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Für manche gehören Überstunden „dazu“. Sie zeigen, wie vielbeschäftigt oder auch unabkömmlich man ist. In anderen Bereichen sind sie notwendiges Übel, um den Betrieb – vielleicht in Stoßzeiten – am Laufen zu halten. Welchen Blick wir auch auf das Thema Überstunden werfen, es geht nicht, ohne verschiedene Berufsgruppen und Hierarchien in die Betrachtung mit einzubeziehen.

Bin ich als Freiberufler wirklich ganz autark in meiner Arbeitszeitgestaltung? Welche Vorgaben macht mein Unternehmen? Es macht einen teils großen Unterschied, zu welcher Berufsgruppe ich gehöre:

  • Unternehmensverantwortliche
  • Leitende Angestellte*r
  • Angestellte
  • Freiberufler und Selbstständige
  • Alle Personen mit Sonderarbeitszeiten

Arbeite ich alleine freiberuflich oder selbstständig, dann gibt es so etwas wie eine Regelarbeitszeit nicht wirklich. Ich kann für mich selber definieren, was meine regelmäßige, tägliche Arbeitszeit sein soll und in welchem Zeitfenster ich meine Arbeit verrichte. Hier kann ich mir möglicherweise viele Freiheiten ermöglichen oder aber, um einen definierten Rahmen zu haben, Zeiten für mich festlegen.

Je kleiner mein Unternehmen ist, desto häufiger kann es sein, dass durch bestimmte Projekte oder Tätigkeiten die geplanten Arbeitszeiten abweichen. Das ist dann voll und ganz mein Risiko – aber ich sollte natürlich schon dafür sorgen, dass ich langfristig gesund meiner Tätigkeit nachkommen kann und mich nicht überlaste.

In punkto Arbeitszeit habe ich als Unternehmer*in mit steigender Betriebsgröße ein größeres Umfeld zu betrachten. Sehr oft fühle ich mich dann, im Sinne meiner Kund*inen, verantwortlich, die Arbeiten fristgerecht zu erledigen, sodass ich selbst Ausfälle im Team durch Mehrarbeit meinerseits abfange. Alternativ kann ich Mehrarbeit natürlich auch auf die Angestellten verteilen.

Als Unternehmer*in oder leitende Angestellte*r größerer Betriebe habe ich ebenfalls keine gesetzlichen Einschränkungen, was meine eigene Arbeitszeit betrifft. Hier kommt allerdings noch verstärkt eine Vorbildfunktion gegenüber allen Mitarbeitenden dazu. Jeder, der für angestelltes Personal verantwortlich ist, hat auch eine Verantwortung für dessen Arbeitszeit. Und hierbei geht es nicht nur darum, dass die geforderten Arbeiten zeitgerecht erledigt werden, sondern auch, dass die Arbeiten in der regelmäßig zur Verfügung stehenden Regelarbeitszeit zu erledigen sind. Ich muss als Vorgesetzte aufpassen, dass die Organisation der Arbeit dies auch unterstützt und sogar hochmotivierte Vielarbeitende beizeiten „eingefangen“ werden.

Angestellte sind durch ihren Arbeitsvertrag verpflichtet, den für sie definierten Aufgabenbereich im Rahmen der vereinbarten Regelarbeitszeit zu bedienen. In einer idealen Welt sind die geforderten Tätigkeiten in der vorbestimmten Zeit regelmäßig gut zu schaffen. Es kann Phasen geben, in denen kurzfristig mehr Zeit für die anstehenden Aufgaben investiert werden muss. Vor allem, wenn ich eine neue Tätigkeit in einem neuen Aufgabenbereich beginne, kann es sein, dass ich die fehlende Routine durch Überstunden abfangen möchte, bzw. muss. Hier kann man sich schnell selbst in eine Falle lancieren. Das Arbeitsumfeld und die Führung gewöhnen sich an den überdurchschnittlichen Arbeitseinsatz. Später, wenn man durch die erfolgte Einarbeitung eine größere Routine hat und die Zeit eigentlich zurückfahren könnte auf die normale Arbeitszeit, dann wirkt das nach außen wie ein Leistungsrückschritt.

Aus meiner langjährigen Erfahrung als Führungskraft kann ich nur jedem raten, im Angestelltenverhältnis die Regelarbeitszeit wirklich als gesetzten Rahmen zu sehen und die mir zugewiesenen Aufgaben tatsächlich in diesem Rahmen zu schaffen. Wenn es Gründe gibt, dass ich mehr Zeit brauche – z. B. bei der oben erwähnten Einarbeitung – dann gönne ich mir dieses „Mehr an Zeit“ nur in Absprache mit meinen Vorgesetzten. Dann kennt die Organisation den Grund für die Mehrarbeit und erwartet – als „gute“ Organisation – auch nach einer gewissen Einarbeitungszeit den beschriebenen „Rückgang“.

