relevant?
  • Bei wie vielen Themen kann ich sinnvoll etwas beitragen?

Wenn Sie aus Ihrer Sicht zum nächsten Meeting weder etwas inhaltlich beitragen können noch eine Entscheidung zu treffen haben und es Ihnen reicht, wenn Sie am Ende über die Ergebnisse informiert werden – dann sagen Sie einfach „nein“. Wie Sie das möglichst charmant mitteilen können, lesen Sie im Beitrag „Nein sagen – Ja bitte“.

Verhalten im Meeting

Meetings können auch durch das Verhalten von Teilnehmern unnötig in die Länge gezogen werden. Zum Beispiel durch unpünktliches Erscheinen. Unpünktlichkeit ist nicht nur respektlos den anderen Teilnehmern gegenüber, sie sorgt auch für ein unnötiges Verlängern der Meetingdauer.  Die anderen Teilnehmer warten und vergeuden ihre Zeit, selbst, wenn sie in der Zwischenzeit noch schnell etwas anderes erledigen („nebenbei“).  Wenn Sie selbst die Hauptperson im Meeting sind, zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern, dass Sie diese und deren Zeit respektieren – beginnen Sie pünktlich, zeigen Sie Zeitverantwortung für alle. Und wenn Sie dieses Verhalten unter dem Aspekt der Werte betrachten, gewinnen Sie mit Ihrem Verhalten doppelt.

Sorgen Sie dafür, dass sowohl Sie, als auch die Teilnehmenden möglichst keine Störungen und Unterbrechungen verursachen. Technische Probleme kann man nie ganz ausschließen. Allerdings sollte jeder in einem Online-Meeting für die bestmögliche Infrastruktur sorgen. Also, lieber mal den Laptop am LAN anschließen und darauf achten, wer noch alles Bandbreite verbrauch. Der Laptop im W-LAN und paralleles Surfen im gleichen Netz mit dem Smartphone – das kann die Konferenz erheblich beeinträchtigen. Neben dem Meeting-Tool sollten keine weiteren aktuell unnötigen Programme geöffnet sein, die sich ebenfalls auf die Bandbreite auswirken (Browser, etc.)

Eine weitere Herausforderung können auch Zeitdiebe im Meeting sein; Personen, die sich gerne reden hören und zu allem etwas beitragen „müssen“. Da kommt es ganz darauf an, welche Rolle Sie im Meeting haben. Als Person mit dem höchsten Rang oder als Organisierende können Sie diese Person um Zurückhaltung bitten und ggf. sogar das Wort entziehen, beispielsweise mit folgenden Wendungen:

  • „Ich habe Ihren Punkt verstanden und nehme ihn mit, dazu ist jetzt alles gesagt.“
  • „In Anbetracht der Zeit kommen wir zum nächsten Agenda-Punkt.“

Home-Office-Tipp:

Man trifft sich jetzt vermehrt in fachbezogenen Meetings. Persönlicher Austausch („Kaffee-Küchen-Gespräche“) finden seltener statt.

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden in den regelmäßigen Meetings einen Raum für den persönlichen Austausch. Sie werden sehen, das braucht wenig Zeit und steigert das Wir-Gefühl im virtuellen Team enorm.
  • Zu besonderen Anlässen können Sie separate Meetings organisieren, die beispielsweise mit einem „Care-Paket“ flankiert werden. Dann haben alle Mitarbeitenden den gleichen „Snack“, das gleiche „Device“ während des Meetings. Auch kleine Weinproben oder ein gemeinsames Kochen ist so möglich und bietet über regionale Grenzen hinweg Team-Building-Möglichkeiten.

Welche Meetings für mein Team?

Regelmäßiger Austausch ist in den meisten Umfeldern wichtig und notwendig.

  • Suchen Sie den Zyklus, der weder zu oft noch zu selten ist. Dies können Sie einfach ausprobieren und hängt von der Geschwindigkeit der Entwicklung im Unternehmen ab.
    In agilen Umgebungen wird gerne kurz täglich über den Fortschritt berichtet und aktuelle Hindernisse angesprochen. Dies dauert dann pro Team maximal 15 Minuten.
    Wöchentliche Meetings sind vielfach für Teams die Regel, vielleicht reichen bei Ihnen auch alle zwei Wochen?
  • Müssen sich regelmäßig alle Personen treffen oder gibt es auch spezielle Themenbereiche, zu denen sich die Mitarbeitenden vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt separat treffen sollten?
  • Denken Sie auch an den persönlichen Austausch 1-zu-1. Das kann hauptsächlich die Entwicklung in den aktuellen Projektthemen und Arbeitsfeldern betreffen, aber auch persönliche Themen und die allgemeine Performanz.
  • In Meetings, die regelmäßig in ähnlicher Zusammensetzung stattfinden, kann man das Werkzeug: „WWW – what went well” zu Beginn als Blitzlicht nutzen, verknüpft mit dem Bericht über die relevanten Ereignisse in der letzten Zeit, um den Fokus auf die gut laufenden Dinge zu legen. Dies führt direkt zu einer guten Atmosphäre, die man dann bei der Erarbeitung der weiteren Punkte nutzen kann.
  • Planen Sie im Vorfeld die Ergebnissicherung mit ein: Wer schreibt ein Protokoll? Wie sieht es aus (Ergebnisse, Aktionspunkte, Diskussionspunkte, …)?

 

Steigern Sie Ihre Meeting-Effizienz

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Vertrauen ist gut!

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Vielleicht kennen Sie auch noch den Spruch: „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“? Dies kommt aus einer Zeit, in der die Zusammenarbeit hauptsächlich gemeinschaftsbestimmt und konformistisch geregelt wurde. Es gibt jemanden, der sagt, wo es hingeht, was die Vorgaben sind und auch kontrolliert, dass alles so läuft, wie es soll. Grundsätzlich achten die Führungskräfte auch darauf, dass es möglichst gerecht zugeht. Die einzelne Person hat ihren klar definierten Aufgabenbereich. Es wird auch eng überprüft, ob diese Aufgaben im erforderlichen Maße erledigt werden. Größere Handlungsspielräume sind selten.

Nun hat sich die Gesellschaft weiterentwickelt und die Arbeitswelt in großen Teilen gewandelt. Jeder Einzelne bekommt mal größere, mal kleinere Handlungsspielräume in seinem Umfeld zugestanden. Immer mehr wird einem zugetraut und immer freier kann der Umsetzungsweg zum Ergebnis selbstbestimmt, in einem gewissen Rahmen, gewählt werden. Wenn ich Vertrauen geschenkt bekomme, dann lässt mich das – meist – innerlich wachsen. Nur, wie ist das mit denjenigen, die das Vertrauen schenken „müssen“, die durch das Ermöglichen größerer Freiräume den eigenen Einflussbereich einschränken?

Vertrauensvorschuss oder Misstrauen?

Grundsätzlich hat jeder von uns eine unterschiedliche Haltung zum Thema Vertrauen. Es gibt diejenigen unter uns, die in einem bestimmten Rahmen sehr leicht Vertrauen schenken können – die sozusagen einen Vertrauensvorschuss geben. Bei diesen Personen kann man nur Vertrauen verlieren und das durch explizite Handlungen wie zum Beispiel nicht eingehaltene Abgabetermine, komplett vergessene Themen oder qualitativ unzureichende Ergebnisse. Wenn so etwas geschieht, ist das Vertrauen natürlich nicht ganz zerstört, nur der Handlungsspielraum wird stärker eingeschränkt und es wird in der Folge eine engere Zusammenarbeit zu den besagten Themen erfolgen. Dies kann man im weiteren Sinne auch als zunehmende Kontrolle in den besagten Punkten ansehen.

Es gibt aber auch Personen, die erst einmal niemandem richtig vertrauen. Bei diesen Menschen muss man sich das Vertrauen erst erarbeiten. Für jeden ist es hilfreich, im Vorhinein zu wissen, was genau zu tun ist, um sich das Vertrauen sukzessive aufzubauen. In der Zusammenarbeit wird es zum Start eher so sein, dass es eine sehr enge Abstimmung geben wird, wo jedes Zwischenergebnis kontrolliert wird. Nach und nach wird man sehen, dass man einander und den Arbeitsergebnissen mehr vertrauen kann und sich der eigene Handlungsspielraum vergrößert.

