Wie oft passiert es einem, dass man etwas hört, dies dann interpretiert und dadurch eine Verkettung von Ereignissen ausgelöst wird, die von der Intention der sprechenden Person diametral entfernt ist – das ist alltägliche Kommunikation!

Hier und heute möchte ich mich weniger mit dem Senden einer Nachricht beschäftigen als mit der Art und Weise, wie wir die Worte hören können.

Beobachten Sie sich einmal bei einem Spaziergang – ohne Kopfhörer auf oder in den Ohren – was nehmen Sie so aus Ihrem Umfeld auf? Wenn Sie ohne spezifischen „Filter“ die Ohren spitzen, gelangen die unterschiedlichsten Geräusche an Ihr Ohr. Der Verkehr, der vorbeifließt, Gespräche von Passanten, vielleicht auch das Rauschen des Windes, das Prasseln des Regens oder Geräusche von Tieren aus der Umgebung. Dieses „absichtslose“ Hören ist für manche, wenn sie es das erste Mal ausprobieren, fast anstrengend –eine Bewertung soll hierbei nicht stattfinden. Wenn Sie dies einmal fünf Minuten durchhalten, werden Sie merken, dass da viel mehr ist, als nur die lauten, vermeintlich störenden Geräusche. Sich generell genauer auf das Hören zu fokussieren, hilft uns auch in der zwischenmenschlichen Kommunikation.

Kommunikationsmodell

Beziehen wir das Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun – einem Klassiker – in unsere Betrachtung mit ein, beschäftigen wir uns mit vier Seiten oder Ebenen einer Nachricht, mit vier Aspekten, die in einer Nachricht transportiert werden. Diese werden sowohl vom Sendenden als auch Empfangenden interpretiert – mit viel Raum für Missverständnisse:

  • Sachinhalt (worüber informiere ich?)
  • Selbstoffenbarung (was gebe ich von mir preis, welche Einstellung habe ich?)
  • Beziehungsbotschaft (was halte ich von meinem Gegenüber?)
  • Appell (was will ich erreichen mit meiner Nachricht?)

Das ist kompliziert genug und führt gerne zu Verwirrungen. Die Grundlage gelungener Kommunikation ist das bewusste Hören der gesprochenen Botschaften anderer.

Vom Zuhören zum Hinhören

Kennen Sie den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen dem Zu- oder Hinhören? Sehr oft hören wir nur zu. Das bedeutet, dass wir die Worte des Anderen zwar mehr oder weniger aufnehmen, unsere Aufmerksamkeit allerdings überall sein kann, weniger beim Gegenüber. Das führt häufig dazu, dass wir viele Informationen nur in Teilen oder auch gar nicht aufnehmen. So kommen viele Inhalte nicht an. Gerade in der bilateralen Kommunikation am Arbeitsplatz ist es enorm wichtig und hilfreich, wirklich hinzuhören. Dies bedeutet, ich bin ganz bei dem Gespräch, mit meiner vollen Aufmerksamkeit und versuche herauszufinden, was die andere Person meint oder sagen will. Im Sinne der vier Aspekte einer Nachricht versuche ich, auch auf die Begleitbotschaften und Zwischentöne zu achten. Ich wende mich „hin“ zu der Person und versuche, mich auch darauf zu konzentrieren, was gesagt wird. Ich bin quasi „ganz Ohr“. Denn nur so habe ich die Chance, das Gesagte auch wirklich aufzunehmen. Genau diesen Fokus und diese Aufmerksamkeit kann ich natürlich auch von dem Sprechenden erwarten. Denn Botschaften zwischen „Tür und Angel“ zu verbreiten, führt selten zu einem guten Ergebnis. Und wenn ich selber nicht konzentriert bei der Sache bin, dann kann die Beziehungsbotschaft sehr leicht als „Du bist mir nicht wichtig“ gedeutet werden. Ganz bei der Sache sein, also dem Gespräch, zeugt von gegenseitigem Respekt. Indem ich hinhöre, bediene ich ein zutiefst menschliches Bedürfnis meines Gegenübers, gesehen und verstanden zu werden.

Die Königsklasse: Aktives Hinhören

Als Grundvoraussetzung des aktiven Hinhörens ist eine offene, aktive, respektvolle und empathische Einstellung sowohl der Person als auch dem Gesprächsinhalt gegenüber notwendig.

Wenn Sie aktiv hinhören, senden Sie auch Signale des Verstehens, wie Kopfnicken oder Lächeln, aus – eventuell stimmen Sie offen zu und, falls nötig, stellen Sie Fragen zum Gesagten. Hierbei sollten Sie beachten, diese Gesprächsunterbrechungen zugunsten des aktiven Hinhörens auch in den passenden Momenten zu nutzen. Hilfreich ist auch, das vermeintlich Verstandene zu paraphrasieren – also in eigenen Worten wiederzugeben.

  • „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …“
  • „Darf ich das mal in meinen Worten wiedergeben …“
  • „Wenn ich das so zusammenfasse, ist das in Ihrem Sinne …“

Dies verstärkt das Verständnis bei Ihnen als „Hinhörendem“ und gibt dem Sprechenden die Rückmeldung, dass seine Nachricht ankommt. So können auch unausgesprochene Bedeutungen verbalisiert und deutlicher zum Ausdruck gebracht werden. Dies ist gerade auch für Botschaften aus dem Bereich Beziehung und Selbstoffenbarung extrem hilfreich, denn gerade hier können viele Konflikte durch die unterschiedliche Interpretation entstehen. Aktives Hinhören bringt mehr Klarheit in den gesamten Kontext.

Hören sie öfter Hin!

Kennen Sie das auch? Stundenlang sitzen Sie im (Online-) Meeting – und das oft mit viel zu viel Personen und viel zu vielen Themen. Am Ende wissen Sie überhaupt nicht mehr, was denn eigentlich so besprochen oder gar beschlossen wurde. Aber jeder, der wichtig war oder sich wichtig fühlte, war dabei.

Mit ein paar Tricks und konsequenter Umsetzung kann man Meetings wesentlich straffer gestalten.

Es ist sicher nicht einfach, die für die eigene Organisation passende, effiziente Meeting-Kultur zu entwickeln. Aber es ist auf jeden Fall die Mühe wert, sich Gedanken darüber zu machen. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Aspekt. In vielen Meetings wird nicht nur Zeit verschwendet, sondern auch die Arbeitseffektivität gehemmt. Meetings rauben – schlecht organisiert – viel Kraft und können zum Ansteigen des Stresslevels führen.

Objektiv bewertet, können wir sicher das ein oder andere Meeting am Tag / in der Woche streichen. Nichts ist übrigens schlimmer, als in einem langen Meeting zu sitzen, nervös die Zeit im Blick behaltend, um dann damit zu beginnen, andere Aufgaben parallel zu bearbeiten. Dann sind Sie zwar körperlich anwesend, aber nicht wirklich inhaltlich dabei. Meist hat man dann auch nicht wirklich viel von den besprochenen Themen mitbekommen – Multitasking-Fähigkeit hin oder her. Das ist reine Zeitverschwendung. Denn die Dinge, die Sie nebenbei erledigen, können nicht wirklich gut gemacht werden wegen der vorhandenen Ablenkung. Zusätzlich verschwenden Sie Energie, denn der Aufmerksamkeitswechsel zwischen zwei unterschiedlichen Bereichen ist wesentlich anstrengender für unser Gehirn als das Konzentrieren auf nur Einen.

Durch die – in den letzten Monaten beschleunigte – Digitalisierung unserer Meetingkultur lassen sich sowohl ein Anstieg der Häufigkeit als auch die Tendenz, oft mehr Teilnehmer als nötig einzuladen, beobachten – und die Dauer in die Länge zu ziehen. Die Restriktionen gebuchter Besprechungsräume in Präsenzmeetings fallen in der Online-Welt weg. Auch regionale Grenzen gibt es nicht, aus den unterschiedlichsten Standorten können Teilnehmer immer schnell dazugeschaltet werden, sind quasi nur einen Klick entfernt. Aber ist dies wirklich sinnvolle Kommunikation?

Effiziente Meeting-Gestaltung  mit Timebox, Agenda & Co.

Aus dem agilen Management kennen wir Meetings, die einem strengen Ablauf folgen und mit der „Timebox“ eine feste, maximale Dauer haben. Diese Meetings können, wenn alle notwendigen Agenda-Punkte erreicht sind, schneller beendet werden und müssen nach der maximal gesetzten Zeit beendet sein. Diese engen Grenzen steigern die Effizienz solcher Runden ungemein. Durch die regelmäßige Nutzung solcher Strukturen gewöhnt sich vor allem das ganze Team besonders schnell an diese Vorgaben.

Neben der „Timebox“ nutzen agile Methoden noch ein weiteres Element zur effizienten Meeting-Gestaltung: eine Agenda. Damit beschreibt man nicht nur, was in der Runde besprochen werden soll, es werden idealerweise auch schon die relevanten Personen pro Entscheidung festgelegt. Effizient vorbereitet, haben alle diese Personen sich schon eine Meinung zu den Themen bilden können, so dass der gesamte Entscheidungsprozess zügig gestaltet werden kann

Zum Straffen von Meetings bietet sich das Pareto-Prinzip wunderbar an. Oft bringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie schon 80 % des Ergebnisses. Schauen Sie sich die von Ihnen organisierten Meetings einmal genau an. Nach wie vielen Minuten haben Sie einen großen Teil (80 %) Ihrer erwarteten Ergebnisse erreicht? Beobachten Sie mehrere Meetings über eine bestimmte Zeit und kürzen Sie dann einmal die Dauer der folgenden Meetings auf diese „neue Zeit“. Sie werden überrascht sein, wie gut das funktioniert.

 

Entscheidungen vor dem Meeting

Es macht durchaus Sinn, regelmäßig einen kritischen Blick auf die Meetings, an denen man teilnehmen soll, zu werfen:

  • Muss ich jedes Mal dabei sein?
  • Wie viele der Inhalte sind für mich wirklich relevant?
  • Bei wie vielen Themen kann ich sinnvoll etwas beitragen?

