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Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

vielleicht kennen Sie diese Situation: Sie warten auf etwas und dann kommt es zwar, allerdings nicht in der Form und Qualität, wie Sie es erwartet haben und meist noch zu spät. Was machen Sie dann? Die meisten Menschen fangen an, sich zu ärgern. Sei es über denjenigen, der die Sache erstellt oder bearbeitet oder die Person, die es „geliefert“ hat. Oder sie ärgern sich über sich selbst, weil sie wieder auf Versprechen vertraut haben und „reingefallen“ sind.

Was macht Ärger mit uns?

Ärger ist eine sehr heftige Emotion, die in der Regel jeder Mensch sehr gut wahrnehmen kann. Sie macht sich mit Wucht und Energie bemerkbar. Auslöser des Ärgers ist eine von uns subjektiv betrachtete Verletzung verschiedener persönlicher Bedürfnisse. Je nachdem, wie temperamentvoll wir sind, kann sich dieser Ärger schnell und heftig entwickeln und bis zu einer ausgewachsenen Wut steigern. Im direkten Moment, in dem wir diese Emotion ausleben, fühlen wir uns energetisiert, quasi kampfbereit. Das Hormon Adrenalin schießt ein und kann seine volle Kraft im Körper entfalten. Gleichzeitig übernimmt die Amygdala, das Emotionszentrum unseres Hirns, immer mehr die Kontrolle, je stärker wir diesem Ärger seinen Lauf lassen. Vernunft und Verstand treten in den Hintergrund und der präfrontale Kortex hat erst einmal Pause. Daher passiert es in einer Phase, in der wir unserem Ärger Luft machen, oft, dass wir Dinge tun oder sagen, die wir mit ein bisschen Überlegung vermieden hätten oder die uns hinterher sogar richtig leidtun. Unser Fokus liegt während des Auslebens der Wut einzig und allein auf dem Grund unseres Ärgers. Da wir in der Zeit viel Adrenalin im Körper haben, dass ohne Zweifel viel Kraft gibt, fühlen wir uns dabei anfangs auch aufgeladen und gut in unserem Fühlen und Handeln.

Wenn wir zu diesem Zeitpunkt auch noch Teil einer Gruppe sind, die den gleichen Ärger oder gar Wut spürt, dann gibt uns das ein Gefühl der Gruppenzugehörigkeit und viel Bestätigung. Leider wird dabei die Denkfähigkeit stark eingeschränkt. Es kann sein, dass wir am Ende gar nicht mehr so genau wissen, wieso wir so wütend geworden sind. In der Zeit, in der wir diese Wut aktiv ausleben, fühlen wir uns gut und kraftvoll. Danach sind wir meist ziemlich erschöpft oder ausgelaugt, was im schlimmsten Fall sogar die Wut auf das ursprüngliche Thema verstärken kann.

So etwas kann man sehr schön bei eskalierenden Protestbewegungen beobachten. Wenn die einzelnen Protagonisten hinterher befragt werden, dann kommen oft Aussagen wie: „ja, so genau weiß ich das jetzt auch nicht mehr“- „wie, das wollte ich aber gar nicht“ – „ich kann mich gar nicht mehr richtig erinnern, was überhaupt abgelaufen ist“– „das hat sich irgendwie verselbstständigt“. Und wenn man genau diese Gruppe beobachtet, dann sind manche professionelle Anführer eher abgeklärt und zwar laut, aber nicht wirklich die ganze Zeit in der echten Emotion.

Was können wir tun?