Neben diesen beiden Extremen gibt es je nach Kontext die unterschiedlichsten Varianten des Vertrauen-Schenkens und -Verdienens. Im Arbeitskontext ist es immer gut, genau dieses Thema sehr früh anzusprechen. Denn je präziser ich einschätzen kann, was von mir erwartet wird und was ich tun kann, um diesen Vertrauensspielraum zu erweitern, desto konfliktfreier und auch fruchtbringender gestaltet sich die Zusammenarbeit. Obwohl es in einem hierarchischen Beschäftigungsverhältnis ganz natürlich scheint, sich darüber auszutauschen, wird dies doch explizit viel zu selten getan.

Gerade auch in der Beziehung zwischen Geschäftspartnern, wird es sogar noch wichtiger, das Thema des Vertrauens ganz offen anzusprechen. Beide Seiten haben aus ihrer persönlichen Sicht Erwartungshaltungen, die man erst im Laufe der Zusammenarbeit so richtig identifizieren kann. Wenn man direkt im Vorfeld auch über das Thema Vertrauen spricht, insbesondere darüber, welches Maß von Freiheit ich gebe und erwarte und welches Maß von Freiheit ich wiederum gerne hätte, dann können direkt am Anfang dieser Geschäftsbeziehung schon viele Wege positiv geebnet werden.

Hierzu ein Beispiel

Ich gebe als Unternehmerin einen Auftrag an eine Agentur zur Bearbeitung meiner Webseite. Ich habe ein ausführliches Briefing erstellt, wir haben ein gutes Gespräch dazu geführt und Meilensteine für das Projekt vereinbart.

Hier mein Szenario, wenn ich viel Vertrauen an diese Agentur weitergebe: Dann erwarte ich bis zum nächsten Meilenstein erst einmal keine kleinteilige Rückmeldung der Arbeitsschritte, es sei denn, es kommen Fragen auf oder Entscheidungen müssen getroffen werden, die nur ich treffen kann. Beim nächsten Meilenstein setzen wir uns wieder zusammen besprechen die nächsten Schritte und dann kümmere ich mich nicht mehr um das Projekt bis zum nächsten Termin. Unstimmigkeiten führen hier nicht gleich zu einem totalen Vertrauensverlust. Dazu müsste wirklich etwas sehr schief gehen oder die Arbeit schlecht sein.

Und jetzt zum Ablauf, wenn ich am Anfang wenig Vertrauen in die Agentur setze: Dann sehen die Kommunikation und Gestaltung des Projektes anders aus. Natürlich halte ich die Agentur für den richtigen Partner, sonst hätte ich sie nicht beauftragt. Allerdings habe ich mit ihr noch nicht zusammengearbeitet, kontrolliere also mehr. Nach dem ausführlichen Briefing erwarte ich, bei jedem wichtigen Zwischenschritt, bei welchem Entscheidungen zu treffen sind, bis zum nächsten Meilenstein, gefragt oder zu mindestens informiert zu werden. Läuft das Projekt dann bis zum ersten Meilenstein so, dass ich mich im Vertrauen, das ich in die Agentur gesetzt habe, bestätigt sehe und gar nicht hätte involviert werden müssen, dann kann es sein, dass ich im nächsten Projektabschnitt nicht mehr so oft eingebunden werden möchte. So genau kann ich das zu diesem Zeitpunkt in diesem Szenario noch nicht sagen, weil meine Erfahrungen noch nicht so weitreichend sind, dass ich meinen Vertrauenskorridor gleich sehr weit öffne. Nach und nach gewinnt die Agentur aber mehr Freiheit in der Umsetzung. Sobald es aber ein Thema gibt, bei dem ich nicht zufrieden bin, kann es direkt wieder zur engen Abstimmung wie am Anfang zurückgehen.

Im Szenario des „Vertrauensvorschusses“ gestaltet sich die Beziehung freier, ich bin als Auftraggebende weniger eingebunden, spare Zeit und werde auch ohne engmaschige Kontrolle zufriedengestellt. Im anderen Fall, wenn mich Misstrauen (auch durch fehlende Erfahrung in der Zusammenarbeit) leitet und ich die Zügel straffer in der Hand halten „muss“, kostet es mich mehr Zeit, mehr Energie – führt unter Umständen aber nicht nur auch zu einem zufriedenen Ergebnis, sondern auch zu einem Schritt zu mehr Vertrauen für die Zukunft. Beides gangbare Wege.

Wie in diesen Beispielen gezeigt, ist das Vertrauensverhältnis ständigen Verhandlungen im Sinne von Überprüfung der Zusammenarbeit unterlegen. Und genauso, wie es für die Vorgesetzten Unterschiede gibt, wieviel Vertrauen sie geben, ist es auch für die geführten Personen sehr unterschiedlich, wie gut sie mit dem ihnen zugestandenen Handlungsspielraum umgehen können. Auch hier gibt es Menschen, die die größtmögliche Freiheit lieben und andere, die sich grundsätzlich eher in überschaubaren Bereichen wohlfühlen. Diese natürlichen Anlagen können in alle Richtungen entwickelt werden.

Vertrauen ist besser!

Aus meiner Sicht ist das Thema Vertrauen ein wesentlicher Faktor im Kompetenzbereich Führung. Deshalb sollte sich jede Führungskraft Gedanken über ihre Einstellung zum Thema Vertrauen machen und auch schauen, wie sich das in ihrem Umfeld auswirkt. Vertrauen in der Zusammenarbeit zieht sich natürlich durch das ganze Arbeitsleben.

  • Wie arbeiten wir im Team zusammen?
  • Wie begegnen wir unseren externen Kontakten?
  • Wie vertrauensvoll arbeiten wir mit unterschiedlichen Bereichen innerhalb des Unternehmens?

Wenn Sie durch die „Vertrauensbrille“ einmal in diese Beziehungen schauen, dann können Sie sehr schnell erkennen, welche Mechanismen ablaufen. Und indem man das Thema einmal anspricht, kann eine ganz andere Sicht auf eingefahrene Strukturen fallen, um diese dann zu verändern und die Zusammenarbeit für alle Seiten zu verbessern. Mehr Vertrauen bedingt meist auch mehr Kreativität, mehr Zufriedenheit, mehr Effizienz und eine höhere Effektivität. Probieren Sie es aus.

Vertrauen erleichtert das Leben!

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Wie verschwindet meine Zeit?

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Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

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WWW-what went well

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WWW

Nein – hier geht es nicht ums Internet, sondern um die bewusst positive Wahrnehmung aller Dinge, die beruflich wie privat „gut gelaufen sind“ (WWW – what went well – was lief gut), in einem bestimmten Zeitfenster – und eigentlich fortwährend.

Wie funktioniert unser Leistungssystem „eigentlich“?

Wir machen das Ganze an einem Beispiel etwas plastischer: Ihr Kind hat letzte Woche ein Diktat geschrieben. Heute kommt es mit der korrigierten Arbeit nach Hause. Der Text bestand aus zwei Seiten mit ungefähr 600 Wörtern, zwei davon hat Ihr Kind falsch geschrieben. Sie sind dick rot unterstrichen und sogar noch an der Seite extra markiert. Die Note ist eine 2+. Was macht das mit Ihrem Kind?

Schön früh werden wir darauf getrimmt, Fehler zu vermeiden. Wir bekommen sie „prominent“ angezeigt. Was merkt sich also Ihr Kind im oben genannten Beispiel, das die Rechtschreibung eigentlich schon sehr gut beherrscht:

„Dass ich so viel richtig geschrieben hab, ist zwar o. k., aber die beiden falschen Wörter zählen mehr.“

Wenn die Kinder die Schule verlassen, geht es in der Ausbildung oder dem Studium im gleichen Modus weiter. Auch da zählen primär die Fehler. Im Arbeitsleben sieht es – größtenteils – nicht anders aus. Man konzentriert sich auf das Negative.

Ein weiteres Beispiel ….