Wenn Sie aus Ihrer Sicht zum nächsten Meeting weder etwas inhaltlich beitragen können noch eine Entscheidung zu treffen haben und es Ihnen reicht, wenn Sie am Ende über die Ergebnisse informiert werden – dann sagen Sie einfach „nein“. Wie Sie das möglichst charmant mitteilen können, lesen Sie im Beitrag „Nein sagen – Ja bitte“.

Verhalten im Meeting

Meetings können auch durch das Verhalten von Teilnehmern unnötig in die Länge gezogen werden. Zum Beispiel durch unpünktliches Erscheinen. Unpünktlichkeit ist nicht nur respektlos den anderen Teilnehmern gegenüber, sie sorgt auch für ein unnötiges Verlängern der Meetingdauer.  Die anderen Teilnehmer warten und vergeuden ihre Zeit, selbst, wenn sie in der Zwischenzeit noch schnell etwas anderes erledigen („nebenbei“).  Wenn Sie selbst die Hauptperson im Meeting sind, zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern, dass Sie diese und deren Zeit respektieren – beginnen Sie pünktlich, zeigen Sie Zeitverantwortung für alle. Und wenn Sie dieses Verhalten unter dem Aspekt der Werte betrachten, gewinnen Sie mit Ihrem Verhalten doppelt.

Sorgen Sie dafür, dass sowohl Sie, als auch die Teilnehmenden möglichst keine Störungen und Unterbrechungen verursachen. Technische Probleme kann man nie ganz ausschließen. Allerdings sollte jeder in einem Online-Meeting für die bestmögliche Infrastruktur sorgen. Also, lieber mal den Laptop am LAN anschließen und darauf achten, wer noch alles Bandbreite verbrauch. Der Laptop im W-LAN und paralleles Surfen im gleichen Netz mit dem Smartphone – das kann die Konferenz erheblich beeinträchtigen. Neben dem Meeting-Tool sollten keine weiteren aktuell unnötigen Programme geöffnet sein, die sich ebenfalls auf die Bandbreite auswirken (Browser, etc.)

Eine weitere Herausforderung können auch Zeitdiebe im Meeting sein; Personen, die sich gerne reden hören und zu allem etwas beitragen „müssen“. Da kommt es ganz darauf an, welche Rolle Sie im Meeting haben. Als Person mit dem höchsten Rang oder als Organisierende können Sie diese Person um Zurückhaltung bitten und ggf. sogar das Wort entziehen, beispielsweise mit folgenden Wendungen:

  • „Ich habe Ihren Punkt verstanden und nehme ihn mit, dazu ist jetzt alles gesagt.“
  • „In Anbetracht der Zeit kommen wir zum nächsten Agenda-Punkt.“

Home-Office-Tipp:

Man trifft sich jetzt vermehrt in fachbezogenen Meetings. Persönlicher Austausch („Kaffee-Küchen-Gespräche“) finden seltener statt.

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden in den regelmäßigen Meetings einen Raum für den persönlichen Austausch. Sie werden sehen, das braucht wenig Zeit und steigert das Wir-Gefühl im virtuellen Team enorm.
  • Zu besonderen Anlässen können Sie separate Meetings organisieren, die beispielsweise mit einem „Care-Paket“ flankiert werden. Dann haben alle Mitarbeitenden den gleichen „Snack“, das gleiche „Device“ während des Meetings. Auch kleine Weinproben oder ein gemeinsames Kochen ist so möglich und bietet über regionale Grenzen hinweg Team-Building-Möglichkeiten.

Welche Meetings für mein Team?

Regelmäßiger Austausch ist in den meisten Umfeldern wichtig und notwendig.

  • Suchen Sie den Zyklus, der weder zu oft noch zu selten ist. Dies können Sie einfach ausprobieren und hängt von der Geschwindigkeit der Entwicklung im Unternehmen ab.
    In agilen Umgebungen wird gerne kurz täglich über den Fortschritt berichtet und aktuelle Hindernisse angesprochen. Dies dauert dann pro Team maximal 15 Minuten.
    Wöchentliche Meetings sind vielfach für Teams die Regel, vielleicht reichen bei Ihnen auch alle zwei Wochen?
  • Müssen sich regelmäßig alle Personen treffen oder gibt es auch spezielle Themenbereiche, zu denen sich die Mitarbeitenden vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt separat treffen sollten?
  • Denken Sie auch an den persönlichen Austausch 1-zu-1. Das kann hauptsächlich die Entwicklung in den aktuellen Projektthemen und Arbeitsfeldern betreffen, aber auch persönliche Themen und die allgemeine Performanz.
  • In Meetings, die regelmäßig in ähnlicher Zusammensetzung stattfinden, kann man das Werkzeug: „WWW – what went well” zu Beginn als Blitzlicht nutzen, verknüpft mit dem Bericht über die relevanten Ereignisse in der letzten Zeit, um den Fokus auf die gut laufenden Dinge zu legen. Dies führt direkt zu einer guten Atmosphäre, die man dann bei der Erarbeitung der weiteren Punkte nutzen kann.
  • Planen Sie im Vorfeld die Ergebnissicherung mit ein: Wer schreibt ein Protokoll? Wie sieht es aus (Ergebnisse, Aktionspunkte, Diskussionspunkte, …)?

 

Steigern Sie Ihre Meeting-Effizienz

Vielleicht kennen Sie auch noch den Spruch: „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“? Dies kommt aus einer Zeit, in der die Zusammenarbeit hauptsächlich gemeinschaftsbestimmt und konformistisch geregelt wurde. Es gibt jemanden, der sagt, wo es hingeht, was die Vorgaben sind und auch kontrolliert, dass alles so läuft, wie es soll. Grundsätzlich achten die Führungskräfte auch darauf, dass es möglichst gerecht zugeht. Die einzelne Person hat ihren klar definierten Aufgabenbereich. Es wird auch eng überprüft, ob diese Aufgaben im erforderlichen Maße erledigt werden. Größere Handlungsspielräume sind selten.

Nun hat sich die Gesellschaft weiterentwickelt und die Arbeitswelt in großen Teilen gewandelt. Jeder Einzelne bekommt mal größere, mal kleinere Handlungsspielräume in seinem Umfeld zugestanden. Immer mehr wird einem zugetraut und immer freier kann der Umsetzungsweg zum Ergebnis selbstbestimmt, in einem gewissen Rahmen, gewählt werden. Wenn ich Vertrauen geschenkt bekomme, dann lässt mich das – meist – innerlich wachsen. Nur, wie ist das mit denjenigen, die das Vertrauen schenken „müssen“, die durch das Ermöglichen größerer Freiräume den eigenen Einflussbereich einschränken?

Vertrauensvorschuss oder Misstrauen?

Grundsätzlich hat jeder von uns eine unterschiedliche Haltung zum Thema Vertrauen. Es gibt diejenigen unter uns, die in einem bestimmten Rahmen sehr leicht Vertrauen schenken können – die sozusagen einen Vertrauensvorschuss geben. Bei diesen Personen kann man nur Vertrauen verlieren und das durch explizite Handlungen wie zum Beispiel nicht eingehaltene Abgabetermine, komplett vergessene Themen oder qualitativ unzureichende Ergebnisse. Wenn so etwas geschieht, ist das Vertrauen natürlich nicht ganz zerstört, nur der Handlungsspielraum wird stärker eingeschränkt und es wird in der Folge eine engere Zusammenarbeit zu den besagten Themen erfolgen. Dies kann man im weiteren Sinne auch als zunehmende Kontrolle in den besagten Punkten ansehen.

Es gibt aber auch Personen, die erst einmal niemandem richtig vertrauen. Bei diesen Menschen muss man sich das Vertrauen erst erarbeiten. Für jeden ist es hilfreich, im Vorhinein zu wissen, was genau zu tun ist, um sich das Vertrauen sukzessive aufzubauen. In der Zusammenarbeit wird es zum Start eher so sein, dass es eine sehr enge Abstimmung geben wird, wo jedes Zwischenergebnis kontrolliert wird. Nach und nach wird man sehen, dass man einander und den Arbeitsergebnissen mehr vertrauen kann und sich der eigene Handlungsspielraum vergrößert.

Neben diesen beiden Extremen gibt es je nach Kontext die unterschiedlichsten Varianten des Vertrauen-Schenkens und -Verdienens. Im Arbeitskontext ist es immer gut, genau dieses Thema sehr früh anzusprechen. Denn je präziser ich einschätzen kann, was von mir erwartet wird und was ich tun kann, um diesen Vertrauensspielraum zu erweitern, desto konfliktfreier und auch fruchtbringender gestaltet sich die Zusammenarbeit. Obwohl es in einem hierarchischen Beschäftigungsverhältnis ganz natürlich scheint, sich darüber auszutauschen, wird dies doch explizit viel zu selten getan.

Gerade auch in der Beziehung zwischen Geschäftspartnern, wird es sogar noch wichtiger, das Thema des Vertrauens ganz offen anzusprechen. Beide Seiten haben aus ihrer persönlichen Sicht Erwartungshaltungen, die man erst im Laufe der Zusammenarbeit so richtig identifizieren kann. Wenn man direkt im Vorfeld auch über das Thema Vertrauen spricht, insbesondere darüber, welches Maß von Freiheit ich gebe und erwarte und welches Maß von Freiheit ich wiederum gerne hätte, dann können direkt am Anfang dieser Geschäftsbeziehung schon viele Wege positiv geebnet werden.

Hierzu ein Beispiel

Ich gebe als Unternehmerin einen Auftrag an eine Agentur zur Bearbeitung meiner Webseite. Ich habe ein ausführliches Briefing erstellt, wir haben ein gutes Gespräch dazu geführt und Meilensteine für das Projekt vereinbart.

Hier mein Szenario, wenn ich viel Vertrauen an diese Agentur weitergebe: Dann erwarte ich bis zum nächsten Meilenstein erst einmal keine kleinteilige Rückmeldung der Arbeitsschritte, es sei denn, es kommen Fragen auf oder Entscheidungen müssen getroffen werden, die nur ich treffen kann. Beim nächsten Meilenstein setzen wir uns wieder zusammen besprechen die nächsten Schritte und dann kümmere ich mich nicht mehr um das Projekt bis zum nächsten Termin. Unstimmigkeiten führen hier nicht gleich zu einem totalen Vertrauensverlust. Dazu müsste wirklich etwas sehr schief gehen oder die Arbeit schlecht sein.