Es kann natürlich auch sein, dass ich in einem Umfeld arbeite, wo es kein gleichmäßiges Arbeitsaufkommen gibt. Zeiten mit höherem Arbeitseinsatz wechseln sich ab mit ruhigeren. Hierfür sind flexible Arbeitszeitmodelle mit Zeitkonten ideale Lösungen, die sowohl in den positiven als auch negativen Bereich gehen können. Langfristig gesehen sollten diese Zeitkonten aber immer ausgeglichen sein. Arbeite ich in einem Umfeld ohne diese flexiblen Zeitkonten, dann ist auch hier wieder nur in Abstimmung mit der Führung Mehrarbeit zu leisten.

Bin ich in einem Arbeitsumfeld, in dem ich von Anfang an immer viel mehr Aufgaben bekomme, als ich in meiner Regelarbeitszeit abarbeiten kann und wo ich selber keine Aussicht auf Veränderung sehe, dann ist das, spätestens nach sechs Monaten, ein Grund, von meiner Seite das Gespräch mit meinen Vorgesetzten darüber zu führen.

Und hier kommt ein ganz wichtiger Aspekt in unsere Arbeit hinein: Es gibt nur eine Person, die 100 % für unser Wohlergehen verantwortlich ist – und das sind wir selbst.

Natürlich gibt es auch Arbeitsfelder, die von ihrer grundsätzlichen Ausrichtung her sehr wenig von dem Einzelnen zu beeinflussen sind und wo Mehrarbeit durch häufig kurzfristig eintretende Umstände auftritt. Exemplarisch nenne ich hier mal Dienste bei der Polizei, oder auch – wie wir gerade in der aktuellen Pandemiezeit erleben – im Gesundheitsbereich. Hier geht es sehr oft bei geforderter Mehrarbeit um die Sicherung von Leib und Leben Dritter. Auch hier können die Führung und die Organisation der Arbeit, im Rahmen der dort geltenden Vorgaben, ein mehr oder weniger gutes Umfeld schaffen, was Überstunden betrifft.

Viele von uns arbeiten in den anderen Bereichen, wo es je nach Einstellung der eigenen Führungskraft oder des Unternehmens mehr oder weniger fürsorgliche Arbeitszeitmodelle gibt. Und hier kann die verantwortliche Leitung sehr viel für das Unternehmen tun, indem die Arbeitszeit als begrenzender Faktor verantwortungsvoll eingesetzt wird. Am Ende des Tages kann ein Unternehmen nur langfristig erfolgreich sein, wenn es rücksichtsvoll mit seinen Ressourcen – und hierzu zählen vor allem auch die für sie arbeiten Menschen – umgeht. Die Zeit der Ausbeutung der Arbeitskräfte ist vorbei. Es gibt viele gesetzliche Regelungen, die die Arbeitgeber verpflichten, sowohl für die körperliche als auch mentale Gesundheit ihres Personals zu sorgen. Und gerade vor dem Hintergrund der älter werdenden Bevölkerung kann eine regelmäßige Mehrarbeit ohne gesundheitliche Folgen vom Gros der Menschen nicht geleistet werden. Das müssen Unternehmen mit berücksichtigen.

In der Vergangenheit gehörte es für erfolgreiche Personen fast noch zum Status, möglichst viele Überstunden zu machen. Mit der zunehmenden Verteilung der Arbeit, der Digitalisierung und der Möglichkeiten der Optimierung von Abläufen sollte das heutzutage nicht mehr der Fall sein. Die nachkommenden Generationen bringen eine neue Sicht auf die Vereinbarkeit von Arbeit und arbeitsfreier Zeit mit ein. Arbeit ist nicht mehr Alles – und neben der Leistung und der Karriere zählen auch andere Werte wie u.a. Freiheit, Freizeit oder Familie. Es gilt heute nicht mehr als chic, viele Überstunden zu machen. Und das ist gesund so.