Eine gute Möglichkeit ist, sich bei aufsteigendem Ärger selber zu fragen: „Will ich mich jetzt wirklich aufregen und ärgern oder ist es zwar dumm gelaufen, aber nicht wert, sich lange damit zu beschäftigen?“ Wir haben einen kleinen Augenblick Zeit, diese Entscheidung zu treffen und unser Verhalten bewusst zu steuern. Durch dieses bewusste Fragen stoppen wir den Automatismus, der dem Prozess sonst zugrunde liegt. Wenn wir uns entscheiden, den Ärger laufen zu lassen und ihm seinen Raum zu geben, dann haben wir für mindestens 20 Minuten den Einfluss des Adrenalins in unserem Körper. Mit allen Auswirkungen, die ein Adrenalinschub auf den Körper und unseren Geist nehmen kann. Sich selber zu beobachten und explizit zu entscheiden, wie man mit einem Gefühl umgehen möchte, das bei jedem normalerweise automatisch erzeugt wird, bringt sehr viel Klarheit über ablaufende Mechanismen mit sich.

Wenn wir an solchen Situationen etwas ändern möchten, haben wir verschiedene Möglichkeiten.

Nehmen wir als Beispiel den Klassiker in einer Beziehung, die Zahnpasta. Der Eine quetscht immer am Anfang oder in der Mitte, die Andere akkurat am Ende der Tube, der Dritte lässt den Verschluss immer offen und die Vierte kauft immer wieder die falsche Sorte. Ich kann mich jetzt natürlich jedes Mal ärgern und habe mir mindestens 20 Minuten des Tages verdorben oder ich kann hier nach Alternativen suchen. Ich persönlich schwöre übrigens in Beziehungen immer auf persönliche Zahnpasta-Tuben – jedem die „Seine“. Jetzt ist natürlich nicht jedes Thema so einfach zu lösen.

Eine große Hilfe ist generell das Bewerten der Situation, über die ich mich ärgern könnte (oder eben nicht):

  • „Welche Relevanz hat das Thema in meinem Leben?“
  • „Ändert es etwas, wenn ich mich ärgere?“
  • „Was kann ich aktiv tun, um zukünftig diese (oder eine ähnliche) Situation zu vermeiden?“

Seien Sie gelassen

Der einfachste Weg im Umgang mit Ärger ist, viel gelassener auf die absehbaren Unbilligkeiten des Lebens zu reagieren. Wenn ich zum Beispiel in der Rushhour mit dem Auto zur Arbeit fahre und regelmäßig im Stau stehe:

  • „Kann ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Ja!“
  • „Muss ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Nein!“

Ich weiß ja, dass diese Situation entstehen kann. Ich kann verschiedene alternative Strategien entwickeln, mit dem Stau umzugehen. Meine persönliche Lösung waren übrigens Hörbücher. Ich habe während der Fahrt einfach Hörbücher gehört und so kaum gemerkt, ob ich jetzt die optimalen 25 Minuten oder die manchmal möglichen 45 Minuten unterwegs war. Meine Autofahrten sind mit dieser Strategie heute noch gelassen. Und damit ich nicht zusätzlich unter Druck komme, wenn ich einen festen Termin habe, plane ich den Stau einfach mit ein und habe bei „überpünktlicher“ Ankunft noch Zeit, andere Dinge zu erledigen. Und wenn es keine anderen Dinge sind, dann nutze ich diese Zeit einfach für mich und mache eine kleine Pause. Je nach Umgebung mit einem kleinen Spaziergang, einer Achtsamkeitsübung oder auch einem kurzen ganz persönlichen Telefonat.

Jeder kann mit solchen Strategien die Impulsivität lenken. Dadurch, dass man sich in genau solchen Trigger-Situationen bewusst wahrnimmt und seine Optionen abwägt und sich aktiv für eine Reaktion entscheidet, lernt man sich Stück für Stück intensiver kennen und kann immer besser mit solchen Auslösern umgehen. Sukzessive wird mir „in diesem Training“ bewusst, welche Dinge oder auch Bereiche es sind, bei denen ich sehr schnell „anspringe“ und mit welchen ich schnell gelassener umzugehen weiß.

So schaffen wir es nach und nach, immer mehr auch unsere wunden Punkte aufzudecken. Das sind Themen, die bei uns schon lang erprobte Muster triggern, unsere größten Herausforderungen.

Ich empfehle Ihnen, damit anzufangen, sich zu beobachten und an den Themen zu arbeiten, bei denen sie neue Strategien entwickeln können, das Ganze gelassener zu nehmen.