Und jetzt zum Ablauf, wenn ich am Anfang wenig Vertrauen in die Agentur setze: Dann sehen die Kommunikation und Gestaltung des Projektes anders aus. Natürlich halte ich die Agentur für den richtigen Partner, sonst hätte ich sie nicht beauftragt. Allerdings habe ich mit ihr noch nicht zusammengearbeitet, kontrolliere also mehr. Nach dem ausführlichen Briefing erwarte ich, bei jedem wichtigen Zwischenschritt, bei welchem Entscheidungen zu treffen sind, bis zum nächsten Meilenstein, gefragt oder zu mindestens informiert zu werden. Läuft das Projekt dann bis zum ersten Meilenstein so, dass ich mich im Vertrauen, das ich in die Agentur gesetzt habe, bestätigt sehe und gar nicht hätte involviert werden müssen, dann kann es sein, dass ich im nächsten Projektabschnitt nicht mehr so oft eingebunden werden möchte. So genau kann ich das zu diesem Zeitpunkt in diesem Szenario noch nicht sagen, weil meine Erfahrungen noch nicht so weitreichend sind, dass ich meinen Vertrauenskorridor gleich sehr weit öffne. Nach und nach gewinnt die Agentur aber mehr Freiheit in der Umsetzung. Sobald es aber ein Thema gibt, bei dem ich nicht zufrieden bin, kann es direkt wieder zur engen Abstimmung wie am Anfang zurückgehen.

Im Szenario des „Vertrauensvorschusses“ gestaltet sich die Beziehung freier, ich bin als Auftraggebende weniger eingebunden, spare Zeit und werde auch ohne engmaschige Kontrolle zufriedengestellt. Im anderen Fall, wenn mich Misstrauen (auch durch fehlende Erfahrung in der Zusammenarbeit) leitet und ich die Zügel straffer in der Hand halten „muss“, kostet es mich mehr Zeit, mehr Energie – führt unter Umständen aber nicht nur auch zu einem zufriedenen Ergebnis, sondern auch zu einem Schritt zu mehr Vertrauen für die Zukunft. Beides gangbare Wege.

Wie in diesen Beispielen gezeigt, ist das Vertrauensverhältnis ständigen Verhandlungen im Sinne von Überprüfung der Zusammenarbeit unterlegen. Und genauso, wie es für die Vorgesetzten Unterschiede gibt, wieviel Vertrauen sie geben, ist es auch für die geführten Personen sehr unterschiedlich, wie gut sie mit dem ihnen zugestandenen Handlungsspielraum umgehen können. Auch hier gibt es Menschen, die die größtmögliche Freiheit lieben und andere, die sich grundsätzlich eher in überschaubaren Bereichen wohlfühlen. Diese natürlichen Anlagen können in alle Richtungen entwickelt werden.

Vertrauen ist besser!

Aus meiner Sicht ist das Thema Vertrauen ein wesentlicher Faktor im Kompetenzbereich Führung. Deshalb sollte sich jede Führungskraft Gedanken über ihre Einstellung zum Thema Vertrauen machen und auch schauen, wie sich das in ihrem Umfeld auswirkt. Vertrauen in der Zusammenarbeit zieht sich natürlich durch das ganze Arbeitsleben.

  • Wie arbeiten wir im Team zusammen?
  • Wie begegnen wir unseren externen Kontakten?
  • Wie vertrauensvoll arbeiten wir mit unterschiedlichen Bereichen innerhalb des Unternehmens?

Wenn Sie durch die „Vertrauensbrille“ einmal in diese Beziehungen schauen, dann können Sie sehr schnell erkennen, welche Mechanismen ablaufen. Und indem man das Thema einmal anspricht, kann eine ganz andere Sicht auf eingefahrene Strukturen fallen, um diese dann zu verändern und die Zusammenarbeit für alle Seiten zu verbessern. Mehr Vertrauen bedingt meist auch mehr Kreativität, mehr Zufriedenheit, mehr Effizienz und eine höhere Effektivität. Probieren Sie es aus.

Vertrauen erleichtert das Leben!

Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

WWW

Nein – hier geht es nicht ums Internet, sondern um die bewusst positive Wahrnehmung aller Dinge, die beruflich wie privat „gut gelaufen sind“ (WWW – what went well – was lief gut), in einem bestimmten Zeitfenster – und eigentlich fortwährend.

Wie funktioniert unser Leistungssystem „eigentlich“?

Wir machen das Ganze an einem Beispiel etwas plastischer: Ihr Kind hat letzte Woche ein Diktat geschrieben. Heute kommt es mit der korrigierten Arbeit nach Hause. Der Text bestand aus zwei Seiten mit ungefähr 600 Wörtern, zwei davon hat Ihr Kind falsch geschrieben. Sie sind dick rot unterstrichen und sogar noch an der Seite extra markiert. Die Note ist eine 2+. Was macht das mit Ihrem Kind?

Schön früh werden wir darauf getrimmt, Fehler zu vermeiden. Wir bekommen sie „prominent“ angezeigt. Was merkt sich also Ihr Kind im oben genannten Beispiel, das die Rechtschreibung eigentlich schon sehr gut beherrscht:

„Dass ich so viel richtig geschrieben hab, ist zwar o. k., aber die beiden falschen Wörter zählen mehr.“

Wenn die Kinder die Schule verlassen, geht es in der Ausbildung oder dem Studium im gleichen Modus weiter. Auch da zählen primär die Fehler. Im Arbeitsleben sieht es – größtenteils – nicht anders aus. Man konzentriert sich auf das Negative.

Ein weiteres Beispiel ….

Sie haben Ihrer Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter eine klar umschriebene Aufgabe übertragen. Darin gab es schwierigere und einfachere Elemente. Insgesamt wurde die Aufgabe so gut erledigt, dass mit den Ergebnissen direkt weitergearbeitet werden konnte. Bei einem Teilelement wurde jedoch, basierend auf der Unerfahrenheit in diesem Thema, ein ungenaues Ergebnis erreicht. Wie reagieren Sie als Vorgesetzte oder als Vorgesetzter auf diese Leistung?

  • Heben Sie die gut erbrachte Leistung hervor?
  • Konzentrieren Sie sich auf das zu verbessernde Element?

Was bewirkt wohl die Anerkennung bei Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter?
Und was bewirkt die Konzentration auf das Defizitäre?

Beim Hervorheben des Guten können Sie später gemeinsam mit Ihrem Teammitglied daran arbeiten, was in welcher Form verbessert werden kann. Sie entwickeln das Teammitglied positiv und gezielt.

Im zweiten Fall, der Konzentration auf das rein Defizitäre, sieht eine Rückmeldung oft so aus:

„Ja, das war insgesamt ganz gut, aber … der eine Teilbereich – nun, da müssen Sie sich wirklich verbessern. So etwas werde ich in Zukunft nicht mehr akzeptieren.“

Was „macht“ die jeweilige Rückmeldung mit Ihrem Teammitglied? Was passiert „innen“?

Fehler machen Sinn

In unserer Kultur wird der Fokus sehr stark auf Fehler gelegt. Wie schon zuvor beschrieben, lernen wir in den meisten Schulen sehr schnell, dass Fehler deutlich hervorgehoben werden und es mehr und mehr darum geht, diese zu vermeiden. Und genau das ist, nicht nur aus meiner Perspektive, der falsche Ansatz.

Grundsätzlich ist es wichtig, immer wieder Dinge auszuprobieren, und wenn man scheitert, neue Wege zu gehen. Jeder von uns hat andere Potenziale, Stärken, Neigungen, mit denen man sich, wenn sie richtig eingesetzt werden, hervorragend entwickeln kann. Und daher ist es unsere erste Aufgabe, als Führungskraft zu schauen, dass wir die „richtigen“ Personen einstellen. Die „passenden“ Potenziale, Stärken und Neigungen für die jeweilige Position sollten zum größten Teil schon vorhanden sein. Es ist nicht immer der Fall, dass Aufgaben so klar auf die Potenziale, Stärken und Neigungen der Angestellten ausgerichtet werden können. Wie kann ich damit umgehen, dass meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Dinge lernen müssen? Gebe ich Anerkennung für (hervorragende) Leistungen oder fokussiere ich immer auf die Schwächen?

Die Antwort ist klar. Fehler bringen oft weiter, sind lehrreich. Und es ist immer besser, durch Lob und Anerkennung das Positive zu verstärken und Schwächen in separaten Entwicklungsgesprächen zu benennen und die Teammitglieder bei der Entwicklung neuer Kompetenzen und der Entwicklung ihres Potenzials zu begleiten. Das stärkt das Selbstwertgefühl und die positive Bindung an das Unternehmen, die Loyalität.

Wie genau funktioniert „WWW“?

Das bestätigt auch die langjährige Forschung aus der positiven Psychologie. Der Fokus auf das Gute unterstützt also sowohl die persönliche Entwicklung der Personen als auch die beruflichen Leistungen dieser MitarbeiterInnen, was letzten Endes zu einer Produktivitätssteigerung und viel Positivem fürs Unternehmen führt.

Das Werkzeug: “WWW – what went well” kann man zum Beispiel sehr schön in Meetings einsetzen. Wenn diese regelmäßig in ähnlicher Zusammensetzung stattfinden, kann man dies als Blitzlicht nutzen, verknüpft mit dem Bericht über die relevanten Ereignisse in der letzten Zeit, um den Fokus auf die gut laufenden Dinge zu legen. Sehr häufig geht es in Meetings eher um Probleme und Hindernisse, was das emotionale Klima des Treffens direkt negativ beeinflusst. Wenn man sich aber zu Beginn eines Treffens erst einmal über die gut laufenden und positiven Entwicklungen austauscht, diese Ergebnisse auch “feiert“ und die jeweiligen beteiligten Personen ihrem Stolz Ausdruck verleihen können, dann entwickelt sich eine positive emotionale Grundstimmung. Dies ist dann auch eine gute Basis, um kreativ neue Ideen zu generieren, vor allem dann, wenn es um Lösungen zu aktuellen Problemstellungen geht. Denn die Lösungssuche bedarf häufig eines guten kreativen Zusammenspieles. Das fördert man in besonderem Maße durch „WWW“.