Sie haben Ihrer Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter eine klar umschriebene Aufgabe übertragen. Darin gab es schwierigere und einfachere Elemente. Insgesamt wurde die Aufgabe so gut erledigt, dass mit den Ergebnissen direkt weitergearbeitet werden konnte. Bei einem Teilelement wurde jedoch, basierend auf der Unerfahrenheit in diesem Thema, ein ungenaues Ergebnis erreicht. Wie reagieren Sie als Vorgesetzte oder als Vorgesetzter auf diese Leistung?

  • Heben Sie die gut erbrachte Leistung hervor?
  • Konzentrieren Sie sich auf das zu verbessernde Element?

Was bewirkt wohl die Anerkennung bei Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter?
Und was bewirkt die Konzentration auf das Defizitäre?

Beim Hervorheben des Guten können Sie später gemeinsam mit Ihrem Teammitglied daran arbeiten, was in welcher Form verbessert werden kann. Sie entwickeln das Teammitglied positiv und gezielt.

Im zweiten Fall, der Konzentration auf das rein Defizitäre, sieht eine Rückmeldung oft so aus:

„Ja, das war insgesamt ganz gut, aber … der eine Teilbereich – nun, da müssen Sie sich wirklich verbessern. So etwas werde ich in Zukunft nicht mehr akzeptieren.“

Was „macht“ die jeweilige Rückmeldung mit Ihrem Teammitglied? Was passiert „innen“?

Fehler machen Sinn

In unserer Kultur wird der Fokus sehr stark auf Fehler gelegt. Wie schon zuvor beschrieben, lernen wir in den meisten Schulen sehr schnell, dass Fehler deutlich hervorgehoben werden und es mehr und mehr darum geht, diese zu vermeiden. Und genau das ist, nicht nur aus meiner Perspektive, der falsche Ansatz.

Grundsätzlich ist es wichtig, immer wieder Dinge auszuprobieren, und wenn man scheitert, neue Wege zu gehen. Jeder von uns hat andere Potenziale, Stärken, Neigungen, mit denen man sich, wenn sie richtig eingesetzt werden, hervorragend entwickeln kann. Und daher ist es unsere erste Aufgabe, als Führungskraft zu schauen, dass wir die „richtigen“ Personen einstellen. Die „passenden“ Potenziale, Stärken und Neigungen für die jeweilige Position sollten zum größten Teil schon vorhanden sein. Es ist nicht immer der Fall, dass Aufgaben so klar auf die Potenziale, Stärken und Neigungen der Angestellten ausgerichtet werden können. Wie kann ich damit umgehen, dass meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Dinge lernen müssen? Gebe ich Anerkennung für (hervorragende) Leistungen oder fokussiere ich immer auf die Schwächen?

Die Antwort ist klar. Fehler bringen oft weiter, sind lehrreich. Und es ist immer besser, durch Lob und Anerkennung das Positive zu verstärken und Schwächen in separaten Entwicklungsgesprächen zu benennen und die Teammitglieder bei der Entwicklung neuer Kompetenzen und der Entwicklung ihres Potenzials zu begleiten. Das stärkt das Selbstwertgefühl und die positive Bindung an das Unternehmen, die Loyalität.

Wie genau funktioniert „WWW“?

Das bestätigt auch die langjährige Forschung aus der positiven Psychologie. Der Fokus auf das Gute unterstützt also sowohl die persönliche Entwicklung der Personen als auch die beruflichen Leistungen dieser MitarbeiterInnen, was letzten Endes zu einer Produktivitätssteigerung und viel Positivem fürs Unternehmen führt.

Das Werkzeug: “WWW – what went well” kann man zum Beispiel sehr schön in Meetings einsetzen. Wenn diese regelmäßig in ähnlicher Zusammensetzung stattfinden, kann man dies als Blitzlicht nutzen, verknüpft mit dem Bericht über die relevanten Ereignisse in der letzten Zeit, um den Fokus auf die gut laufenden Dinge zu legen. Sehr häufig geht es in Meetings eher um Probleme und Hindernisse, was das emotionale Klima des Treffens direkt negativ beeinflusst. Wenn man sich aber zu Beginn eines Treffens erst einmal über die gut laufenden und positiven Entwicklungen austauscht, diese Ergebnisse auch “feiert“ und die jeweiligen beteiligten Personen ihrem Stolz Ausdruck verleihen können, dann entwickelt sich eine positive emotionale Grundstimmung. Dies ist dann auch eine gute Basis, um kreativ neue Ideen zu generieren, vor allem dann, wenn es um Lösungen zu aktuellen Problemstellungen geht. Denn die Lösungssuche bedarf häufig eines guten kreativen Zusammenspieles. Das fördert man in besonderem Maße durch „WWW“.

Für manche mag es eine ziemliche Herausforderung sein, darüber zu berichten, was gut läuft und worauf man stolz ist. Wenn man dies allerdings länger in einer Gruppe praktiziert, dann verschiebt sich nach und nach der Fokus Aller. Die Gruppe sieht die vielen gelingenden Elemente der Arbeit. Und das steigert deutlich die Arbeitszufriedenheit.

Für jeden Einzelnen stellt es ein stärkendes Element im Tag dar, ganz bewusst genau das in den Vordergrund zu heben, was denn gut gelaufen ist. Das erhöht langfristig die eigene Resilienz, die Fähigkeit, auch in schwierigen Zeiten genügend innere, emotionale Abwehrkräfte zu haben. Wenn man dies auch noch in ein kleines Notizbuch schreibt, dann arbeitet man an seiner persönlichen, wertvollen Schatzkiste. Auch hier sollte man bewusst auch  die kleinen Dinge des Tages betrachten. Gerade in einer Zeit, in der es für viele sehr herausfordernde Rahmenbedingungen gibt, kann man den Blick für die gelungenen Aktivitäten des Tages leicht verlieren und sich dadurch selbst an Höchstleistungen hindern.

Ein schönes Instrument ist auch das von Dr. Nico Rose beschriebene Wochenendritual. Jedes Gruppenmitglied darf regelmäßig zum Ende der Woche eine kurze Mail schicken mit den Dingen, die in der Woche gut oder gar herausragend gelungen waren. Die Erstellung der Mail kann das Team gezielt auf das Positive aufmerksam machen. Jeder hatte die feste Aufgabe, in einem Wochenrückblick nur die gelungenen Dinge zu identifizieren und an ihn als Vorgesetzten zu berichten. Der Effekt war, dass sich in dem gesamten Team zunehmend der Fokus auf die positiven Aktivitäten legte und man mit einem guten Gefühl in das Wochenende gehen konnte.

Das klingt doch mehr als nachahmenswert.

Wie können Sie dieses Prinzip nutzbringend für sich einsetzen?

  • Wenn Sie Eltern sind, dann versuchen Sie einfach mal, diesen Blickwinkel – was läuft gut – verstärkt bei ihren Kindern ins tägliche Miteinander einzubringen.
  • Wenn Sie Führungskraft sind, dann analysieren Sie Ihre Führung und Ihren Kommunikationsstil, um zu sehen, wo ihr Fokus aktuell ist.
    Ziel sollte es sein, die verschiedenen Elemente des „was-läuft-gut“-Prinzips auszuprobieren und zu sehen, was das mit Ihnen, Ihrem Team und der emotionalen Stimmung macht.

    • Probieren Sie das WWW-Blitzlicht in Ihren Teammeetings aus.
    • Nutzen Sie WWW täglich in kurzen Feedbacks gegenüber ihren MitarbeiterInnen.
    • Fragen Sie WWW-Ereignisse regelmäßig bei Ihren MitarbeiteInnen, gerne auch per E-Mail, zum Wochenende ab.
    • Machen auch Sie Ihre persönliche WWW-Liste – regelmäßig.

Fangen Sie an, die gelungenen Dinge in Ihrem Leben wahrzunehmen und daraus positive Energie zu ziehen. Am besten funktioniert das, indem Sie dies auch täglich schriftlich dokumentieren. So arbeiten Sie gezielt an Ihrer Resilienz.

 

TIPP: Wenn Sie beginnen, Ihr Verhalten zu ändern, dann wird das für Ihr Umfeld erst einmal irritierend sein. Versuchen Sie, das Ganze einmal einen Monat durchzuhalten, dann werden Sie schon sichtbare Veränderungen im emotionalen Miteinander deutlich erkennen können.