Oft ist das ein langer Weg. Wenn Sie es erstmals schaffen, ein gedankliches STOPP zu aufkommendem Ärger zu sagen und dann merken, was das mit Ihnen im positiven Sinne macht, werden Sie genug Motivation haben, sich weiter mit dem Thema zu beschäftigen.

Ich persönlich bin diesen Weg gegangen und ärgere mich heute nur noch selten. Natürlich kann auch ich in Situationen kommen, wo ich keine Zeit mehr habe, anders zu entscheiden. Oder ich war völlig mit mir im Reinen, dass ich mich jetzt ärgern wollte, und diese Energie auch genossen habe, obwohl ich mich hinterher nicht so toll gefühlt habe. Auch weiß ich heute, dass meine persönliche Steuerungsfähigkeit nachlässt, wenn ich extrem überarbeitet oder gestresst bin. Mein Umfeld erlebt mich dann deutlich dünnhäutiger.

Mensch, ärgere Dich nicht!

Das Mailfach ist voll, das Telefon klingelt, das nächste Meeting steht an – der Morgen hat noch nicht einmal richtig begonnen und schon ist man „reif für eine Pause“. Soll man diesem Gefühl nachgeben oder lieber noch schneller arbeiten? Gibt es den richtigen Zeitpunkt für eine Pause in einem vollgepackten Arbeitsalltag? Ja – den gibt es.

Vielleicht kennen Sie auch Stimmen aus ihrem Bekanntenkreis, die sagen: „Pausen, so ein Quatsch, das brauche ich nicht.“ „Wer seinen Traumjob oder seine Berufung gefunden hat, braucht keinen Urlaub.“ „Ich lebe für meine Arbeit, Tag und Nacht.“ „Pausen sind Unterbrechung und damit vergeudete Zeit.“

Ist das wirklich so? Wenn wir das Thema einmal ganz anatomisch angehen, lässt sich feststellen, dass der menschliche Körper, die Muskulatur und auch das Gehirn, bei aktiver Nutzung nach einer gewissen Zeit ermüdet. Es hängt natürlich davon ab, was wir tun, wie gut wir trainiert sind in dem, was wir tun und wie sorgsam wir mit unserem Körper im Allgemeinen umgehen. So lässt ein gut genutztes Gehirn nach ca. 60 Minuten konzentrierten Arbeitens nach. Wir merken das meist gar nicht direkt, d. h. wir meinen, wir könnten unseren Arbeiten weiter effizient nachgehen. Wenn man mal genau hinsehen würde, fiele einem jedoch auf, dass die Dinge deutlich langsamer vorankommen.

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Pausen sind dazu da, Stress abzubauen und Kraft aufzutanken. Erholt arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damit effizienter.

Betrachten Sie Pausen daher nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames und auch notwendiges Auftanken von Energie.

Wenn Sie bei der Arbeit in der Lage sind, eigenverantwortlich über kleine Abschnitte Ihrer Zeit zu entscheiden, dann versuchen Sie es einfach mal mit dem Einbau Kraft liefernder Pausen.

Einschlägige, medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa 1 Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat. Sie sollten daher regelmäßige, aber kurze Pausen in Ihrem Tagesplan vorsehen.

Fünf Tipps für eine „gute“ Pause

  • Verzichten Sie während der Pausen auf alle, vor allem für das Gehirn anstrengende, Tätigkeiten wie Telefonieren oder Internet und Social Media.
  • Genießen Sie bewusst die Ruhe und das Nichtstun.
  • Hilfreich bei Bildschirmarbeit ist z. B., den Blick in die Ferne schweifen zu lassen, um den Augen Erholung zu gönnen.
  • Machen Sie das Fenster auf, schließen Sie die Augen und atmen Sie ein paar Mal tief die frische Luft ein. Gerade der tiefe, langsame Atem beruhigt sehr zeitnah und intensiv.
  • Hilfreich ist auch ein Ortswechsel. Gehen Sie in die Küche, trinken Sie ein Glas Wasser, bewegen Sie sich einfach ein bisschen. Gerade diese Haltungswechsel wird auch Ihr Rücken Ihnen danken. Der physische Abstand zum Schreibtisch unterstützt das kurze Pausieren auch mental.