Für manche mag es eine ziemliche Herausforderung sein, darüber zu berichten, was gut läuft und worauf man stolz ist. Wenn man dies allerdings länger in einer Gruppe praktiziert, dann verschiebt sich nach und nach der Fokus Aller. Die Gruppe sieht die vielen gelingenden Elemente der Arbeit. Und das steigert deutlich die Arbeitszufriedenheit.

Für jeden Einzelnen stellt es ein stärkendes Element im Tag dar, ganz bewusst genau das in den Vordergrund zu heben, was denn gut gelaufen ist. Das erhöht langfristig die eigene Resilienz, die Fähigkeit, auch in schwierigen Zeiten genügend innere, emotionale Abwehrkräfte zu haben. Wenn man dies auch noch in ein kleines Notizbuch schreibt, dann arbeitet man an seiner persönlichen, wertvollen Schatzkiste. Auch hier sollte man bewusst auch  die kleinen Dinge des Tages betrachten. Gerade in einer Zeit, in der es für viele sehr herausfordernde Rahmenbedingungen gibt, kann man den Blick für die gelungenen Aktivitäten des Tages leicht verlieren und sich dadurch selbst an Höchstleistungen hindern.

Ein schönes Instrument ist auch das von Dr. Nico Rose beschriebene Wochenendritual. Jedes Gruppenmitglied darf regelmäßig zum Ende der Woche eine kurze Mail schicken mit den Dingen, die in der Woche gut oder gar herausragend gelungen waren. Die Erstellung der Mail kann das Team gezielt auf das Positive aufmerksam machen. Jeder hatte die feste Aufgabe, in einem Wochenrückblick nur die gelungenen Dinge zu identifizieren und an ihn als Vorgesetzten zu berichten. Der Effekt war, dass sich in dem gesamten Team zunehmend der Fokus auf die positiven Aktivitäten legte und man mit einem guten Gefühl in das Wochenende gehen konnte.

Das klingt doch mehr als nachahmenswert.

Wie können Sie dieses Prinzip nutzbringend für sich einsetzen?

  • Wenn Sie Eltern sind, dann versuchen Sie einfach mal, diesen Blickwinkel – was läuft gut – verstärkt bei ihren Kindern ins tägliche Miteinander einzubringen.
  • Wenn Sie Führungskraft sind, dann analysieren Sie Ihre Führung und Ihren Kommunikationsstil, um zu sehen, wo ihr Fokus aktuell ist.
    Ziel sollte es sein, die verschiedenen Elemente des „was-läuft-gut“-Prinzips auszuprobieren und zu sehen, was das mit Ihnen, Ihrem Team und der emotionalen Stimmung macht.

    • Probieren Sie das WWW-Blitzlicht in Ihren Teammeetings aus.
    • Nutzen Sie WWW täglich in kurzen Feedbacks gegenüber ihren MitarbeiterInnen.
    • Fragen Sie WWW-Ereignisse regelmäßig bei Ihren MitarbeiteInnen, gerne auch per E-Mail, zum Wochenende ab.
    • Machen auch Sie Ihre persönliche WWW-Liste – regelmäßig.

Fangen Sie an, die gelungenen Dinge in Ihrem Leben wahrzunehmen und daraus positive Energie zu ziehen. Am besten funktioniert das, indem Sie dies auch täglich schriftlich dokumentieren. So arbeiten Sie gezielt an Ihrer Resilienz.

 

TIPP: Wenn Sie beginnen, Ihr Verhalten zu ändern, dann wird das für Ihr Umfeld erst einmal irritierend sein. Versuchen Sie, das Ganze einmal einen Monat durchzuhalten, dann werden Sie schon sichtbare Veränderungen im emotionalen Miteinander deutlich erkennen können.

Setze den Fokus auf das gut Gelungene – jeden Tag!

Seien Sie sicher, das Prinzip wirkt! Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte!

Eine Grundlage, nach der wir unserer Leben ausrichten, sind unsere Werte.
Werte sind die Grundlage, auf der wir unser Leben gestalten und ausrichten.

Sie werden uns von unseren Eltern und weiteren prägenden Personen in unserem Umfeld in jungen Jahren vorgelebt. Je nachdem, welche Erfahrungen wir damit gemacht haben, verinnerlichen wir diese Werte als hilfreich oder lehnen sie ab. So entwickeln wir unsere Sammlung von Werten, die uns persönlich wichtig sind; sozusagen unsere Top 10. Zu diesem Wertegerüst kommt noch unsere jeweilige „Rolle“, in der wir agieren. Mal bin ich Mutter, Ehefrau, Schwester, Tante, mal Sportkameradin, Chefin oder Kollegin. Mein Grundgerüst an Werten ist immer bei mir. Allerdings können sich die Reihenfolge oder auch einige Werte meiner Top 10 je nach Rolle gravierend verändern. Je nachdem, wie groß die Übereinstimmung der Werte, die in meinem Umfeld gelten, mit meinen Werten ist, fühle ich mich zu den Personen oder Gruppen mehr oder weniger hingezogen oder als Teil davon. Im Allgemeinen beschäftigen wir uns eher selten direkt mit dem Thema. Unsere Haltung zu bestimmten Werten ist uns im Inneren klar und wir leben diese Werte auch oft nach außen sichtbar.

Was genau sind Werte?

Es gibt keine abschließende, allgemeingültige Definition für den Begriff der Werte und was dieser alles umfasst. Das ist auch nicht notwendig, wenn wir uns über Werte austauschen wollen. Im Austausch mit anderen ist es weniger wichtig, die gleiche Definition zu haben, als die gleiche Haltung, die hinter der Akzeptanz von Werten steht.

Hier ist eine Beschreibung, die eine gute Grundlage für das, was Werte für jeden persönlich sind, sein kann:

Ein Wert ist eine Auffassung, die explizit oder implizit sowie für ein Individuum oder für eine Gruppe kennzeichnend ist und welche die Auswahl der zugänglichen Weisen, Mittel und Ziele des Handelns beeinflusst.

Clyde Kluckhohn, 1951

Werte sind also grundsätzliche Themen oder Bedürfnisse, die uns anziehen, die uns im Leben wichtig sind. Es sind Dinge, die wir erreichen möchten, sozusagen positive „hin-zu“-Werte. Die ebenso existierenden „weg-von“-Werte werden in den meisten Diskussion aus psychologischen Gründen ignoriert, man vermeidet sie instinktiv. Wenn sie in den Gedanken eine Rolle spielen, können sie genutzt werden, um genau das Gegenteil als positiven Wert zu definieren, um sich sogar „umzustimmen“. Ein Beispiel: Ich denke gerade: „Ich möchte keinen Streit.“ – Positiv formuliert wird für mich daraus: „Harmonie ist mir wichtig.“

Wie beeinflussen Werte unser Handeln?

Werte haben innerhalb ihres Geltungsbereiches für uns auch noch unterschiedliche Prioritäten. Welche Werte wichtiger, welche unwichtiger sind, hängt von der jeweiligen Prägung und Lebenssituation ab. Der „Lebenssinn“ ist für alle Menschen der höchste Wert:

  • Wofür setze ich mich ein?
  • Was sind meine Träume?
  • Für welche Ziele im Leben nehme ich Herausforderungen in Kauf?

Fehlt der Lebenssinn, werden Menschen depressiv, schlimmstenfalls sogar suizidal, weil das „Leben keinen Sinn“ mehr macht. An diesem Punkt sind alle Menschen psychologisch vereint – aber dann beginnen die Unterschiede in der Wertewelt.

Exemplarisch habe ich einmal 12 Werte aus unterschiedlichsten Bereichen für einen kurzen Überblick herausgegriffen:

–  Abenteuer –  Freiheit –  Mut
–  Macht –  Einfluss –  Leistung
–  Loyalität –  Disziplin –  Ordnung
–  Familie –  Frieden –  Vertrauen
–  Freude –  Geselligkeit –  Offenheit
–  Großzügigkeit –  Heiterkeit –  Kreativität

Der Eine lebt für Ruhm und Anerkennung, der Nächste für Weisheit und Wissenschaft. Für viele Menschen ist die Liebe der höchste Wert im Leben, andere brennen für Erfolg, Reichtum oder politische Lebensqualitäten wie Freiheit und Gerechtigkeit. Je nachdem, wie die individuelle Reihenfolge der persönlichen Werte ausgeprägt ist, können völlig unterschiedliche Entscheidungen und Handlungen daraus folgen.

Zum Bespiel liegt plötzlich das Angebot auf dem Tisch, ins Ausland zu gehen und dort einen neuen Bereich aufzubauen. Ist aktuell der höchste Wert „Abenteuer“ und an zweiter die „Familie“, wird die innere Haltung zur Entscheidung ganz schnell das „ja“ zum Angebot sein. Danach kann ja immer noch geklärt werden, welche Lösung es für die Familie gibt. Liegt die Wertekonstellation allerdings in umgekehrter Reihenfolge vor, also Familie vor Abendteuer, dann ist das Angebot zwar auch reizvoll, eine Entscheidung dafür wird allerdings nur dann getroffen, wenn alle anderen Beteiligten sich auch positiv äußern.

Werte sind nicht wirklich messbar. Jeder von uns empfindet die Umsetzung von Werten und das persönliche Erleben des Verfolgens dieser Werte anders. Wenn wir uns genauer damit beschäftigen, dann sehen wir auch, nach welchen bestimmten Werten wir leben und richten unser Handeln danach aus. Wir fühlen uns gut und gestärkt und motiviert, wenn wir diese Werte auch im Arbeitskontext leben können. Im Gegenteil dazu kann uns fehlende Übereinstimmung in den Werten im Arbeitskontext belasten, frustrieren und so demotivieren.
Übrigens: Gemeinsame Werte zu haben und danach zu leben, stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl in der Gruppe.