Setze den Fokus auf das gut Gelungene – jeden Tag!

Seien Sie sicher, das Prinzip wirkt! Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte!

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Den Fokus verloren?

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Eine immer noch gern zitierte Studie von Microsoft Kanada aus dem Jahre 2015 stellte die Behauptung auf, dass Menschen inzwischen eine geringere Aufmerksamkeitsspanne hätten als Goldfische. Nun sind diese Studien Momentaufnahmen gewesen, die nicht näher validiert wurden. Was allerdings stimmt, ist, dass die Menschheit sich grundsätzlich in punkto Aufmerksamkeit verändert. Die zunehmenden unterschiedlichen Einflüsse und Reize, denen wir täglich ausgesetzt sind, vervielfältigen sich in ihrem Ausmaß und ihrer Geschwindigkeit. Gerade im Bereich der digitalen Medien genügt ein kurz unsere Aufmerksamkeit weckendes Element – und wir sind gebannt, werden im Medium gehalten und vom eigentlichen Thema, bei dem wir zuvor waren, abgelenkt. Dies ist nicht nur im privaten Bereich so.

Auch im Arbeitsleben sind die möglichen Ablenkungen vielfältig. Es gibt zum einen die Dinge, die zu unserem normalen Alltag dazugehören, wie das Telefonieren, die normale Online-Kommunikation oder das Gespräch in der Cafeteria. Zum anderen greifen wir selber gerne zur ein oder anderen Ablenkung, wie kurz auf das Smartphone zu schauen, von einer Fachinformation weitergeleitet zu werden zu unterhaltsameren Inhalten, z. B. zu „nett gemeinten“ Videos und Memes in der Messenger-Welt.

Verlernen wir es womöglich, (uns) zu fokussieren?

Ich denke nicht; wir verlieren diese Fähigkeit nicht – wir müssen sie nur trainieren und regelmäßig nutzen. Wie bei jeder anderen Fähigkeit auch, steigert der regelmäßige Gebrauch, das Training, die Kompetenz und die Ausdauer. Was wir wohl zunehmend verlieren, ist vielleicht der Wunsch, uns wirklich voll auf die Sache zu konzentrieren, die wir aktuell gerade tun – und nur darauf.

Hierzu passt eine Geschichte aus dem Zen, die ich gern zitiere:

Ein Zen-Schüler fragt seinen Meister: „Was unterscheidet den Zen-Meister von einem Zen-Schüler?“
Der Zen-Meister antwortet: „Wenn ich gehe, dann gehe ich. Wenn ich esse, dann esse ich. Wenn ich schlafe, dann schlafe ich.“

„Wieso? Das mache ich doch auch.“

Der Zen-Meister antwortet: „Wenn du gehst, denkst du ans Essen und wenn du isst, dann denkst du ans Schlafen. Wenn du schlafen sollst, denkst du an alles Mögliche. Das ist der Unterschied.“

Als ich vor vielen Jahren das erste Mal von dieser Erzählung gehört habe, war mir noch gar nicht so bewusst, in wie vielen Situationen ich mich vermeintlich auf eine Sache konzentriert habe, in Gedanken aber schon ganz woanders war. Ich habe mich dann eine Weile beobachtet, um zu schauen, bei welchen Aktivitäten ich wirklich hundertprozentig dabei war. Einfach fiel mir dies bei den Dingen, wo der ganze Körper im Einsatz war. Zum Beispiel beim Tanzen, wo ich auf den Rhythmus hören, die Choreografie umsetzen und mich auf meinen Partner einstellen musste. Hier konnte ich mir nicht noch Gedanken über offene Themen des Tages oder Aktivitäten der Woche machen. Ebenso erging es mir in Bereichen, in denen ich interessante Fachliteratur gelesen habe. Ich war völlig im Thema, so dass sogar das Beobachten weggefallen war. Ebenso konnte ich mich sehr intensiv in komplexe Thematiken vertiefen, die mir grundsätzlich liegen und Freude bereiten, bei denen ich mit viel Leidenschaft dabei war. Gerade bei den Dingen, die ich mache, weil sie gemacht werden müssen, neige ich dazu, mich gerne aktiv abzulenken. Und das ist auch nicht immer verwerflich. Es kommt darauf an, mit welcher Konzentration ich diese Dinge tun muss. Und es hängt von meinem Empfinden ab, was mir hilft und was mich vielleicht in der Konzentration stört und mich ablenkt.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Lernen. Im Allgemeinen sagt man, dass es am besten ist, wenn man sich in einer absolut ruhigen Atmosphäre und ablenkungsfreien Umgebung voll und ganz auf den Lerninhalt konzentrieren kann. Doch es gibt auch Untersuchungen, die zeigen, dass leise Musik im Hintergrund, gerne Klassik, das Gehirn dabei unterstützt, das Gelernte besser zu behalten. Gute Erfahrungen habe ich – auch persönlich – mit der wingwave®-Musik und der zugehörigen wingwave® –App gemacht. Auch hierzu gibt es Studien, die die unterstützende Wirksamkeit, gerade auch beim Lernen, belegen. Zusätzlich gibt es die unterschiedlichsten individuellen Empfindungen, was die beste Lernatmosphäre für den jeweiligen Typ Mensch ist. Und da kann ich nur sagen, wählen Sie die Lernumgebung, in der Sie sich wohl fühlen, denn das ist eine gute Voraussetzung, sich möglichst störungsfrei auf den zu lernenden Stoff konzentrieren zu können.

Interne und externe Störfaktoren
Ein weiterer Tipp, um konzentriert arbeiten zu können, ist, alle Dinge, die einem gerade im Kopf rumschwirren, aus dem Kopf heraus in andere „Speichermedien“ zu übertragen. Sie können z. B. alles kurz notieren – aus dem Kopf durch die Hand aufs Papier; egal, ob als Aufgabenliste gesammelt oder vielleicht auf separaten Post-its. Nutzen Sie gerne auch elektronische Listenformate. Womit Sie am besten arbeiten können ist individuell verschieden, probieren Sie es aus. Wichtig ist, dass mit dieser Hilfe die ganzen losen Gedankenenden aus dem Kopf geleitet werden. Unser Erinnerungssystem und damit unser Gehirn liebt abgeschlossene Dinge. Offene Punkte und lose Enden stören. Damit sie fertiggestellt werden können, erinnert unser Gehirn uns, meist zu den ungelegensten Zeiten, daran, diese Dinge doch bitte endlich anzugehen. Wenn ich also alle aktuellen Gedanken abgelegt habe, steht einem fokussierten und konzentrierten Arbeiten nichts mehr im Wege. Hilfreich ist auch, für die geplante fokussierte Arbeitszeit alle möglichen externen Ablenkungsmöglichkeiten zu minimieren. Dazu gehört es, das Telefon stumm zu schalten, den E-Mail Eingang ebenso und auch dem Umfeld zu signalisieren: „Für die nächste Stunde bitte nicht stören.“

Das Fokussieren (wieder) lernen

Um das fokussierte Arbeiten einzuüben, hilft es, mit den Dingen zu beginnen, die Sie grundsätzlich gerne tun. Dann haben Sie schon eine große Grundmotivation und das Üben des fokussierten Arbeitens wird durch diese Tätigkeit unterstützt. Beginnen Sie erst einmal mit kürzeren Zeiten des fokussierten Arbeitens. Zum Beispiel hat sich bei der Pomodoro-Technik gezeigt, dass eine Dauer von ca. 25 Minuten ein guter Zeitabschnitt ist, in dem man konzentriert und fokussiert arbeiten kann. Nach einer kleinen Pause, von ca. fünf Minuten, können Sie dann den nächsten Zeitblock angehen. Grundsätzlich sollten Sie nach ca. einer Stunde intensivster, fokussierter Arbeit eine Pause einlegen. Auch hier haben Forschungen gezeigt, dass im Schnitt nach einer Stunde geistiger Arbeit die Gehirnleistung abnimmt.

Gerade in Zeiten, wo wir vermeintlich mehr zu tun haben, als wir glauben, erledigen zu können, hilft der richtige Fokus uns, erfolgreich durch diese Zeiten zu kommen.