Fünf Tipps für die Integration von Pausen

  • „Eine Pause ist ein Termin mit sich selbst“!
    Das hört sich jetzt erst einmal komisch an, hilft in der Anfangsphase jedoch ungemein: Tragen Sie Ihre Pausenzeiten bereits am Sonntag für die ganze Woche im Terminplan ein. Am besten farbig, damit sie nicht zu übersehen sind.
  • „In der Kürze liegt die Würze!“
    Mehrere kurze Erholungspausen sind insgesamt wirkungsvoller als nur eine lange am Mittag. Finden Sie Ihren persönlichen Pausenrhythmus. Es gibt viele Methoden, die mit unterschiedlichen Zeiträumen arbeiten. Die Pomodoro-Technik hat zum Beispiel 25-Minuten-Arbeitsblöcke mit einer 5-minütigen Pause als Basis. Spätestens nach 90 Minuten sollte eine kurze Pause eingeplant werden. Dann lassen Sie Ihre Arbeit für ein paar Minuten bewusst ruhen.
  • „Mahlzeit!“
    Eine längere Pause am Mittag sollten Sie sich zusätzlich gönnen. Wenn der Körper aufgrund des biologischen Rhythmus‘ sowieso ein Leistungstief erreicht hat oder eine Pause „erwartet“, geben Sie ihm, was er will.
  • „Raus in die Natur!“
    Machen Sie mindestens einmal am Tag einen Spaziergang. Damit sorgen Sie für neue Sauerstoffzufuhr und klären Ihre Gedanken. Ideal ist hier eine Verbindung mit dem Mittagessen, da der Körper nach der Nahrungsaufnahme durch die Bewegung wieder aktiviert werden kann.
  • „Chillen via App.“
    Wer sich für die Pause nicht vom Smartphone trennen kann, nutzt einfach zum Einstieg eine „App“; inzwischen gibt es tolle Tools, mit Hilfe derer Sie Pausen gelenkt einbauen können. Der Aufbau reicht von minimalistisch bis esoterisch – für jeden ist hier was Passendes dabei. Versuchen Sie dann nach und nach sich vom Smartphone zu lösen.

Stressreduktion durch die Natur

Neueste Studien haben gezeigt, dass schon kurze Aufenthalte im Grünen den Spiegel des Stresshormons Cortisol langfristig signifikant senken können.

  • Schon 3 x 20 Minuten pro Woche reichen dazu aus.
  • Gehen oder Sitzen Sie in einer natürlichen Umgebung. Ein Garten, ein Park, eine Wiese oder vielleicht sogar ein Wald sind in der Nähe oft schnell erreichbar.
  • Wichtig ist, dabei alle elektronischen Ablenkungen, wie das Smartphone oder Musik auszuschalten. Dann gibt es nur Sie in der Natur mit den auf sie einströmenden natürlichen Einflüssen.

Erste positive Ergebnisse zeigen sich meist sehr schnell. Und je öfter Sie sich diese grünen Auszeiten gönnen, desto schneller etablieren Sie eine Gewohnheit für sich. So werden diese Aufenthalte Teil Ihres normalen Lebens.

Regeneration im Schnellverfahren – Der Power Nap

In Ländern wie Japan und Südkorea und zunehmend in den USA ist der Power Nap schon sehr lange Teil der Arbeitskultur. Viele Firmen bieten Ihren Mitarbeitern dazu separierte Gelegenheit. Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein Nickerchen von ca. 15 Minuten das Stressniveau senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht fast überall, man muss nur seiner Phantasie freien Lauf lassen.