Das Wertesysteme bewusst identifizieren

Die Kenntnis über diese vielfältigen Motivationsquellen kann ein wertvoller Schlüssel für die erfolgreiche und individuelle Kommunikation mit unterschiedlichen Menschen sein – auch zu deren Verständigung beitragen. Häufig sind Unterschiede in den Werten ein Grund, warum es zu Streitigkeiten oder Reibereien kommt. Da Werte uns implizit antreiben, werden vermeintliche Sachargumente vorgeschoben. Über die eigenen Werte kann man nicht streiten. Jeder hat seine Reihenfolge und die ist auch richtig so. Wenn dies bekannt ist, kann es akzeptiert und berücksichtigt werden. Gerade im Berufsumfeld kann die Beschäftigung mit den Werten unterschwellig Sympathie oder Antipathie mit dem Unternehmen, Kollegen oder Kontakten transparent machen.

Tipp für die Ermittlung der eigenen Werte

  1. Suchen Sie sich die Werte aus, die am besten zu Ihnen passen und die sie in Ihrem Leben für die wichtigsten halten. Nutzen Sie als Anregung die Dinge, die sie gerne mögen und schauen Sie, welche Werte dahinterstehen können. Ergänzen Sie Ihre Liste mit den Themen, die Sie stören und ermittelten im Umkehrverfahren (s. o.) die positiven Werte, die dahinterstehen.
  2. Streichen Sie diese Liste zusammen, bis Sie Ihre persönlichen „Top 10“ haben.
  3. Sortieren Sie Ihre „Top 10“-Werte in einer Reihenfolge – beachten Sie dabei, dass auch der letzte Platz immer noch wichtig ist, da es ja noch viel Werte gibt, die Sie wahrscheinlich auch gut finden.
    • Tipp 1: Bilden Sie aus den 10 Werten Ihre „Top 5“; dann aus den „Top 5“ die „Top 3“ und dann daraus Ihren Top-Wert, den Ihnen am wichtigsten .
    • Tipp 2: Fangen Sie mit einem Wert an und vergleichen Sie diesen Wert mit allen anderen auf der Liste mit der Fragestellung: „Welcher ist der wichtigere von beiden?“. Notieren Sie jeweils den wichtigeren. Am Ende haben Sie pro Wert unterschiedliche Summen. Das kann beim Ranking helfen
  4. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise mit den für Sie passenden Werten in Ihrer Rolle im Beruf. Hier können völlig andere Werte in den „Top 10“ auftauchen, auch kann die Reihenfolge sich verändern.
  5. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle Rollen, die Ihnen aktuell wichtig sind.

Die Kenntnis unseres Wertesystems macht unser Leben einfacher

Wenn wir „unsere“ Werte kennen, macht dies das Leben einfacher, da transparenter. Natürlich können auch interne Wertekonflikte zu Entscheidungsschwierigkeiten führen. Nur liegen die Faktoren dann sichtbar vor uns. Nicht immer sind diese inneren Wertekonflikte abschließend lösbar. Gibt es solche Wertekonflikte im außen, dann ist es einfacher, sich von einer Person oder einem Unternehmen zu trennen, wenn sozusagen „die eigenen Werte mit Füßen getreten werden“. Je besser wir uns kennen und verstehen, wieso wir bestimmte Handlungen durchführen, desto mehr können wir aktiv in diese, unserer eigenen Handlungen bewusst eingreifen.

Kenne und lebe Deine Werte!

vielleicht kennen Sie diese Situation: Sie warten auf etwas und dann kommt es zwar, allerdings nicht in der Form und Qualität, wie Sie es erwartet haben und meist noch zu spät. Was machen Sie dann? Die meisten Menschen fangen an, sich zu ärgern. Sei es über denjenigen, der die Sache erstellt oder bearbeitet oder die Person, die es „geliefert“ hat. Oder sie ärgern sich über sich selbst, weil sie wieder auf Versprechen vertraut haben und „reingefallen“ sind.

Was macht Ärger mit uns?

Ärger ist eine sehr heftige Emotion, die in der Regel jeder Mensch sehr gut wahrnehmen kann. Sie macht sich mit Wucht und Energie bemerkbar. Auslöser des Ärgers ist eine von uns subjektiv betrachtete Verletzung verschiedener persönlicher Bedürfnisse. Je nachdem, wie temperamentvoll wir sind, kann sich dieser Ärger schnell und heftig entwickeln und bis zu einer ausgewachsenen Wut steigern. Im direkten Moment, in dem wir diese Emotion ausleben, fühlen wir uns energetisiert, quasi kampfbereit. Das Hormon Adrenalin schießt ein und kann seine volle Kraft im Körper entfalten. Gleichzeitig übernimmt die Amygdala, das Emotionszentrum unseres Hirns, immer mehr die Kontrolle, je stärker wir diesem Ärger seinen Lauf lassen. Vernunft und Verstand treten in den Hintergrund und der präfrontale Kortex hat erst einmal Pause. Daher passiert es in einer Phase, in der wir unserem Ärger Luft machen, oft, dass wir Dinge tun oder sagen, die wir mit ein bisschen Überlegung vermieden hätten oder die uns hinterher sogar richtig leidtun. Unser Fokus liegt während des Auslebens der Wut einzig und allein auf dem Grund unseres Ärgers. Da wir in der Zeit viel Adrenalin im Körper haben, dass ohne Zweifel viel Kraft gibt, fühlen wir uns dabei anfangs auch aufgeladen und gut in unserem Fühlen und Handeln.

Wenn wir zu diesem Zeitpunkt auch noch Teil einer Gruppe sind, die den gleichen Ärger oder gar Wut spürt, dann gibt uns das ein Gefühl der Gruppenzugehörigkeit und viel Bestätigung. Leider wird dabei die Denkfähigkeit stark eingeschränkt. Es kann sein, dass wir am Ende gar nicht mehr so genau wissen, wieso wir so wütend geworden sind. In der Zeit, in der wir diese Wut aktiv ausleben, fühlen wir uns gut und kraftvoll. Danach sind wir meist ziemlich erschöpft oder ausgelaugt, was im schlimmsten Fall sogar die Wut auf das ursprüngliche Thema verstärken kann.

So etwas kann man sehr schön bei eskalierenden Protestbewegungen beobachten. Wenn die einzelnen Protagonisten hinterher befragt werden, dann kommen oft Aussagen wie: „ja, so genau weiß ich das jetzt auch nicht mehr“- „wie, das wollte ich aber gar nicht“ – „ich kann mich gar nicht mehr richtig erinnern, was überhaupt abgelaufen ist“– „das hat sich irgendwie verselbstständigt“. Und wenn man genau diese Gruppe beobachtet, dann sind manche professionelle Anführer eher abgeklärt und zwar laut, aber nicht wirklich die ganze Zeit in der echten Emotion.

Was können wir tun?

Eine gute Möglichkeit ist, sich bei aufsteigendem Ärger selber zu fragen: „Will ich mich jetzt wirklich aufregen und ärgern oder ist es zwar dumm gelaufen, aber nicht wert, sich lange damit zu beschäftigen?“ Wir haben einen kleinen Augenblick Zeit, diese Entscheidung zu treffen und unser Verhalten bewusst zu steuern. Durch dieses bewusste Fragen stoppen wir den Automatismus, der dem Prozess sonst zugrunde liegt. Wenn wir uns entscheiden, den Ärger laufen zu lassen und ihm seinen Raum zu geben, dann haben wir für mindestens 20 Minuten den Einfluss des Adrenalins in unserem Körper. Mit allen Auswirkungen, die ein Adrenalinschub auf den Körper und unseren Geist nehmen kann. Sich selber zu beobachten und explizit zu entscheiden, wie man mit einem Gefühl umgehen möchte, das bei jedem normalerweise automatisch erzeugt wird, bringt sehr viel Klarheit über ablaufende Mechanismen mit sich.

Wenn wir an solchen Situationen etwas ändern möchten, haben wir verschiedene Möglichkeiten.

Nehmen wir als Beispiel den Klassiker in einer Beziehung, die Zahnpasta. Der Eine quetscht immer am Anfang oder in der Mitte, die Andere akkurat am Ende der Tube, der Dritte lässt den Verschluss immer offen und die Vierte kauft immer wieder die falsche Sorte. Ich kann mich jetzt natürlich jedes Mal ärgern und habe mir mindestens 20 Minuten des Tages verdorben oder ich kann hier nach Alternativen suchen. Ich persönlich schwöre übrigens in Beziehungen immer auf persönliche Zahnpasta-Tuben – jedem die „Seine“. Jetzt ist natürlich nicht jedes Thema so einfach zu lösen.

Eine große Hilfe ist generell das Bewerten der Situation, über die ich mich ärgern könnte (oder eben nicht):

  • „Welche Relevanz hat das Thema in meinem Leben?“
  • „Ändert es etwas, wenn ich mich ärgere?“
  • „Was kann ich aktiv tun, um zukünftig diese (oder eine ähnliche) Situation zu vermeiden?“

Seien Sie gelassen

Der einfachste Weg im Umgang mit Ärger ist, viel gelassener auf die absehbaren Unbilligkeiten des Lebens zu reagieren. Wenn ich zum Beispiel in der Rushhour mit dem Auto zur Arbeit fahre und regelmäßig im Stau stehe:

  • „Kann ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Ja!“
  • „Muss ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Nein!“

Ich weiß ja, dass diese Situation entstehen kann. Ich kann verschiedene alternative Strategien entwickeln, mit dem Stau umzugehen. Meine persönliche Lösung waren übrigens Hörbücher. Ich habe während der Fahrt einfach Hörbücher gehört und so kaum gemerkt, ob ich jetzt die optimalen 25 Minuten oder die manchmal möglichen 45 Minuten unterwegs war. Meine Autofahrten sind mit dieser Strategie heute noch gelassen. Und damit ich nicht zusätzlich unter Druck komme, wenn ich einen festen Termin habe, plane ich den Stau einfach mit ein und habe bei „überpünktlicher“ Ankunft noch Zeit, andere Dinge zu erledigen. Und wenn es keine anderen Dinge sind, dann nutze ich diese Zeit einfach für mich und mache eine kleine Pause. Je nach Umgebung mit einem kleinen Spaziergang, einer Achtsamkeitsübung oder auch einem kurzen ganz persönlichen Telefonat.