Wenn ich meine Aufgaben nicht in der dafür vorgesehenen Zeit schaffe, sollte ich mich natürlich fragen, woran liegt das:

  • Sind es wirklich zu viele Aufgaben?
  • Brauche ich noch mehr Kompetenz, um diese schneller abzuwickeln?
  • Muss ich einfach mehr Erfahrung, Routine in der Arbeit haben?
  • Sitze ich an der richtigen Stelle?
  • Liegen mir die Tätigkeiten vielleicht überhaupt nicht?
  • Was sind meine Zeitdiebe
  • Sorge ich selber dafür, dass ich zu viel Zeit brauche, weil ich zum Beispiel alles perfekt machen möchte?
  • Neige ich dazu, keine Pausen zu machen, weil alles zu viel ist, und sabotiere mich in meiner Leistungsfähigkeit selbst?
  • Sehe ich die Überstunden als Statussymbol?
  • Habe ich Angst davor, meinen Arbeitsplatz zu verlieren, wenn ich „weniger“ – also die normale Arbeitszeit – arbeite?

Wie ich schon weiter oben geschrieben habe, ist es immer ein Zusammenspiel zwischen dem Arbeitsumfeld und der Art und Weise, wie ich damit umgehe. Ich kann jedem hierbei nur raten: Schauen Sie sich Ihre Situation ganz genau an. Lassen Sie sich ruhig dabei von Ihrer Familie, Ihren Freunden oder einem Coach unterstützen. Ein Perspektivwechsel mit Hilfe von außen kann dabei helfen, eine bessere Sicht auf die Realität zu gewinnen.
Entscheiden Sie dann, was Sie selber in die Hand nehmen können oder verändern wollen. Am Ende des Tages kann nur jeder für sich selbst verantwortlich sein.

Überstunden? – nur zeitlich begrenzt und nur, wenn wirklich notwendig!

 

Auch interessant zu dem Thema:

Kennen Sie das auch? Stundenlang sitzen Sie im (Online-) Meeting – und das oft mit viel zu viel Personen und viel zu vielen Themen. Am Ende wissen Sie überhaupt nicht mehr, was denn eigentlich so besprochen oder gar beschlossen wurde. Aber jeder, der wichtig war oder sich wichtig fühlte, war dabei.

Mit ein paar Tricks und konsequenter Umsetzung kann man Meetings wesentlich straffer gestalten.

Es ist sicher nicht einfach, die für die eigene Organisation passende, effiziente Meeting-Kultur zu entwickeln. Aber es ist auf jeden Fall die Mühe wert, sich Gedanken darüber zu machen. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Aspekt. In vielen Meetings wird nicht nur Zeit verschwendet, sondern auch die Arbeitseffektivität gehemmt. Meetings rauben – schlecht organisiert – viel Kraft und können zum Ansteigen des Stresslevels führen.

Objektiv bewertet, können wir sicher das ein oder andere Meeting am Tag / in der Woche streichen. Nichts ist übrigens schlimmer, als in einem langen Meeting zu sitzen, nervös die Zeit im Blick behaltend, um dann damit zu beginnen, andere Aufgaben parallel zu bearbeiten. Dann sind Sie zwar körperlich anwesend, aber nicht wirklich inhaltlich dabei. Meist hat man dann auch nicht wirklich viel von den besprochenen Themen mitbekommen – Multitasking-Fähigkeit hin oder her. Das ist reine Zeitverschwendung. Denn die Dinge, die Sie nebenbei erledigen, können nicht wirklich gut gemacht werden wegen der vorhandenen Ablenkung. Zusätzlich verschwenden Sie Energie, denn der Aufmerksamkeitswechsel zwischen zwei unterschiedlichen Bereichen ist wesentlich anstrengender für unser Gehirn als das Konzentrieren auf nur Einen.

Durch die – in den letzten Monaten beschleunigte – Digitalisierung unserer Meetingkultur lassen sich sowohl ein Anstieg der Häufigkeit als auch die Tendenz, oft mehr Teilnehmer als nötig einzuladen, beobachten – und die Dauer in die Länge zu ziehen. Die Restriktionen gebuchter Besprechungsräume in Präsenzmeetings fallen in der Online-Welt weg. Auch regionale Grenzen gibt es nicht, aus den unterschiedlichsten Standorten können Teilnehmer immer schnell dazugeschaltet werden, sind quasi nur einen Klick entfernt. Aber ist dies wirklich sinnvolle Kommunikation?

Effiziente Meeting-Gestaltung  mit Timebox, Agenda & Co.

Aus dem agilen Management kennen wir Meetings, die einem strengen Ablauf folgen und mit der „Timebox“ eine feste, maximale Dauer haben. Diese Meetings können, wenn alle notwendigen Agenda-Punkte erreicht sind, schneller beendet werden und müssen nach der maximal gesetzten Zeit beendet sein. Diese engen Grenzen steigern die Effizienz solcher Runden ungemein. Durch die regelmäßige Nutzung solcher Strukturen gewöhnt sich vor allem das ganze Team besonders schnell an diese Vorgaben.