Damit Sie den optimalen Endpunkt nicht verpassen, gibt es ein einfaches Verfahren: Setzen Sie sich mit einem Schlüsselbund in der Hand auf einen Stuhl. Machen Sie die Augen zu und versuchen Sie, einzuschlafen. Sobald der Schlüssel durch die erschlaffende Hand runterfällt, werden Sie durch das Geräusch wieder wach und haben so den optimalen Aufwachzeitunkt vor Erreichen der tieferen Schlafphase erreicht.

Pausen im Arbeitsleben

Legen Sie einmal pro Woche einen Ruhetag ein, an dem sie weder Projekte bearbeiten noch in Telefonbereitschaft sind. Dieser Tag gehört ausschließlich Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Hobbys. Schalten Sie Ihr berufliches Gedankenkarussell einmal komplett aus. Machen Sie mindestens einmal pro Jahr Urlaub, um den Alltag komplett hinter sich zu lassen. Hier hat sich ein Zeitraum von 14 Tagen als optimal gezeigt. In diesem Zeitraum können der Geist und der Körper sich einmal vollständig regenerieren. Vielleicht wollen Sie auch mal länger aussteigen? Sabbaticals bieten einem die Möglichkeit für einen längeren Zeitraum mal ganz andere Dinge auszuprobieren.

Planen Sie regelmäßige Pausen ein!

Nein sagen – ja bitte!

Gehören Sie auch zu dem Personenkreis, dem es sehr schwerfällt, „nein“ zu sagen? Egal, ob der Chef Ihnen kurz vor Feierabend noch eine neue Aufgabe gibt, der Kollege sich lang und breit über seine neueste Beziehung auslässt oder die beste Freundin dringend Ihre Unterstützung braucht. Sie fragen sich gar nicht, ob sie das wirklich hören oder tun wollen. Sie machen es – und opfern ihre Zeit für andere. Was geschieht mit ihnen in diesen Situationen? Ärgern Sie sich über sich? Wenn es Sie wirklich stört, dass Sie zu oft „ja“ sagen, dann gucken Sie sich diese Situationen genauer an. Denken Sie darüber nach, was ein verpasstes „nein“ langfristig für Sie bedeutet.

Wieder mal ein „nein“ verpasst?

Ein verpasstes „nein“ sorgt dafür, dass ich meine eigenen Bedürfnisse nach hinten stelle und das, was ich eigentlich in dieser Zeit hätte tun wollen, nicht schaffe. Es raubt Zeit. Bei jedem leichtfertig vergebenen „ja“ in Situationen, in denen ich viel lieber „nein“ sagen würde, verschiebe ich – ungewollt – meine persönliche Grenze aus Sicht des Gegenübers. So wird mein Handlungsspielraum, meine persönliche Freiheit, immer kleiner. Und Grenzen, die ich freiwillig verschoben habe, kann ich später nur unter größerer Anstrengung wieder erweitern. Je kleiner mein Handlungsspielraum ist, desto schwieriger wird es für mich, alle Dinge dort unterzubringen. Und das erhöht meinen Stresspegel merklich.

Warum sage ich „ja“ – und meine eigentlich „nein“? 

Sage ich bei Extraaufträgen vom Chef immer „ja“, weil ich mir dadurch eine Karrierechance erhoffe? Oder habe ich Angst vor etwaigen Konsequenzen? Höre ich den Erzählungen und Geschichten meiner Kollegen und Freunde so gerne zu, weil die Geschichten spannend sind und mich wirklich interessieren? Kann ich vielleicht gar nicht genau begründen, warum ich meine Zeit fremdbestimmen lasse?

Helfe ich gerne meinen Freunden und stehe immer bereit, wenn sie Unterstützung brauchen? Mache ich das, weil ich gerne helfe und meine Zeit und Unterstützung verschenke? Mag ich das Gefühl, gebraucht zu werden? Wenn ich diese Anerkennung dann bekomme, kann das den Stress durch die weniger verfügbare Zeit kompensieren, wenn nicht, erhöht es meinen Stresslevel.

Gerade im beruflichen Kontext muss ich mir sehr genau überlegen, wozu ich „ja“ sage und wann ich mein „nein“ einsetze. Gerade für ein stressfreieres Selbstmanagement ist die Abgrenzung durch ein gezielt eingesetztes „nein“ die wirksamste Methode.