Jeder kann mit solchen Strategien die Impulsivität lenken. Dadurch, dass man sich in genau solchen Trigger-Situationen bewusst wahrnimmt und seine Optionen abwägt und sich aktiv für eine Reaktion entscheidet, lernt man sich Stück für Stück intensiver kennen und kann immer besser mit solchen Auslösern umgehen. Sukzessive wird mir „in diesem Training“ bewusst, welche Dinge oder auch Bereiche es sind, bei denen ich sehr schnell „anspringe“ und mit welchen ich schnell gelassener umzugehen weiß.

So schaffen wir es nach und nach, immer mehr auch unsere wunden Punkte aufzudecken. Das sind Themen, die bei uns schon lang erprobte Muster triggern, unsere größten Herausforderungen.

Ich empfehle Ihnen, damit anzufangen, sich zu beobachten und an den Themen zu arbeiten, bei denen sie neue Strategien entwickeln können, das Ganze gelassener zu nehmen.

Oft ist das ein langer Weg. Wenn Sie es erstmals schaffen, ein gedankliches STOPP zu aufkommendem Ärger zu sagen und dann merken, was das mit Ihnen im positiven Sinne macht, werden Sie genug Motivation haben, sich weiter mit dem Thema zu beschäftigen.

Ich persönlich bin diesen Weg gegangen und ärgere mich heute nur noch selten. Natürlich kann auch ich in Situationen kommen, wo ich keine Zeit mehr habe, anders zu entscheiden. Oder ich war völlig mit mir im Reinen, dass ich mich jetzt ärgern wollte, und diese Energie auch genossen habe, obwohl ich mich hinterher nicht so toll gefühlt habe. Auch weiß ich heute, dass meine persönliche Steuerungsfähigkeit nachlässt, wenn ich extrem überarbeitet oder gestresst bin. Mein Umfeld erlebt mich dann deutlich dünnhäutiger.

Mensch, ärgere Dich nicht!

Eine immer noch gern zitierte Studie von Microsoft Kanada aus dem Jahre 2015 stellte die Behauptung auf, dass Menschen inzwischen eine geringere Aufmerksamkeitsspanne hätten als Goldfische. Nun sind diese Studien Momentaufnahmen gewesen, die nicht näher validiert wurden. Was allerdings stimmt, ist, dass die Menschheit sich grundsätzlich in punkto Aufmerksamkeit verändert. Die zunehmenden unterschiedlichen Einflüsse und Reize, denen wir täglich ausgesetzt sind, vervielfältigen sich in ihrem Ausmaß und ihrer Geschwindigkeit. Gerade im Bereich der digitalen Medien genügt ein kurz unsere Aufmerksamkeit weckendes Element – und wir sind gebannt, werden im Medium gehalten und vom eigentlichen Thema, bei dem wir zuvor waren, abgelenkt. Dies ist nicht nur im privaten Bereich so.

Auch im Arbeitsleben sind die möglichen Ablenkungen vielfältig. Es gibt zum einen die Dinge, die zu unserem normalen Alltag dazugehören, wie das Telefonieren, die normale Online-Kommunikation oder das Gespräch in der Cafeteria. Zum anderen greifen wir selber gerne zur ein oder anderen Ablenkung, wie kurz auf das Smartphone zu schauen, von einer Fachinformation weitergeleitet zu werden zu unterhaltsameren Inhalten, z. B. zu „nett gemeinten“ Videos und Memes in der Messenger-Welt.

Verlernen wir es womöglich, (uns) zu fokussieren?

Ich denke nicht; wir verlieren diese Fähigkeit nicht – wir müssen sie nur trainieren und regelmäßig nutzen. Wie bei jeder anderen Fähigkeit auch, steigert der regelmäßige Gebrauch, das Training, die Kompetenz und die Ausdauer. Was wir wohl zunehmend verlieren, ist vielleicht der Wunsch, uns wirklich voll auf die Sache zu konzentrieren, die wir aktuell gerade tun – und nur darauf.

Hierzu passt eine Geschichte aus dem Zen, die ich gern zitiere:

Ein Zen-Schüler fragt seinen Meister: „Was unterscheidet den Zen-Meister von einem Zen-Schüler?“
Der Zen-Meister antwortet: „Wenn ich gehe, dann gehe ich. Wenn ich esse, dann esse ich. Wenn ich schlafe, dann schlafe ich.“

„Wieso? Das mache ich doch auch.“

Der Zen-Meister antwortet: „Wenn du gehst, denkst du ans Essen und wenn du isst, dann denkst du ans Schlafen. Wenn du schlafen sollst, denkst du an alles Mögliche. Das ist der Unterschied.“

Als ich vor vielen Jahren das erste Mal von dieser Erzählung gehört habe, war mir noch gar nicht so bewusst, in wie vielen Situationen ich mich vermeintlich auf eine Sache konzentriert habe, in Gedanken aber schon ganz woanders war. Ich habe mich dann eine Weile beobachtet, um zu schauen, bei welchen Aktivitäten ich wirklich hundertprozentig dabei war. Einfach fiel mir dies bei den Dingen, wo der ganze Körper im Einsatz war. Zum Beispiel beim Tanzen, wo ich auf den Rhythmus hören, die Choreografie umsetzen und mich auf meinen Partner einstellen musste. Hier konnte ich mir nicht noch Gedanken über offene Themen des Tages oder Aktivitäten der Woche machen. Ebenso erging es mir in Bereichen, in denen ich interessante Fachliteratur gelesen habe. Ich war völlig im Thema, so dass sogar das Beobachten weggefallen war. Ebenso konnte ich mich sehr intensiv in komplexe Thematiken vertiefen, die mir grundsätzlich liegen und Freude bereiten, bei denen ich mit viel Leidenschaft dabei war. Gerade bei den Dingen, die ich mache, weil sie gemacht werden müssen, neige ich dazu, mich gerne aktiv abzulenken. Und das ist auch nicht immer verwerflich. Es kommt darauf an, mit welcher Konzentration ich diese Dinge tun muss. Und es hängt von meinem Empfinden ab, was mir hilft und was mich vielleicht in der Konzentration stört und mich ablenkt.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Lernen. Im Allgemeinen sagt man, dass es am besten ist, wenn man sich in einer absolut ruhigen Atmosphäre und ablenkungsfreien Umgebung voll und ganz auf den Lerninhalt konzentrieren kann. Doch es gibt auch Untersuchungen, die zeigen, dass leise Musik im Hintergrund, gerne Klassik, das Gehirn dabei unterstützt, das Gelernte besser zu behalten. Gute Erfahrungen habe ich – auch persönlich – mit der wingwave®-Musik und der zugehörigen wingwave® –App gemacht. Auch hierzu gibt es Studien, die die unterstützende Wirksamkeit, gerade auch beim Lernen, belegen. Zusätzlich gibt es die unterschiedlichsten individuellen Empfindungen, was die beste Lernatmosphäre für den jeweiligen Typ Mensch ist. Und da kann ich nur sagen, wählen Sie die Lernumgebung, in der Sie sich wohl fühlen, denn das ist eine gute Voraussetzung, sich möglichst störungsfrei auf den zu lernenden Stoff konzentrieren zu können.

Interne und externe Störfaktoren
Ein weiterer Tipp, um konzentriert arbeiten zu können, ist, alle Dinge, die einem gerade im Kopf rumschwirren, aus dem Kopf heraus in andere „Speichermedien“ zu übertragen. Sie können z. B. alles kurz notieren – aus dem Kopf durch die Hand aufs Papier; egal, ob als Aufgabenliste gesammelt oder vielleicht auf separaten Post-its. Nutzen Sie gerne auch elektronische Listenformate. Womit Sie am besten arbeiten können ist individuell verschieden, probieren Sie es aus. Wichtig ist, dass mit dieser Hilfe die ganzen losen Gedankenenden aus dem Kopf geleitet werden. Unser Erinnerungssystem und damit unser Gehirn liebt abgeschlossene Dinge. Offene Punkte und lose Enden stören. Damit sie fertiggestellt werden können, erinnert unser Gehirn uns, meist zu den ungelegensten Zeiten, daran, diese Dinge doch bitte endlich anzugehen. Wenn ich also alle aktuellen Gedanken abgelegt habe, steht einem fokussierten und konzentrierten Arbeiten nichts mehr im Wege. Hilfreich ist auch, für die geplante fokussierte Arbeitszeit alle möglichen externen Ablenkungsmöglichkeiten zu minimieren. Dazu gehört es, das Telefon stumm zu schalten, den E-Mail Eingang ebenso und auch dem Umfeld zu signalisieren: „Für die nächste Stunde bitte nicht stören.“

Das Fokussieren (wieder) lernen

Um das fokussierte Arbeiten einzuüben, hilft es, mit den Dingen zu beginnen, die Sie grundsätzlich gerne tun. Dann haben Sie schon eine große Grundmotivation und das Üben des fokussierten Arbeitens wird durch diese Tätigkeit unterstützt. Beginnen Sie erst einmal mit kürzeren Zeiten des fokussierten Arbeitens. Zum Beispiel hat sich bei der Pomodoro-Technik gezeigt, dass eine Dauer von ca. 25 Minuten ein guter Zeitabschnitt ist, in dem man konzentriert und fokussiert arbeiten kann. Nach einer kleinen Pause, von ca. fünf Minuten, können Sie dann den nächsten Zeitblock angehen. Grundsätzlich sollten Sie nach ca. einer Stunde intensivster, fokussierter Arbeit eine Pause einlegen. Auch hier haben Forschungen gezeigt, dass im Schnitt nach einer Stunde geistiger Arbeit die Gehirnleistung abnimmt.

Gerade in Zeiten, wo wir vermeintlich mehr zu tun haben, als wir glauben, erledigen zu können, hilft der richtige Fokus uns, erfolgreich durch diese Zeiten zu kommen.

Und damit sie auch in diesen arbeitsreichen Zeiten in der Lage sind, fokussiert arbeiten zu können, fangen Sie direkt mit dem Üben an. Aus eigener Erfahrung und auch der Erfahrung vieler Klienten kann ich sagen, fokussiertes Arbeiten spart letzten Endes viel Zeit. Und den Fokus auf die Dinge zu legen, die man gerade aktiv angeht, ist in allen Lebenslagen hilfreich.