Und damit sie auch in diesen arbeitsreichen Zeiten in der Lage sind, fokussiert arbeiten zu können, fangen Sie direkt mit dem Üben an. Aus eigener Erfahrung und auch der Erfahrung vieler Klienten kann ich sagen, fokussiertes Arbeiten spart letzten Endes viel Zeit. Und den Fokus auf die Dinge zu legen, die man gerade aktiv angeht, ist in allen Lebenslagen hilfreich.

Fokus spart Zeit – arbeiten Sie daran!

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Wer Was motiviert mich?

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Ein oft diskutiertes Thema in unterschiedlichsten Lebensbereichen ist die Motivation:

  • Wie motiviere ich Schüler*innen, Auszubildenden, Studierenden?
  • Wie „bewege“ ich meine Mitarbeiter*innen?
  • Wie treibe ich meine Mannschaftsmitglieder zur Höchstform?
  • … und: Wie motiviere ich mich?

Die Liste können wir beliebig fortführen…

Es wird immer wieder versucht, mit unterschiedlichen Methoden Menschen von außen zu motivieren. Dies kann kurz- bis mittelfristig auch passabel funktionieren. Jedoch nutzt sich die beste Motivation, die mich nur von außen motiviert, irgendwann ab.

Motivation durch Wettbewerb

Nehmen wir beispielsweise das im Vertrieb vieler Unternehmen beliebte Ranking- und Wettbewerbssystem. Es gibt Personen, die lassen sich sehr gut durch Wettbewerb motivieren. Sie geben Ihr Bestes und fühlen sich durch die wöchentlichen Rankings, in denen Sie vielleicht immer besser werden, bestätigt in dem, was sie tun. Sie nutzen Verschlechterungen im Ranking wiederum dafür, um entweder noch härter in der Folgewoche zu arbeiten oder sogar etwas zu verändern; sie verwenden Rückschläge als Motivation.

Genauso gibt es Menschen, die zwar täglich ihr Bestes geben, denen das Ranking aber nicht wirklich den Kick gibt, um (noch) mehr oder besser zu arbeiten. Natürlich freut es sie auch, einmal vorne zu stehen, allerdings kann eine schlechte Position diese Mitarbeiter nicht immer motivieren, härter zu arbeiten. Schnell kann da das Urteil fallen, diese Mitarbeiter wären z.B. nicht für den Vertrieb geeignet. Doch vielleicht ist nur die Art der Motivation nicht für diese Mitarbeiter geeignet und sie würden mit anderen Motivatoren grandiose Erfolge für das Unternehmen erzielen…. Das ist durchaus einen zweiten Blick wert.

Motivation durch Bestrafung

Manchmal arbeiten Vorgesetzte auch damit, Strafen „nur“ anzudrohen und den Betroffenen noch die Chance zu geben, diese zu umgehen: „Wenn sich Ihre Leistungen im nächsten Halbjahr nicht bessern, sehe ich für unsere Zusammenarbeit leider schwarz.“ Solche Drohungen führen meist dazu, dass die Mitarbeiter ihre Leistung gerade so weit verbessern, dass sie den negativen Konsequenzen entgehen. Eine echte Motivation entsteht so jedoch nicht.

Im Job kann soziale Bestrafung zwar funktionieren, sie hat aber meist einen bitteren Beigeschmack. Wenn eine Führungskraft ein Teammitglied vor versammelter Mannschaft abkanzelt, brennt sich das ins Gedächtnis ein und diese Person wird versuchen, einen solchen Fehler in Zukunft zu vermeiden. Dies bringt zwar kurzfristig Erfolg. Doch ist Bestrafung – ebenso wie ein Befehl – eine langfristig wenig Erfolg versprechende Art von „Motivation“. Strafe demotiviert, fördert kein gewünschtes, sondern unterdrückt nur unerwünschtes Verhalten und kann zusätzlich Rachegefühle beim Bestraften schüren. Und echtes Engagement des Mitarbeiters unterbindet dieses Führungsverhalten leider auch.

Geld als Motivator

Völlig überschätzt als Motivationsfaktor sind Lohn- und Gehaltserhöhungen. Diese gehören in der Regel zu den sogenannten „Hygienefaktoren“: Die Grundlage muss stimmen. Ab einem bestimmten Level ist die motivierende Wirkung nach sehr kurzer Zeit durch die Gewöhnung daran kompensiert. Wenn man die höhere Summe das erste Mal auf dem Kontoauszug sieht, ist man noch ganz euphorisch. Nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit erwartet man die obligatorische Gehaltserhöhung zum Jahreswechsel bereits. Ich spreche hier nicht gegen notwendige Erhöhungen oder Prämien für besondere Leistungen. Man darf nur ihre Wirkung nicht überschätzen. Eine Bindung der Mitarbeitenden ans Unternehmen erreicht man dadurch so gut wie nie. Hier sind andere Faktoren wesentlich wichtiger.

Motivierende Trainer und Vorgesetzte

Gerade im Sport und im Trainingsbereich wird viel von „berüchtigten“ Motivatoren gesprochen. Wenn man sich erfolgreiche „Motivatoren“ und ihre Arbeit genauer anschaut, dann kommt hier eine ganze Ansammlung unterschiedlicher Faktoren zum Tragen, die oft zum einen die Individualität des Einzelnen und zum anderen die Gemeinsamkeiten im Team nutzen. Ein gutes Beispiel aus dem Fußball ist Jürgen Klopp, der schon lange mit einem psychologischen Profil intrinsischer Motivatoren arbeitet. Er kennt für jeden Spieler genau die individuellen Antreiber, die er nutzen oder eventuell bremsen muss. Untersuchungen mit Hilfe des LUXXprofiles haben bei Profi-Fußballern ergeben, dass eine große Mehrheit der Spieler stark durch die Familie motiviert wird. Dies kann sowohl von Trainern als auch vom Umfeld für Leistungssteigerungen genutzt werden.

Jetzt sind natürlich die meisten unter uns nicht mit Profi-Fußballern zu vergleichen. Aber auch im „normalen“ Arbeitsleben stellen wir fest, dass manche Dinge von alleine laufen und wir uns bei anderen Dingen schwertun, sie anzugehen. Wie kann es meine Arbeitswelt verändern, wenn meine Vorgesetzten genau wissen, was mich motiviert und wie sie mir eine Freude machen können oder wo sie mich besser unterstützen können? Auch für mich als Vorgesetzte wäre das Leben doch viel leichter, wenn ich mein Personal und deren innere Antreiber besser kennen würde. Dann würde keiner mehr mit für ihn falschen, externen Motivatoren angetrieben – zeit- und kraftraubend.

Königsweg „intrinsische“ Motivation

Die am stärkste und nachhaltigste wirkende Motivation ist die intrinsische, da sie sich nicht abnutzt. Menschen sind motiviert und zu Veränderung bereit, wenn sie das Gefühl haben, ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und ihre Wünsche verwirklichen zu können. Sie wollen sich weiterentwickeln und – für Unternehmen besonders wichtig – an einer für sie wichtigen Sache mitwirken. Das Streben nach Kompetenz, Selbstverwirklichung und Zugehörigkeit befeuert die intrinsische Motivation. Damit Mitarbeiter intrinsische Motivation erleben, müssen sie in einer Position arbeiten, die zu ihren bewussten und unbewussten Zielen passt. Hier sind Führungskräfte in der Verantwortung, genau hinzuhören, eine gute Personalauswahl zu treffen und das Personal dann an den richtigen Positionen einzusetzen.

Natürlich können wir von außen motivierende Umfelder schaffen. Für die Unternehmensleitung sollte es Priorität haben, jedem Mitarbeiter im Unternehmen dessen individuelle Wichtigkeit zu bestätigen. Jeder Vorgesetzte kann mit einfachen Mitteln für Zufriedenheit und intrinsische Motivation“ sorgen, indem er seinem Mitarbeiter aktiv rückmeldet, warum auch jeder kleinste Posten für den Gesamterfolg wichtig ist.