Ein „nein“ zur rechten Zeit wirkt wahre Wunder

Als ich nach der Geburt meines Sohnes nach sechs Monaten wieder in die Arbeit eingestiegen bin, war für meinen Arbeitgeber ganz klar, dass ich sehr feste Arbeitszeiten haben würde. Ich habe morgens und abends gestillt, so dass ich pünktlich Feierabend machen musste. Und auch später bin ich immer spätestens um 17:30 Uhr aufgebrochen, um mein Kind von der Tagesmutter abzuholen. Auch diese hatte ein Recht auf einen pünktlichen Feierabend. Hätte ich zu zusätzlichen Aktivitäten am Arbeitsplatz „ja“ gesagt, hätte meine Tagesmutter mein Handeln „ausbaden“ müssen. Und – oh Wunder – meine Haltung wurde akzeptiert, obwohl ich in leitender Position als Projekt- und später als Abteilungsleiterin tätig war. Diese Klarheit und mein bewusstes Grenzen-Setzen brachten mir persönliche Freiheit und reduzierten mein Stresslevel.

Wie sage ich’s?

Auch, wenn wir alle schon im zarten Alter von einem Jahr gelernt haben, „nein“ zu sagen, kommt es uns oft nur schwer über die Lippen. Viele Menschen haben bereits die Erfahrung gemacht, dass ein „nein“ oft auch zur Verschlechterung der Beziehung mit dem Gegenüber geführt hat. Übernehmen Sie die Prinzipien aus dem Harvard-Konzept in Ihre persönliche „nein“-Kommunikation:  Klar in der Sache, weich im Ton.

Mit Hilfe spezieller Antworttechniken können Sie ein „nein“ auf der Sachebene klar vermitteln und die persönliche Ebene unbeschadet lassen.

Folgende Schritte helfen Ihnen, sicher und gekonnt „nein“ zu sagen.

  1. Positive Beziehungsbotschaft
    Wertschätzung oder ein freundliches Wort für den anderen:
    „Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie in mich setzen.“
    „Ich würde Ihnen wirklich sehr gerne helfen.“
  2. Klares Nein
    Wenn Sie „nein“ sagen, muss es beim anderen klar und unmissverständlich ankommen. Kein „eigentlich“ oder „lieber nicht“ oder „nur, wenn es nicht anders geht“, sondern
    „Es geht wirklich nicht.“
    „Auf gar keinen Fall können wir das machen.“
    „Ich stehe für diese Sache nicht zur Verfügung.“
  3. Kurze Begründung
    Begründen Sie das „nein“ kurz und knapp. Gehen Sie nicht in die Details, rechtfertigen Sie sich nicht, denn das lädt den anderen zum Diskutieren und zum Widerspruch ein.
  4. Alternativen
    Zeigen Sie dem anderen Alternativen auf, eine Richtung, in die er weiterdenken kann. Zum Beispiel einen Termin, bis wann Sie ihm das Gewünschte doch geben könnten, oder einen Tipp, wohin er sich wenden kann oder eine Idee, wie er stattdessen verfahren kann.

Gekonnt abwägen

Meist fühlen wir instinktiv in unserem Unterbewusstsein, in welchen Situationen es richtig und wichtig ist, „nein“ zu sagen. Denken Sie darüber nach, wann Sie „nein“ und wann Sie „ja“ sagen möchten. Und dann: Machen Sie es einfach – probieren Sie es aus. Üben Sie zunächst in „unbedeutenden“ Situationen, „spielerisch“ im Freundes- oder Familienkreis. Es ist Ihre Zeit. Sie können jede Minute nur einmal einsetzen. Gerade, wenn Sie viel um die Ohren haben, ist es sinnvoll, mit Ihrer Zeit hauszuhalten und Ihr Stresslevel zu beobachten.

Und nicht zuletzt gilt als Faustregel: „Nein“ sagen, wenn möglich, „ja“ sagen, wenn nötig.