Fokus spart Zeit – arbeiten Sie daran!

Home Office – Fluch oder Segen?

Durch den Ausbruch und die Verbreitung des Corona-Virus‘ gab es im Frühjahr den Lockdown, der die Arbeitswirklichkeit vieler Menschen schlagartig verändert hatte. Sie durften nicht mehr zur Arbeit gehen. Soweit es möglich war, bauten die Firmen ihr Angebot an Heimarbeit aus. Das Home Office wurde zur (Not-)Lösung.

Damals und heute

Die Möglichkeit, regelmäßig von zu Hause zu arbeiten, gerade in den Büroarbeitsbereichen, gibt es schon sehr lange. In größeren Unternehmen wurden sogenannte Teleheimarbeitsplätze eingerichtet. Diese waren genau beschrieben und die Voraussetzung war klar definiert.

Auch ich hatte nach der Geburt meines Sohnes einen Teleheimarbeitsplatz für zwei bis drei Tage in der Woche. Dazu habe ich in meinem Haus ein Zimmer bereitgestellt, das von meinem Arbeitgeber mit Firmenmobiliar eingerichtet wurde. Wir hatten einen separaten Telefonanschluss und Datenleitungen und zur Ausstattung gehörten natürlich der Computer, ein Telefon, ein Faxgerät und ein Drucker. Die Arbeitszeiten an diesem externen Ort entsprachen den Arbeitszeiten am Bürostandort. Natürlich hat mich keiner daran „gehindert“, mich abends, wenn mein Sohn eingeschlafen war, nochmal an den Computer zu setzen.

Mit zunehmender Digitalisierung und Erweiterung der Netze hinsichtlich Bandbreite und Geschwindigkeit wurde das Arbeiten mit dem Computer örtlich immer flexibler. Unternehmen führten das sogenannte mobile Arbeiten ein. Mit dem Firmen-Laptop, dem W-LAN und sicheren Zugangskanälen können die Arbeitnehmer an dem Ort arbeiten, der für sie geeignet scheint. Hier nimmt der Arbeitgeber keinen engen Einfluss mehr auf die Ergonomie des Arbeitsplatzes und die Arbeitszeiten. Nur das Arbeitszeitschutzgesetz ist einzuhalten. Ob man also im Zug, im Café, dem Hotel oder eben zuhause arbeitet, bleibt meist freigestellt.

Klare Vorteile

Einer der großen Vorteile der Home-Office-Arbeit ist der Wegfall der Anfahrtswege. Für viele von uns sind diese lang und oft auch nervenaufreibend. Ich kenne kaum jemanden, der sich über die Verringerung seines Arbeitsweges beschwert. Natürlich gibt es diejenigen unter uns, die mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren und gerade auch den Rückweg als Ritual zum Ende des Arbeitstages nutzen, den Arbeitsweg also gerne „gestalten“. Aber auch für diese Menschen braucht sich nichts in Zeiten des Homeoffice‘ zu ändern. Sie können vor der Arbeit eine Runde fahren und sich nach getaner Arbeit, vor allen Dingen auch zum Setzen eines Schlusspunktes, wieder auf das Fahrrad schwingen und neue Routen erkunden. Durch den Wegfall der Anfahrtszeit gewinnen wir alle „freie Zeit“, die wir bewusst für Dinge einsetzen können, die uns guttun.

Auch die gesteigerte Mobilität – das Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort – ist ein Gewinn. Solange die Qualität der Arbeit und die „Lieferfristen“ stimmen, stellen viele Vorgesetzte es ihren Mitarbeitern frei, am Ort ihrer Wahl zu arbeiten – ob das nun die ruhige Ecke im schnuckeligen Café nebenan oder ein Konferenzraum im Hotel ist.

Außergewöhnliche Zeiten

Während des Lockdowns beschränkten sich die möglichen Arbeitsorte auf die eigene Wohnung. Und hier fängt auch schon die Differenzierung an. Wenn ich bereits ein gut ausgestattetes Arbeitszimmer mit einem geeigneten Schreibtisch und einem passenden Stuhl hatte, dann war ich schon gut gerüstet für die folgenden Wochen. Für ein paar Tage ist auch der Küchentisch ein möglicher passender Arbeitsort. Zwei Monate Küchentisch oder gar Sofa sind allerdings keine ergonomische Lösung.

Wenn ich mich und meine Arbeit in Videokonferenzen präsentieren, im wahrsten Sinne des Wortes „ins richtige Licht setzen“ möchte, dann spielen auch noch die Beleuchtung und die Hintergrundszenerie eine Rolle:

  • Habe ich die notwendige technische Ausstattung?
  • Bin ich gut hörbar?
  • Wie ist das mit den Nebengeräuschen?
  • Und ja, was trage ich für Kleidung?

Es kann sich zwar witzig anfühlen, wenn man im Pyjama am Online-Meeting teilnimmt, weil man denkt, man wird nicht „in Gänze“ gesehen. Nur, der Wechsel der Kleidung signalisiert nicht nur dem Gegenüber: „Ich bin jetzt im Arbeitsmodus“. Auch man selbst leitet daraus instinktiv den Unterschied zwischen privatem und beruflichem Wirken ab. Es ist wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie man wirken will und was hilft, in der gewohnten, häuslichen Umgebung in den Arbeitsmodus zu kommen.

Spagat zwischen Beruflichem und Privatem

Eine große Herausforderung bei der Arbeit zu Hause ist das Thema Abgrenzung:

  • Wie schaffe ich es, nach dem Frühstück in den Arbeitsmodus zu kommen?
  • Noch schwieriger, wie schaffe ich es, nach der letzten Aktivität des Arbeitstages wirklich den Wechsel zum Privatleben zu vollziehen, wenn ich keinen örtlichen Wechsel habe?

Ich habe mehr als 20 Jahre Erfahrung mit dem Thema Home Office machen können – in unterschiedlichen Konstellationen. Wenn ich ein eigenes “Büro“ im Haus hatte, war das deutlich einfacher, da ich einen räumlichen Wechsel vornehmen konnte. Ich habe dann meinen Laptop wirklich weggestellt und eingepackt, auch, wenn ich ihn am nächsten Morgen direkt wieder nutzen wollte. Gerade auch in verantwortungsvollen Positionen kann es einem passieren, dass man allzeit erreichbar und im Arbeitsmodus ist, dass man nur noch schnell ein paar Mails checken möchte, weil man ja auf eine wichtige Antwort wartet. Dieses Verhalten führt meist dazu, dass viel mehr Zeit investiert wird, als geplant. Ich kann sowohl aus eigener als auch der Erfahrung meiner Klienten sagen, dass so die notwendige Abgrenzung immer weiter aufgeweicht wird.
Was da hilft, ist ein klares Commitment mit sich selber, am besten mit einer zeitlichen Grenze oder auch mit einer Grenze von zu erledigenden Aktivitäten. Hier ist dann Rückgrat gefragt, wenn zu einer unpassenden Zeit noch ein Anruf der Vorgesetzten erfolgt, bitte ganz kurz noch was zu erledigen. In dieser Situation „nein“ zu sagen und klar zu formulieren: „Ich habe jetzt Feierabend; ich werde mich morgen früh direkt darum kümmern.“, ist absolut legitim und sollte nur in echten Notfällen widerrufen werden. Hier ist die persönliche Kunst des Nein-Sagens gefragt.

Home-Office-Arbeit verführt oft auch zu einer Konzentration der Arbeit. Ein Termin folgt auf den nächsten, es gibt kaum Zeit für Pausen oder den sozialen Austausch. Ich höre in meinem Umfeld oft, dass viele das kurze Gespräch an der Kaffeemaschine, den Austausch auf dem Flur oder auch das gemeinsame Mittagessen in der Kantine vermissen. Wenn der soziale Austausch nicht explizit in den Web-Meetings eingeplant wird, fällt er oft komplett aus. Und da man selbst so intensiv beschäftigt ist, ruft man auch nicht seine Kollegen einfach nur so an, um zu hören, wie es ihnen geht.

Nun gibt es Personen, die strengen soziale Kontakte mehr an als andere. Für sie sind die Zeiten des intensiven Arbeitens im Home Office ein Segen. Sie blühen vielleicht sogar auf ohne den sozialen Kontakt zu anderen. Demgegenüber stehen diejenigen, die unheimlich viel Energie und Motivation aus dem persönlichen Kontakt mit anderen Menschen ziehen. Sie lechzen gerade danach, sich wieder persönlich zu treffen. Denn durch den Lockdown sind nicht nur ihre Kontakte im Arbeitsumfeld abgeschnitten worden, auch sonstige gesellige Aktivitäten fielen fast gänzlich weg.

Tipps & Tricks

Beim Arbeiten im Home Office helfen klare Strukturen und Ordnung. Der Arbeitsplatz sollte möglichst nur mit den Dingen befüllt sein, die ich auch wirklich für die Arbeit benötige. Diese Sachen kann ich dann zum Feierabend schön zusammen-, idealerweise sogar weglegen, so dass sie in dem nun privaten Umfeld nicht mehr im Fokus stehen.

Wenn ich parallel zu meiner Arbeit im Home Office familiären Aufgaben nachgehen muss, wie der Betreuung meiner kleinen und der Beschulung der größeren Kinder, dann ist das Home Office eine kaum lösbare Herausforderung. Ich hatte das Glück, dass mein Sohn sich, wenn er durch eine Erkrankung nicht in der Betreuung war, immer „gesund geschlafen“ hat. D. h. ich hatte für meine Arbeit genügend Zeit und konnte mich in den Wachphasen meines Kindes meist störungsfrei und intensiv kümmern. Dies ist natürlich nicht der Regelfall. Im Lockdown hatten wir meist keine kranken Kinder zu Hause, sondern ganz normale, lebendige, aufmerksamkeitssuchende, aktive Kinder. Ich bewundere jedes Elternteil, das mit dieser Doppelbelastung die Zeit des Home Office‘ halbwegs gut überstanden hat. Diese Anstrengung ist nicht hoch genug zu bewerten, da sie in den meisten Fällen zulasten der persönlichen Zeiten und Ruhephasen erledigt wurde. Andererseits kann die Arbeit im Home Office gerade für Familien mit Kindern eine gelungene Lösung sein, wenn flexible Arbeitszeiten eine passende Abstimmung zwischen Familie und Arbeit ermöglichen.