Eine direkt beim Krankenhaus angestellte Reinigungskraft in einem Hamburger Krankenhaus hat dies sehr schön auf den Punkt gebracht:

„Wenn ich hier nicht ordentlich im OP sauber mache, dann arbeitet dort keiner mehr und es werden so keine Leben bei uns gerettet.“

Ebenso ist ein respektvoller und wertschätzender Umgang untereinander ein großer Motivations- und Bindungsfaktor. Wenn ich eine gute Dialog- und Feedbackkultur im Unternehmen habe, dann habe ich die Chance, schnell von Unstimmigkeiten zu erfahren und dagegen etwas tun zu können. Hierzu gehören natürlich beide Seiten. Alle müssen offen über die Dinge reden können, die aktuell die Arbeit oder Zusammenarbeit behindern.

Für Unternehmen sollte immer im Fokus stehen, die Mitarbeiter möglichst so einzusetzen, dass der Unternehmenserfolg gestützt wird. Dafür sollte man die intrinsischen Motive seiner Belegschaft kennen. Und für jeden Einzelnen ist es wichtig, seine Ziele im Leben zu fixieren und motiviert nach deren Erreichung zu streben. Vor allem sollte auch auf die Vermeidung von demotivierenden Umfeldern geachtet werden.

Die stärkste Motivation kommt von innen!

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Wie richtige Pausen uns fit halten

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Das Mailfach ist voll, das Telefon klingelt, das nächste Meeting steht an – der Morgen hat noch nicht einmal richtig begonnen und schon ist man „reif für eine Pause“. Soll man diesem Gefühl nachgeben oder lieber noch schneller arbeiten? Gibt es den richtigen Zeitpunkt für eine Pause in einem vollgepackten Arbeitsalltag? Ja – den gibt es.

Vielleicht kennen Sie auch Stimmen aus ihrem Bekanntenkreis, die sagen: „Pausen, so ein Quatsch, das brauche ich nicht.“ „Wer seinen Traumjob oder seine Berufung gefunden hat, braucht keinen Urlaub.“ „Ich lebe für meine Arbeit, Tag und Nacht.“ „Pausen sind Unterbrechung und damit vergeudete Zeit.“

Ist das wirklich so? Wenn wir das Thema einmal ganz anatomisch angehen, lässt sich feststellen, dass der menschliche Körper, die Muskulatur und auch das Gehirn, bei aktiver Nutzung nach einer gewissen Zeit ermüdet. Es hängt natürlich davon ab, was wir tun, wie gut wir trainiert sind in dem, was wir tun und wie sorgsam wir mit unserem Körper im Allgemeinen umgehen. So lässt ein gut genutztes Gehirn nach ca. 60 Minuten konzentrierten Arbeitens nach. Wir merken das meist gar nicht direkt, d. h. wir meinen, wir könnten unseren Arbeiten weiter effizient nachgehen. Wenn man mal genau hinsehen würde, fiele einem jedoch auf, dass die Dinge deutlich langsamer vorankommen.

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Pausen sind dazu da, Stress abzubauen und Kraft aufzutanken. Erholt arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damit effizienter.

Betrachten Sie Pausen daher nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames und auch notwendiges Auftanken von Energie.

Wenn Sie bei der Arbeit in der Lage sind, eigenverantwortlich über kleine Abschnitte Ihrer Zeit zu entscheiden, dann versuchen Sie es einfach mal mit dem Einbau Kraft liefernder Pausen.

Einschlägige, medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa 1 Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat. Sie sollten daher regelmäßige, aber kurze Pausen in Ihrem Tagesplan vorsehen.

Fünf Tipps für eine „gute“ Pause

  • Verzichten Sie während der Pausen auf alle, vor allem für das Gehirn anstrengende, Tätigkeiten wie Telefonieren oder Internet und Social Media.
  • Genießen Sie bewusst die Ruhe und das Nichtstun.
  • Hilfreich bei Bildschirmarbeit ist z. B., den Blick in die Ferne schweifen zu lassen, um den Augen Erholung zu gönnen.
  • Machen Sie das Fenster auf, schließen Sie die Augen und atmen Sie ein paar Mal tief die frische Luft ein. Gerade der tiefe, langsame Atem beruhigt sehr zeitnah und intensiv.
  • Hilfreich ist auch ein Ortswechsel. Gehen Sie in die Küche, trinken Sie ein Glas Wasser, bewegen Sie sich einfach ein bisschen. Gerade diese Haltungswechsel wird auch Ihr Rücken Ihnen danken. Der physische Abstand zum Schreibtisch unterstützt das kurze Pausieren auch mental.

Fünf Tipps für die Integration von Pausen

  • „Eine Pause ist ein Termin mit sich selbst“!
    Das hört sich jetzt erst einmal komisch an, hilft in der Anfangsphase jedoch ungemein: Tragen Sie Ihre Pausenzeiten bereits am Sonntag für die ganze Woche im Terminplan ein. Am besten farbig, damit sie nicht zu übersehen sind.
  • „In der Kürze liegt die Würze!“
    Mehrere kurze Erholungspausen sind insgesamt wirkungsvoller als nur eine lange am Mittag. Finden Sie Ihren persönlichen Pausenrhythmus. Es gibt viele Methoden, die mit unterschiedlichen Zeiträumen arbeiten. Die Pomodoro-Technik hat zum Beispiel 25-Minuten-Arbeitsblöcke mit einer 5-minütigen Pause als Basis. Spätestens nach 90 Minuten sollte eine kurze Pause eingeplant werden. Dann lassen Sie Ihre Arbeit für ein paar Minuten bewusst ruhen.
  • „Mahlzeit!“
    Eine längere Pause am Mittag sollten Sie sich zusätzlich gönnen. Wenn der Körper aufgrund des biologischen Rhythmus‘ sowieso ein Leistungstief erreicht hat oder eine Pause „erwartet“, geben Sie ihm, was er will.
  • „Raus in die Natur!“
    Machen Sie mindestens einmal am Tag einen Spaziergang. Damit sorgen Sie für neue Sauerstoffzufuhr und klären Ihre Gedanken. Ideal ist hier eine Verbindung mit dem Mittagessen, da der Körper nach der Nahrungsaufnahme durch die Bewegung wieder aktiviert werden kann.
  • „Chillen via App.“
    Wer sich für die Pause nicht vom Smartphone trennen kann, nutzt einfach zum Einstieg eine „App“; inzwischen gibt es tolle Tools, mit Hilfe derer Sie Pausen gelenkt einbauen können. Der Aufbau reicht von minimalistisch bis esoterisch – für jeden ist hier was Passendes dabei. Versuchen Sie dann nach und nach sich vom Smartphone zu lösen.

Stressreduktion durch die Natur

Neueste Studien haben gezeigt, dass schon kurze Aufenthalte im Grünen den Spiegel des Stresshormons Cortisol langfristig signifikant senken können.

  • Schon 3 x 20 Minuten pro Woche reichen dazu aus.
  • Gehen oder Sitzen Sie in einer natürlichen Umgebung. Ein Garten, ein Park, eine Wiese oder vielleicht sogar ein Wald sind in der Nähe oft schnell erreichbar.
  • Wichtig ist, dabei alle elektronischen Ablenkungen, wie das Smartphone oder Musik auszuschalten. Dann gibt es nur Sie in der Natur mit den auf sie einströmenden natürlichen Einflüssen.

Erste positive Ergebnisse zeigen sich meist sehr schnell. Und je öfter Sie sich diese grünen Auszeiten gönnen, desto schneller etablieren Sie eine Gewohnheit für sich. So werden diese Aufenthalte Teil Ihres normalen Lebens.

Regeneration im Schnellverfahren – Der Power Nap

In Ländern wie Japan und Südkorea und zunehmend in den USA ist der Power Nap schon sehr lange Teil der Arbeitskultur. Viele Firmen bieten Ihren Mitarbeitern dazu separierte Gelegenheit. Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein Nickerchen von ca. 15 Minuten das Stressniveau senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht fast überall, man muss nur seiner Phantasie freien Lauf lassen.

Damit Sie den optimalen Endpunkt nicht verpassen, gibt es ein einfaches Verfahren: Setzen Sie sich mit einem Schlüsselbund in der Hand auf einen Stuhl. Machen Sie die Augen zu und versuchen Sie, einzuschlafen. Sobald der Schlüssel durch die erschlaffende Hand runterfällt, werden Sie durch das Geräusch wieder wach und haben so den optimalen Aufwachzeitunkt vor Erreichen der tieferen Schlafphase erreicht.