Neben der „Timebox“ nutzen agile Methoden noch ein weiteres Element zur effizienten Meeting-Gestaltung: eine Agenda. Damit beschreibt man nicht nur, was in der Runde besprochen werden soll, es werden idealerweise auch schon die relevanten Personen pro Entscheidung festgelegt. Effizient vorbereitet, haben alle diese Personen sich schon eine Meinung zu den Themen bilden können, so dass der gesamte Entscheidungsprozess zügig gestaltet werden kann

Zum Straffen von Meetings bietet sich das Pareto-Prinzip wunderbar an. Oft bringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie schon 80 % des Ergebnisses. Schauen Sie sich die von Ihnen organisierten Meetings einmal genau an. Nach wie vielen Minuten haben Sie einen großen Teil (80 %) Ihrer erwarteten Ergebnisse erreicht? Beobachten Sie mehrere Meetings über eine bestimmte Zeit und kürzen Sie dann einmal die Dauer der folgenden Meetings auf diese „neue Zeit“. Sie werden überrascht sein, wie gut das funktioniert.

 

Entscheidungen vor dem Meeting

Es macht durchaus Sinn, regelmäßig einen kritischen Blick auf die Meetings, an denen man teilnehmen soll, zu werfen:

  • Muss ich jedes Mal dabei sein?
  • Wie viele der Inhalte sind für mich wirklich relevant?
  • Bei wie vielen Themen kann ich sinnvoll etwas beitragen?

Wenn Sie aus Ihrer Sicht zum nächsten Meeting weder etwas inhaltlich beitragen können noch eine Entscheidung zu treffen haben und es Ihnen reicht, wenn Sie am Ende über die Ergebnisse informiert werden – dann sagen Sie einfach „nein“. Wie Sie das möglichst charmant mitteilen können, lesen Sie im Beitrag „Nein sagen – Ja bitte“.

Verhalten im Meeting

Meetings können auch durch das Verhalten von Teilnehmern unnötig in die Länge gezogen werden. Zum Beispiel durch unpünktliches Erscheinen. Unpünktlichkeit ist nicht nur respektlos den anderen Teilnehmern gegenüber, sie sorgt auch für ein unnötiges Verlängern der Meetingdauer.  Die anderen Teilnehmer warten und vergeuden ihre Zeit, selbst, wenn sie in der Zwischenzeit noch schnell etwas anderes erledigen („nebenbei“).  Wenn Sie selbst die Hauptperson im Meeting sind, zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern, dass Sie diese und deren Zeit respektieren – beginnen Sie pünktlich, zeigen Sie Zeitverantwortung für alle. Und wenn Sie dieses Verhalten unter dem Aspekt der Werte betrachten, gewinnen Sie mit Ihrem Verhalten doppelt.

Sorgen Sie dafür, dass sowohl Sie, als auch die Teilnehmenden möglichst keine Störungen und Unterbrechungen verursachen. Technische Probleme kann man nie ganz ausschließen. Allerdings sollte jeder in einem Online-Meeting für die bestmögliche Infrastruktur sorgen. Also, lieber mal den Laptop am LAN anschließen und darauf achten, wer noch alles Bandbreite verbrauch. Der Laptop im W-LAN und paralleles Surfen im gleichen Netz mit dem Smartphone – das kann die Konferenz erheblich beeinträchtigen. Neben dem Meeting-Tool sollten keine weiteren aktuell unnötigen Programme geöffnet sein, die sich ebenfalls auf die Bandbreite auswirken (Browser, etc.)

Eine weitere Herausforderung können auch Zeitdiebe im Meeting sein; Personen, die sich gerne reden hören und zu allem etwas beitragen „müssen“. Da kommt es ganz darauf an, welche Rolle Sie im Meeting haben. Als Person mit dem höchsten Rang oder als Organisierende können Sie diese Person um Zurückhaltung bitten und ggf. sogar das Wort entziehen, beispielsweise mit folgenden Wendungen:

  • „Ich habe Ihren Punkt verstanden und nehme ihn mit, dazu ist jetzt alles gesagt.“
  • „In Anbetracht der Zeit kommen wir zum nächsten Agenda-Punkt.“

Home-Office-Tipp:

Man trifft sich jetzt vermehrt in fachbezogenen Meetings. Persönlicher Austausch („Kaffee-Küchen-Gespräche“) finden seltener statt.

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden in den regelmäßigen Meetings einen Raum für den persönlichen Austausch. Sie werden sehen, das braucht wenig Zeit und steigert das Wir-Gefühl im virtuellen Team enorm.
  • Zu besonderen Anlässen können Sie separate Meetings organisieren, die beispielsweise mit einem „Care-Paket“ flankiert werden. Dann haben alle Mitarbeitenden den gleichen „Snack“, das gleiche „Device“ während des Meetings. Auch kleine Weinproben oder ein gemeinsames Kochen ist so möglich und bietet über regionale Grenzen hinweg Team-Building-Möglichkeiten.