Nicht zuletzt haben auch viele Führungskräfte positive Erfahrungen mit der erzwungenen Heimarbeit machen können. Überraschenderweise arbeiten die meisten Menschen tatsächlich auch „genug“ und „ordentlich“, wenn man ihnen nicht immer über die Schulter schaut, sondern ihnen vertraut. Diese Erkenntnis, dieses Vertrauen kann ganz neue Perspektiven und Schwung in die Zukunft der Arbeitswelt bringen.

Zum Abschluss noch fünf Tipps, wie das Arbeiten im Home Office effektiver und angenehmer gestaltet werden kann:

  • Nutze ein stimmiges Zeit- und Selbstmanagement.
  • Achte auf eine optimale Arbeitsumgebung – Stichwort: Ergonomie.
  • Setze Grenzen – sieh das Nein als persönlichen Freund an.
  • Unterscheide klar die Arbeits- von der Freizeit.
  • Denke an den regelmäßigen sozialen Austausch mit deinen Kollegen.

Home Office ist – richtig eingesetzt – ein Segen!

Mein Buchtipp für Führungskräfte:
Erfolgsmodell Homeoffice von Alexander Glöckler (Hg.)

Ein oft diskutiertes Thema in unterschiedlichsten Lebensbereichen ist die Motivation:

  • Wie motiviere ich Schüler*innen, Auszubildenden, Studierenden?
  • Wie „bewege“ ich meine Mitarbeiter*innen?
  • Wie treibe ich meine Mannschaftsmitglieder zur Höchstform?
  • … und: Wie motiviere ich mich?

Die Liste können wir beliebig fortführen…

Es wird immer wieder versucht, mit unterschiedlichen Methoden Menschen von außen zu motivieren. Dies kann kurz- bis mittelfristig auch passabel funktionieren. Jedoch nutzt sich die beste Motivation, die mich nur von außen motiviert, irgendwann ab.

Motivation durch Wettbewerb

Nehmen wir beispielsweise das im Vertrieb vieler Unternehmen beliebte Ranking- und Wettbewerbssystem. Es gibt Personen, die lassen sich sehr gut durch Wettbewerb motivieren. Sie geben Ihr Bestes und fühlen sich durch die wöchentlichen Rankings, in denen Sie vielleicht immer besser werden, bestätigt in dem, was sie tun. Sie nutzen Verschlechterungen im Ranking wiederum dafür, um entweder noch härter in der Folgewoche zu arbeiten oder sogar etwas zu verändern; sie verwenden Rückschläge als Motivation.

Genauso gibt es Menschen, die zwar täglich ihr Bestes geben, denen das Ranking aber nicht wirklich den Kick gibt, um (noch) mehr oder besser zu arbeiten. Natürlich freut es sie auch, einmal vorne zu stehen, allerdings kann eine schlechte Position diese Mitarbeiter nicht immer motivieren, härter zu arbeiten. Schnell kann da das Urteil fallen, diese Mitarbeiter wären z.B. nicht für den Vertrieb geeignet. Doch vielleicht ist nur die Art der Motivation nicht für diese Mitarbeiter geeignet und sie würden mit anderen Motivatoren grandiose Erfolge für das Unternehmen erzielen…. Das ist durchaus einen zweiten Blick wert.

Motivation durch Bestrafung

Manchmal arbeiten Vorgesetzte auch damit, Strafen „nur“ anzudrohen und den Betroffenen noch die Chance zu geben, diese zu umgehen: „Wenn sich Ihre Leistungen im nächsten Halbjahr nicht bessern, sehe ich für unsere Zusammenarbeit leider schwarz.“ Solche Drohungen führen meist dazu, dass die Mitarbeiter ihre Leistung gerade so weit verbessern, dass sie den negativen Konsequenzen entgehen. Eine echte Motivation entsteht so jedoch nicht.

Im Job kann soziale Bestrafung zwar funktionieren, sie hat aber meist einen bitteren Beigeschmack. Wenn eine Führungskraft ein Teammitglied vor versammelter Mannschaft abkanzelt, brennt sich das ins Gedächtnis ein und diese Person wird versuchen, einen solchen Fehler in Zukunft zu vermeiden. Dies bringt zwar kurzfristig Erfolg. Doch ist Bestrafung – ebenso wie ein Befehl – eine langfristig wenig Erfolg versprechende Art von „Motivation“. Strafe demotiviert, fördert kein gewünschtes, sondern unterdrückt nur unerwünschtes Verhalten und kann zusätzlich Rachegefühle beim Bestraften schüren. Und echtes Engagement des Mitarbeiters unterbindet dieses Führungsverhalten leider auch.

Geld als Motivator

Völlig überschätzt als Motivationsfaktor sind Lohn- und Gehaltserhöhungen. Diese gehören in der Regel zu den sogenannten „Hygienefaktoren“: Die Grundlage muss stimmen. Ab einem bestimmten Level ist die motivierende Wirkung nach sehr kurzer Zeit durch die Gewöhnung daran kompensiert. Wenn man die höhere Summe das erste Mal auf dem Kontoauszug sieht, ist man noch ganz euphorisch. Nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit erwartet man die obligatorische Gehaltserhöhung zum Jahreswechsel bereits. Ich spreche hier nicht gegen notwendige Erhöhungen oder Prämien für besondere Leistungen. Man darf nur ihre Wirkung nicht überschätzen. Eine Bindung der Mitarbeitenden ans Unternehmen erreicht man dadurch so gut wie nie. Hier sind andere Faktoren wesentlich wichtiger.

Motivierende Trainer und Vorgesetzte

Gerade im Sport und im Trainingsbereich wird viel von „berüchtigten“ Motivatoren gesprochen. Wenn man sich erfolgreiche „Motivatoren“ und ihre Arbeit genauer anschaut, dann kommt hier eine ganze Ansammlung unterschiedlicher Faktoren zum Tragen, die oft zum einen die Individualität des Einzelnen und zum anderen die Gemeinsamkeiten im Team nutzen. Ein gutes Beispiel aus dem Fußball ist Jürgen Klopp, der schon lange mit einem psychologischen Profil intrinsischer Motivatoren arbeitet. Er kennt für jeden Spieler genau die individuellen Antreiber, die er nutzen oder eventuell bremsen muss. Untersuchungen mit Hilfe des LUXXprofiles haben bei Profi-Fußballern ergeben, dass eine große Mehrheit der Spieler stark durch die Familie motiviert wird. Dies kann sowohl von Trainern als auch vom Umfeld für Leistungssteigerungen genutzt werden.

Jetzt sind natürlich die meisten unter uns nicht mit Profi-Fußballern zu vergleichen. Aber auch im „normalen“ Arbeitsleben stellen wir fest, dass manche Dinge von alleine laufen und wir uns bei anderen Dingen schwertun, sie anzugehen. Wie kann es meine Arbeitswelt verändern, wenn meine Vorgesetzten genau wissen, was mich motiviert und wie sie mir eine Freude machen können oder wo sie mich besser unterstützen können? Auch für mich als Vorgesetzte wäre das Leben doch viel leichter, wenn ich mein Personal und deren innere Antreiber besser kennen würde. Dann würde keiner mehr mit für ihn falschen, externen Motivatoren angetrieben – zeit- und kraftraubend.

Königsweg „intrinsische“ Motivation

Die am stärkste und nachhaltigste wirkende Motivation ist die intrinsische, da sie sich nicht abnutzt. Menschen sind motiviert und zu Veränderung bereit, wenn sie das Gefühl haben, ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und ihre Wünsche verwirklichen zu können. Sie wollen sich weiterentwickeln und – für Unternehmen besonders wichtig – an einer für sie wichtigen Sache mitwirken. Das Streben nach Kompetenz, Selbstverwirklichung und Zugehörigkeit befeuert die intrinsische Motivation. Damit Mitarbeiter intrinsische Motivation erleben, müssen sie in einer Position arbeiten, die zu ihren bewussten und unbewussten Zielen passt. Hier sind Führungskräfte in der Verantwortung, genau hinzuhören, eine gute Personalauswahl zu treffen und das Personal dann an den richtigen Positionen einzusetzen.

Natürlich können wir von außen motivierende Umfelder schaffen. Für die Unternehmensleitung sollte es Priorität haben, jedem Mitarbeiter im Unternehmen dessen individuelle Wichtigkeit zu bestätigen. Jeder Vorgesetzte kann mit einfachen Mitteln für Zufriedenheit und intrinsische Motivation“ sorgen, indem er seinem Mitarbeiter aktiv rückmeldet, warum auch jeder kleinste Posten für den Gesamterfolg wichtig ist.

Eine direkt beim Krankenhaus angestellte Reinigungskraft in einem Hamburger Krankenhaus hat dies sehr schön auf den Punkt gebracht:

Wenn ich hier nicht ordentlich im OP sauber mache, dann arbeitet dort keiner mehr und es werden so keine Leben bei uns gerettet.“

Ebenso ist ein respektvoller und wertschätzender Umgang untereinander ein großer Motivations- und Bindungsfaktor. Wenn ich eine gute Dialog- und Feedbackkultur im Unternehmen habe, dann habe ich die Chance, schnell von Unstimmigkeiten zu erfahren und dagegen etwas tun zu können. Hierzu gehören natürlich beide Seiten. Alle müssen offen über die Dinge reden können, die aktuell die Arbeit oder Zusammenarbeit behindern.

Für Unternehmen sollte immer im Fokus stehen, die Mitarbeiter möglichst so einzusetzen, dass der Unternehmenserfolg gestützt wird. Dafür sollte man die intrinsischen Motive seiner Belegschaft kennen. Und für jeden Einzelnen ist es wichtig, seine Ziele im Leben zu fixieren und motiviert nach deren Erreichung zu streben. Vor allem sollte auch auf die Vermeidung von demotivierenden Umfeldern geachtet werden.

Die stärkste Motivation kommt von innen!