Pausen im Arbeitsleben

Legen Sie einmal pro Woche einen Ruhetag ein, an dem sie weder Projekte bearbeiten noch in Telefonbereitschaft sind. Dieser Tag gehört ausschließlich Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Hobbys. Schalten Sie Ihr berufliches Gedankenkarussell einmal komplett aus. Machen Sie mindestens einmal pro Jahr Urlaub, um den Alltag komplett hinter sich zu lassen. Hier hat sich ein Zeitraum von 14 Tagen als optimal gezeigt. In diesem Zeitraum können der Geist und der Körper sich einmal vollständig regenerieren. Vielleicht wollen Sie auch mal länger aussteigen? Sabbaticals bieten einem die Möglichkeit für einen längeren Zeitraum mal ganz andere Dinge auszuprobieren.

Planen Sie regelmäßige Pausen ein!

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Feedback geben und nehmen

Gute Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor in der Mitarbeiterführung und der Zusammenarbeit in Teams. Dort, wo Menschen zusammenwirken, ist es normal, dass es immer wieder Dinge gibt, die nicht wie erwartet laufen. Hier ist Handlungsbedarf, sprich Redebedarf, notwendig – genauso wichtig ist es, die Dinge, die gut oder sogar besser laufen, anzusprechen und anzuerkennen.

Der Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter hinsichtlich des Miteinanders ist ein wichtiges Element der Mitarbeiterführung. Hier gibt es zum einen die persönliche Wertschätzung, die eher auf die Art und das Verhalten des zu Bewertenden zielt. Zum anderen kann man mittels Feedbacks auch die Leistung des Mitarbeiters, sowohl gute als auch schlechte, verbalisieren. Beim Feedback zur Leistung sind allerdings einige Faktoren zu berücksichtigen, damit man wirklich nur sachlich – auf die erbrachte Leistung bezogen – bewertet.

Feedback als Führungsinstrument

Feedback hat eine große Bedeutung für die individuelle Entwicklung, die Zufriedenheit, die Motivation sowie ein gutes und effektives Miteinander und zählt zu den wesentlichen Führungsinstrumenten. Doch zahlreiche Studien zeigen, dass Mitarbeiter immer noch zu wenig Feedback erhalten. Und auch Führungskräfte bestätigen, zu wenig Feedback zu geben. Warum ist das so?

  • Möchte ich als Führungskraft den Arbeitsfluss durch eventuell kritische Äußerungen nicht stören?
  • Frage ich mich vielleicht, ob Feedback für mein Team überhaupt etwas bringt?
  • Habe ich Bedenken, wie Feedback insbesondere in virtuellen Umgebungen funktioniert?

Veränderungen in der persönlichen Handlungs- oder Verhaltensweise umzusetzen, dauert. Gerade auch der Effekt kritischen Feedbacks ist meist erst später bemerkbar.

Interessanterweise ist zu beobachten, dass Führungskräfte denjenigen mehr Feedback geben, die ihnen ähnlich sind. Ähnlichkeit schafft Verbundenheit und erzeugt eine vermeintliche Sicherheit, die Reaktion auf dieses Feedback einschätzen zu können. Auch erhalten Frauen deutlich weniger Feedback als Männer aus der Einschätzung heraus, dass Männer eher auf die Sachargumente hören.

Feedback geben

Grundsätzlich sollte Feedback immer zeitnah erfolgen; auch, wenn es sich um kritisches Feedback handelt. Wichtig ist jedoch, darauf zu achten, dass beim Feedbackgeber die akuten Emotionen, wie zum Beispiel Ärger, schon wieder verflogen sind. Ansonsten produziert man bei seinem Gegenüber unnötigen – kontraproduktiven – Stress. Feedback wirkt am besten, wenn beide Seiten offen und unbelastet miteinander sprechen können.

Auch positives Feedback wirkt stärker, wenn es unmittelbar gegeben wird. So kann diese Anerkennung zusammen mit der Handlung als positives emotionales Ergebnis verbunden werden. Dies verstärkt die innere Motivation, weiter so zu handeln.

Feedback sollte immer anhand konkreter Situationen formuliert werden. Auch ist zu berücksichtigen, dass die Sicht des Feedbackgebers subjektiv ist. Dies sollte in die Formulierung einfließen in Form sogenannter „Ich-Botschaften“. Geeignete Formulierungen können sein:

  • Diesen Punkt verstehe ich nicht …
  • Das ist bei mir gut angekommen …
  • Ich habe Mühe, den Plan zu begreifen…

Gerade auch das kritische Feedback mit einer Begründung zu rahmen, kann die Wirkung des Feedbacks erheblich erhöhen. Daniel Coyle, Autor von „The Culture Code“, zeigt folgendes Beispiel:

„Ich gebe dir diese Rückmeldung, weil ich sehr hohe Erwartungen habe und weiß, dass du sie erfüllen kannst.“ Studierende, die so angesprochen wurden, überarbeiteten ihre Referate häufiger als andere und ihre Leistung verbesserte sich merklich. Durch diese Art der Ansprache wird nicht nur Zugehörigkeit und Wertschätzung vermittelt, erklärt Coyle seine Beobachtungen, sondern auch eine Lernhaltung getriggert, in der Menschen neue Herausforderungen eher annehmen.

Untersuchungen zeigen, dass selbst eine Begründung, die so naheliegend ist, dass man dazu neigt, sie sich zu sparen, die Wirkung einer Rückmeldung erheblich erhöhen kann. Sprechen Sie einfach aus, was Sie zu der Situation denken und was Sie dazu bewegt hat, Feedback zu geben.

Seien Sie auch bei kritischen Feedbacks respektvoll und wertschätzend in Ton und Haltung. So haben die Mitarbeiter die Chance, auf einer emotional stabilen Ebene das sachliche Thema aufzunehmen und als Anstoß für eine Veränderung zu nutzen. Und auch hier sind Sie als Vorgesetzte wieder gefordert. Finden deutliche Veränderungen im Verhalten statt, sprechen Sie dies mit einem positiven Feedback an. Gerade der regelmäßige, konkrete und anlassbezogene Austausch mit den Mitarbeitern kann das Klima und auch die Leistungen im Unternehmen verbessern.

Im virtuellen Raum kann positives Feedback gerne auch in größeren Runden gegeben werden. Kritisches Feedback sollte hingegen nur in kleinster Runde, idealerweise bilateral, erfolgen. Der Wunsch nach einem kurzen Gespräch kann im Meeting coram publico angekündigt, das Feedback jedoch später im bilateralen Kontext gegeben werden. Ein Sichtkontakt mit Kamera ist dabei immer zu bevorzugen, um auch Mimik und Gestik als wichtige Gesprächsbestandteile und Stimmungsindikatoren nicht zu vernachlässigen.

Leitfaden in Kürze:

  • Geben Sie Feedback möglichst zeitnah – emotional stabil
  • Formulieren Sie Ihr Feedback anhand einer konkreten Situation
  • Greifen Sie immer nur eine Situation pro Feedback auf
  • Seien Sie respektvoll und wertschätzend in Ton und Haltung
  • Geben Sie gerade auch kritisches Feedback nur bilateral
  • Begründen Sie, wenn möglich, Ihre Aussage
  • Liefern Sie ggf. Tipps und Handlungsalternativen
  • Geben Sie regelmäßig Feedback

Feedback annehmen

Was mache ich, wenn ich ein Feedback bekomme? Nach den klassischen Regeln des Feedbacknehmens höre ich genau hin, verkneife mir aber jeden Kommentar. Keine Erklärung, keine Entschuldigung, kein Lamentieren. Außer, ich verstehe etwas inhaltlich nicht. Ich höre nur zu – und wenn ich möchte, bedanke ich mich für das Feedback. Dies ist sicherlich der schwierigste Teil, vor allem, wenn es um Kritik geht. Zu beachten ist hierbei für den Feedbacknehmer persönlich, dass das Feedback eine subjektive Wahrnehmung des Gegenübers ist. Gerade, wenn ich die konkrete Situation aus meiner, ebenfalls subjektiven, Sicht ganz anders erlebt habe, so hat doch der andere ein Anrecht auf seine Sicht der Dinge. Und gerade, wenn es sich hier um einen meiner Vorgesetzten handelt, dann gehört es zu meinen Aufgaben, diese Sicht der Dinge als meinen Arbeitsrahmen zu akzeptieren.