Welche Meetings für mein Team?

Regelmäßiger Austausch ist in den meisten Umfeldern wichtig und notwendig.

  • Suchen Sie den Zyklus, der weder zu oft noch zu selten ist. Dies können Sie einfach ausprobieren und hängt von der Geschwindigkeit der Entwicklung im Unternehmen ab.
    In agilen Umgebungen wird gerne kurz täglich über den Fortschritt berichtet und aktuelle Hindernisse angesprochen. Dies dauert dann pro Team maximal 15 Minuten.
    Wöchentliche Meetings sind vielfach für Teams die Regel, vielleicht reichen bei Ihnen auch alle zwei Wochen?
  • Müssen sich regelmäßig alle Personen treffen oder gibt es auch spezielle Themenbereiche, zu denen sich die Mitarbeitenden vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt separat treffen sollten?
  • Denken Sie auch an den persönlichen Austausch 1-zu-1. Das kann hauptsächlich die Entwicklung in den aktuellen Projektthemen und Arbeitsfeldern betreffen, aber auch persönliche Themen und die allgemeine Performanz.
  • In Meetings, die regelmäßig in ähnlicher Zusammensetzung stattfinden, kann man das Werkzeug: „WWW – what went well” zu Beginn als Blitzlicht nutzen, verknüpft mit dem Bericht über die relevanten Ereignisse in der letzten Zeit, um den Fokus auf die gut laufenden Dinge zu legen. Dies führt direkt zu einer guten Atmosphäre, die man dann bei der Erarbeitung der weiteren Punkte nutzen kann.
  • Planen Sie im Vorfeld die Ergebnissicherung mit ein: Wer schreibt ein Protokoll? Wie sieht es aus (Ergebnisse, Aktionspunkte, Diskussionspunkte, …)?

 

Steigern Sie Ihre Meeting-Effizienz

Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

vielleicht kennen Sie diese Situation: Sie warten auf etwas und dann kommt es zwar, allerdings nicht in der Form und Qualität, wie Sie es erwartet haben und meist noch zu spät. Was machen Sie dann? Die meisten Menschen fangen an, sich zu ärgern. Sei es über denjenigen, der die Sache erstellt oder bearbeitet oder die Person, die es „geliefert“ hat. Oder sie ärgern sich über sich selbst, weil sie wieder auf Versprechen vertraut haben und „reingefallen“ sind.

Was macht Ärger mit uns?

Ärger ist eine sehr heftige Emotion, die in der Regel jeder Mensch sehr gut wahrnehmen kann. Sie macht sich mit Wucht und Energie bemerkbar. Auslöser des Ärgers ist eine von uns subjektiv betrachtete Verletzung verschiedener persönlicher Bedürfnisse. Je nachdem, wie temperamentvoll wir sind, kann sich dieser Ärger schnell und heftig entwickeln und bis zu einer ausgewachsenen Wut steigern. Im direkten Moment, in dem wir diese Emotion ausleben, fühlen wir uns energetisiert, quasi kampfbereit. Das Hormon Adrenalin schießt ein und kann seine volle Kraft im Körper entfalten. Gleichzeitig übernimmt die Amygdala, das Emotionszentrum unseres Hirns, immer mehr die Kontrolle, je stärker wir diesem Ärger seinen Lauf lassen. Vernunft und Verstand treten in den Hintergrund und der präfrontale Kortex hat erst einmal Pause. Daher passiert es in einer Phase, in der wir unserem Ärger Luft machen, oft, dass wir Dinge tun oder sagen, die wir mit ein bisschen Überlegung vermieden hätten oder die uns hinterher sogar richtig leidtun. Unser Fokus liegt während des Auslebens der Wut einzig und allein auf dem Grund unseres Ärgers. Da wir in der Zeit viel Adrenalin im Körper haben, dass ohne Zweifel viel Kraft gibt, fühlen wir uns dabei anfangs auch aufgeladen und gut in unserem Fühlen und Handeln.

Wenn wir zu diesem Zeitpunkt auch noch Teil einer Gruppe sind, die den gleichen Ärger oder gar Wut spürt, dann gibt uns das ein Gefühl der Gruppenzugehörigkeit und viel Bestätigung. Leider wird dabei die Denkfähigkeit stark eingeschränkt. Es kann sein, dass wir am Ende gar nicht mehr so genau wissen, wieso wir so wütend geworden sind. In der Zeit, in der wir diese Wut aktiv ausleben, fühlen wir uns gut und kraftvoll. Danach sind wir meist ziemlich erschöpft oder ausgelaugt, was im schlimmsten Fall sogar die Wut auf das ursprüngliche Thema verstärken kann.

So etwas kann man sehr schön bei eskalierenden Protestbewegungen beobachten. Wenn die einzelnen Protagonisten hinterher befragt werden, dann kommen oft Aussagen wie: „ja, so genau weiß ich das jetzt auch nicht mehr“- „wie, das wollte ich aber gar nicht“ – „ich kann mich gar nicht mehr richtig erinnern, was überhaupt abgelaufen ist“– „das hat sich irgendwie verselbstständigt“. Und wenn man genau diese Gruppe beobachtet, dann sind manche professionelle Anführer eher abgeklärt und zwar laut, aber nicht wirklich die ganze Zeit in der echten Emotion.

Was können wir tun?

Eine gute Möglichkeit ist, sich bei aufsteigendem Ärger selber zu fragen: „Will ich mich jetzt wirklich aufregen und ärgern oder ist es zwar dumm gelaufen, aber nicht wert, sich lange damit zu beschäftigen?“ Wir haben einen kleinen Augenblick Zeit, diese Entscheidung zu treffen und unser Verhalten bewusst zu steuern. Durch dieses bewusste Fragen stoppen wir den Automatismus, der dem Prozess sonst zugrunde liegt. Wenn wir uns entscheiden, den Ärger laufen zu lassen und ihm seinen Raum zu geben, dann haben wir für mindestens 20 Minuten den Einfluss des Adrenalins in unserem Körper. Mit allen Auswirkungen, die ein Adrenalinschub auf den Körper und unseren Geist nehmen kann. Sich selber zu beobachten und explizit zu entscheiden, wie man mit einem Gefühl umgehen möchte, das bei jedem normalerweise automatisch erzeugt wird, bringt sehr viel Klarheit über ablaufende Mechanismen mit sich.

Wenn wir an solchen Situationen etwas ändern möchten, haben wir verschiedene Möglichkeiten.

Nehmen wir als Beispiel den Klassiker in einer Beziehung, die Zahnpasta. Der Eine quetscht immer am Anfang oder in der Mitte, die Andere akkurat am Ende der Tube, der Dritte lässt den Verschluss immer offen und die Vierte kauft immer wieder die falsche Sorte. Ich kann mich jetzt natürlich jedes Mal ärgern und habe mir mindestens 20 Minuten des Tages verdorben oder ich kann hier nach Alternativen suchen. Ich persönlich schwöre übrigens in Beziehungen immer auf persönliche Zahnpasta-Tuben – jedem die „Seine“. Jetzt ist natürlich nicht jedes Thema so einfach zu lösen.

Eine große Hilfe ist generell das Bewerten der Situation, über die ich mich ärgern könnte (oder eben nicht):

  • „Welche Relevanz hat das Thema in meinem Leben?“
  • „Ändert es etwas, wenn ich mich ärgere?“
  • „Was kann ich aktiv tun, um zukünftig diese (oder eine ähnliche) Situation zu vermeiden?“

Seien Sie gelassen

Der einfachste Weg im Umgang mit Ärger ist, viel gelassener auf die absehbaren Unbilligkeiten des Lebens zu reagieren. Wenn ich zum Beispiel in der Rushhour mit dem Auto zur Arbeit fahre und regelmäßig im Stau stehe:

  • „Kann ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Ja!“
  • „Muss ich mich da jedes Mal ärgern?“ „Nein!“

Ich weiß ja, dass diese Situation entstehen kann. Ich kann verschiedene alternative Strategien entwickeln, mit dem Stau umzugehen. Meine persönliche Lösung waren übrigens Hörbücher. Ich habe während der Fahrt einfach Hörbücher gehört und so kaum gemerkt, ob ich jetzt die optimalen 25 Minuten oder die manchmal möglichen 45 Minuten unterwegs war. Meine Autofahrten sind mit dieser Strategie heute noch gelassen. Und damit ich nicht zusätzlich unter Druck komme, wenn ich einen festen Termin habe, plane ich den Stau einfach mit ein und habe bei „überpünktlicher“ Ankunft noch Zeit, andere Dinge zu erledigen. Und wenn es keine anderen Dinge sind, dann nutze ich diese Zeit einfach für mich und mache eine kleine Pause. Je nach Umgebung mit einem kleinen Spaziergang, einer Achtsamkeitsübung oder auch einem kurzen ganz persönlichen Telefonat.