Später, wenn man vielleicht eine Alternative für die vorher kritisierte Handlung hat, kann man dies seinen Vorgesetzten mitteilen. Oder – ohne Diskussion – einfach ins Handeln kommen und es zukünftig anders machen. Aufmerksame Vorgesetzte werden diese Veränderung bemerken und später sogar mit einem positiven Feedback herausheben.

Prüfen Sie als Feedbacknehmer bzw. -empfänger also immer, was Sie aus dem Feedback für sich mitnehmen können: „Was kann, möchte und werde ich verändern? Brauche ich Unterstützung oder schaffe ich das selber?“

Leitfaden in Kürze:

  • Seien Sie sich der Subjektivität des Feedbackgebers bewusst
  • Hören Sie genau hin
  • Stellen Sie nur Verständnisfragen, wenn nötig
  • Antworten Sie nicht auf das Feedback – Ausnahme: sich dafür bedanken
  • Entscheiden Sie, was Sie mit dem Feedback machen

Zu guter Letzt

Beide, Feedbackgeber und -nehmer, sollten darauf zielen, eine angenehme und offene Gesprächssituation zu erschaffen. Dies erreicht man unter anderem damit, viel Blickkontakt zu halten und wertschätzend zu kommunizieren. Offenheit signalisierende Körpersprache, positive Formulierungen und „Ich-Botschaften“ können auch im digitalen Meeting zur Auflockerung des Gespräches und für die Schaffung einer guten Gesprächsatmosphäre sorgen. Eine wertschätzende Haltung und Regelmäßigkeit bedingen die Wirksamkeit des Feedbacks als Führungsinstrument.

Seien Sie offen für regelmäßiges Feedback!

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Achtsamkeit leben?!

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Der Begriff der Achtsamkeit wird in unserer Zeit häufig verwendet. Was genau bedeutet denn Achtsamkeit? Wie kann ich Achtsamkeit in meinem Kontext „leben“? Im Folgenden gebe ich einen kleinen Überblick zu meiner Sichtweise von Achtsamkeit – denn es existiert eine Fülle unterschiedlichster Definitionen – und wünsche viel Erfolg beim Ausprobieren. Über Fragen freue ich mich natürlich zu jeder Zeit.

Mein persönliches Ziel ist es, immer wieder zu mir zurückzukommen und pfleglicher mit mir und meinen Ressourcen umzugehen. Ich schaue also wirklich genau hin, fühle genau: „Was mache ich gerade mit mir und wie geht es mir damit?“ Dies kann gerade am Anfang komisch wirken. Vor allem, wenn wir dann Dinge bemerken, die wir so nicht erwartet haben oder so nicht sehen wollen. Alles, was unbequem ist, wird gerne übersehen oder gar verdrängt. Das genaue Hinsehen kann den Anstoß geben, etwas verändern zu wollen oder sogar zu müssen. Genau dieser Blick in den Spiegel kann uns wachmachen, aufrütteln oder auch mal frustrieren.

Achtsamkeit wird in unterschiedlichen Schulen oft mit der Schau nach innen verbunden oder dem Entspannen und Entschleunigen. Aus meiner Sicht hat Achtsamkeit auch viel mit dem Leben im Hier und Jetzt zu tun.

Sichtweisen fokussieren

Achtsamkeit bedeutet unter anderem, seine Sichtweise zu fokussieren – der Fokus kann in unterschiedliche Richtungen gelenkt werden. In das, was ich gerade tue oder auch einfach mal ins Nichts. Wir können nach dieser Definition also alles achtsam tun, was wir heute auch tun, nur, dass wir es „bewusst“ tun.
Wann haben wir das letzte Mal beim Einkaufen in der Kassenschlange gestanden und einfach nur gewartet? Die Hände vielleicht am Einkaufswagen, einfach nur stehend und atmend? Den Kopf frei von anderen Gedanken, die Aufmerksamkeit nur auf die Bewegung vor uns gerichtet – wann es weitergeht?
Dieses „achtsame Nichtstun“ ist uns heute vielfach abhandengekommen. Einfach mal nur sitzen und aus dem Fenster schauen oder hören, was für Geräusche da sind. Viele fürchten heute, sich zu langweilen. Für Ablenkung ist daher immer gesorgt. Das Smartphone, unser aller liebgewonnener Begleiter, bietet Ablenkung ohne Ende. Wer hat nicht schon einmal „kurz“ bei Youtube nach einem Erklärvideo gesucht und ist kaum zwei Stunden später völlig überrascht aufgeschreckt, wie schnell die Zeit vergangen ist. Nur bringt diese Ablenkung keine Energie und keine wirkliche Freude in unser Leben, ganz zu schweigen von Erholung und Seelenfrieden.

„Achtsamkeit in Form von Fokussierung“ können wir häufig an Kindern bewundern. Kinder leben im Moment. Ein im Spiel versunkenes Kind genießt den Augenblick. Lernen Sie, häufiger unvoreingenommen zu sein wie ein Kind.

Bedürfnisse erreichen

Achtsamkeit kann auch das Erreichen unserer Bedürfnisse sein. Dazu ist es hilfreich zu wissen, was man eigentlich gerade für Bedürfnisse hat. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse zu erkennen. Wann haben Sie das letzte Mal ganz bewusst wahrgenommen, welches Bedürfnis Sie gerade haben? Fragen Sie sich gezielt „Was kann ich tun, um mir dieses Bedürfnis zu erfüllen? Und was hindert mich daran?“

Bewusstes Atmen

Achtsamkeit ist bewusstes Atmen. Der Atem verbindet unseren Körper mit unserer Seele – solange wir leben, atmen wir, solange wir atmen, leben wir. Im Atmen können wir Zuflucht nehmen. Wenn wir uns auf den Atem konzentrieren, konzentrieren wir uns auf die Verbindung von Körper und Geist. Mit dem Atmen können wir den Einfluss von uns als negativ empfundenen Emotionen beruhigen. Gerade auch bewusstes, langsames Atmen hat ganz besonders positive Auswirkungen auf unseren Allgemeinzustand und langfristig auch auf unsere Gesundheit.

Wertfreies Wahrnehmen

Achtsamkeit bedeutet auch wertfreies Wahrnehmen. Wenn wir Dinge beobachten, ohne diese zu bewerten, können wir Ihnen das Negative nehmen: „Schaut meine Chefin so missmutig, weil ich etwas falsch gemacht habe, oder denkt sie einfach an etwas völlig anderes, das ihr nicht behagt?“
Wenn wir Dingen, die wir beobachten, etwas Wohlwollendes zuordnen, können wir sie in Positives wenden. Nicht das, was geschehen ist, beunruhigt uns. Erst, wenn wir Geschehenes einordnen, kann es uns Angst machen. Kein Vorfall ist für sich gut oder schlecht.

Alltägliches genießen

Achtsamkeit ist auch die Kunst, Alltägliches zu genießen. Zum Beispiel das Essen. Essen regt alle Sinne an. Nehmen Sie sich ein alltägliches Lebensmittel und stellen Sie sich vor, sie würden es zum allerersten Mal wahrnehmen. Wie sieht das Lebensmittel aus, wie fühlt es sich an, wie riecht es, macht es Geräusche, welche Gefühle nehmen Sie wahr, wenn das Lebensmittel Teil ihres Körpers wird? Genießen Sie die Nahrungsaufnahme mit allen Sinnen. Machen Sie Ihre eigene Erfahrung.

Genießen Sie bewusst Ihren Spaziergang in der Natur, sei es im Park oder im Wald. Registrieren Sie die Natur um sich herum, die Farben, die Geräusche oder auch die unterschiedlichen Untergründe, auf denen Sie sich bewegen. Schon dreimal 20 Minuten in der Woche Aufenthalt im Grünen können unser gesundheitliches Wohlbefinden deutlich steigern. Wichtig dabei ist, sich wirklich auf die Natur einzulassen und mit allen Sinnen wahrzunehmen.

 

Nehmen Sie sich Zeit für mehr Achtsamkeit in Ihrem Leben!

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