Jeder kann mit solchen Strategien die Impulsivität lenken. Dadurch, dass man sich in genau solchen Trigger-Situationen bewusst wahrnimmt und seine Optionen abwägt und sich aktiv für eine Reaktion entscheidet, lernt man sich Stück für Stück intensiver kennen und kann immer besser mit solchen Auslösern umgehen. Sukzessive wird mir „in diesem Training“ bewusst, welche Dinge oder auch Bereiche es sind, bei denen ich sehr schnell „anspringe“ und mit welchen ich schnell gelassener umzugehen weiß.

So schaffen wir es nach und nach, immer mehr auch unsere wunden Punkte aufzudecken. Das sind Themen, die bei uns schon lang erprobte Muster triggern, unsere größten Herausforderungen.

Ich empfehle Ihnen, damit anzufangen, sich zu beobachten und an den Themen zu arbeiten, bei denen sie neue Strategien entwickeln können, das Ganze gelassener zu nehmen.

Oft ist das ein langer Weg. Wenn Sie es erstmals schaffen, ein gedankliches STOPP zu aufkommendem Ärger zu sagen und dann merken, was das mit Ihnen im positiven Sinne macht, werden Sie genug Motivation haben, sich weiter mit dem Thema zu beschäftigen.

Ich persönlich bin diesen Weg gegangen und ärgere mich heute nur noch selten. Natürlich kann auch ich in Situationen kommen, wo ich keine Zeit mehr habe, anders zu entscheiden. Oder ich war völlig mit mir im Reinen, dass ich mich jetzt ärgern wollte, und diese Energie auch genossen habe, obwohl ich mich hinterher nicht so toll gefühlt habe. Auch weiß ich heute, dass meine persönliche Steuerungsfähigkeit nachlässt, wenn ich extrem überarbeitet oder gestresst bin. Mein Umfeld erlebt mich dann deutlich dünnhäutiger.

Mensch, ärgere Dich nicht!

Das Mailfach ist voll, das Telefon klingelt, das nächste Meeting steht an – der Morgen hat noch nicht einmal richtig begonnen und schon ist man „reif für eine Pause“. Soll man diesem Gefühl nachgeben oder lieber noch schneller arbeiten? Gibt es den richtigen Zeitpunkt für eine Pause in einem vollgepackten Arbeitsalltag? Ja – den gibt es.

Vielleicht kennen Sie auch Stimmen aus ihrem Bekanntenkreis, die sagen: „Pausen, so ein Quatsch, das brauche ich nicht.“ „Wer seinen Traumjob oder seine Berufung gefunden hat, braucht keinen Urlaub.“ „Ich lebe für meine Arbeit, Tag und Nacht.“ „Pausen sind Unterbrechung und damit vergeudete Zeit.“

Ist das wirklich so? Wenn wir das Thema einmal ganz anatomisch angehen, lässt sich feststellen, dass der menschliche Körper, die Muskulatur und auch das Gehirn, bei aktiver Nutzung nach einer gewissen Zeit ermüdet. Es hängt natürlich davon ab, was wir tun, wie gut wir trainiert sind in dem, was wir tun und wie sorgsam wir mit unserem Körper im Allgemeinen umgehen. So lässt ein gut genutztes Gehirn nach ca. 60 Minuten konzentrierten Arbeitens nach. Wir merken das meist gar nicht direkt, d. h. wir meinen, wir könnten unseren Arbeiten weiter effizient nachgehen. Wenn man mal genau hinsehen würde, fiele einem jedoch auf, dass die Dinge deutlich langsamer vorankommen.

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Pausen sind dazu da, Stress abzubauen und Kraft aufzutanken. Erholt arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damit effizienter.

Betrachten Sie Pausen daher nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames und auch notwendiges Auftanken von Energie.

Wenn Sie bei der Arbeit in der Lage sind, eigenverantwortlich über kleine Abschnitte Ihrer Zeit zu entscheiden, dann versuchen Sie es einfach mal mit dem Einbau Kraft liefernder Pausen.

Einschlägige, medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa 1 Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat. Sie sollten daher regelmäßige, aber kurze Pausen in Ihrem Tagesplan vorsehen.

Fünf Tipps für eine „gute“ Pause

  • Verzichten Sie während der Pausen auf alle, vor allem für das Gehirn anstrengende, Tätigkeiten wie Telefonieren oder Internet und Social Media.
  • Genießen Sie bewusst die Ruhe und das Nichtstun.
  • Hilfreich bei Bildschirmarbeit ist z. B., den Blick in die Ferne schweifen zu lassen, um den Augen Erholung zu gönnen.
  • Machen Sie das Fenster auf, schließen Sie die Augen und atmen Sie ein paar Mal tief die frische Luft ein. Gerade der tiefe, langsame Atem beruhigt sehr zeitnah und intensiv.
  • Hilfreich ist auch ein Ortswechsel. Gehen Sie in die Küche, trinken Sie ein Glas Wasser, bewegen Sie sich einfach ein bisschen. Gerade diese Haltungswechsel wird auch Ihr Rücken Ihnen danken. Der physische Abstand zum Schreibtisch unterstützt das kurze Pausieren auch mental.

Fünf Tipps für die Integration von Pausen

  • „Eine Pause ist ein Termin mit sich selbst“!
    Das hört sich jetzt erst einmal komisch an, hilft in der Anfangsphase jedoch ungemein: Tragen Sie Ihre Pausenzeiten bereits am Sonntag für die ganze Woche im Terminplan ein. Am besten farbig, damit sie nicht zu übersehen sind.
  • „In der Kürze liegt die Würze!“
    Mehrere kurze Erholungspausen sind insgesamt wirkungsvoller als nur eine lange am Mittag. Finden Sie Ihren persönlichen Pausenrhythmus. Es gibt viele Methoden, die mit unterschiedlichen Zeiträumen arbeiten. Die Pomodoro-Technik hat zum Beispiel 25-Minuten-Arbeitsblöcke mit einer 5-minütigen Pause als Basis. Spätestens nach 90 Minuten sollte eine kurze Pause eingeplant werden. Dann lassen Sie Ihre Arbeit für ein paar Minuten bewusst ruhen.
  • „Mahlzeit!“
    Eine längere Pause am Mittag sollten Sie sich zusätzlich gönnen. Wenn der Körper aufgrund des biologischen Rhythmus‘ sowieso ein Leistungstief erreicht hat oder eine Pause „erwartet“, geben Sie ihm, was er will.
  • „Raus in die Natur!“
    Machen Sie mindestens einmal am Tag einen Spaziergang. Damit sorgen Sie für neue Sauerstoffzufuhr und klären Ihre Gedanken. Ideal ist hier eine Verbindung mit dem Mittagessen, da der Körper nach der Nahrungsaufnahme durch die Bewegung wieder aktiviert werden kann.
  • „Chillen via App.“
    Wer sich für die Pause nicht vom Smartphone trennen kann, nutzt einfach zum Einstieg eine „App“; inzwischen gibt es tolle Tools, mit Hilfe derer Sie Pausen gelenkt einbauen können. Der Aufbau reicht von minimalistisch bis esoterisch – für jeden ist hier was Passendes dabei. Versuchen Sie dann nach und nach sich vom Smartphone zu lösen.

Stressreduktion durch die Natur

Neueste Studien haben gezeigt, dass schon kurze Aufenthalte im Grünen den Spiegel des Stresshormons Cortisol langfristig signifikant senken können.

  • Schon 3 x 20 Minuten pro Woche reichen dazu aus.
  • Gehen oder Sitzen Sie in einer natürlichen Umgebung. Ein Garten, ein Park, eine Wiese oder vielleicht sogar ein Wald sind in der Nähe oft schnell erreichbar.
  • Wichtig ist, dabei alle elektronischen Ablenkungen, wie das Smartphone oder Musik auszuschalten. Dann gibt es nur Sie in der Natur mit den auf sie einströmenden natürlichen Einflüssen.

Erste positive Ergebnisse zeigen sich meist sehr schnell. Und je öfter Sie sich diese grünen Auszeiten gönnen, desto schneller etablieren Sie eine Gewohnheit für sich. So werden diese Aufenthalte Teil Ihres normalen Lebens.

Regeneration im Schnellverfahren – Der Power Nap

In Ländern wie Japan und Südkorea und zunehmend in den USA ist der Power Nap schon sehr lange Teil der Arbeitskultur. Viele Firmen bieten Ihren Mitarbeitern dazu separierte Gelegenheit. Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein Nickerchen von ca. 15 Minuten das Stressniveau senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht fast überall, man muss nur seiner Phantasie freien Lauf lassen.

Damit Sie den optimalen Endpunkt nicht verpassen, gibt es ein einfaches Verfahren: Setzen Sie sich mit einem Schlüsselbund in der Hand auf einen Stuhl. Machen Sie die Augen zu und versuchen Sie, einzuschlafen. Sobald der Schlüssel durch die erschlaffende Hand runterfällt, werden Sie durch das Geräusch wieder wach und haben so den optimalen Aufwachzeitunkt vor Erreichen der tieferen Schlafphase erreicht.

Pausen im Arbeitsleben

Legen Sie einmal pro Woche einen Ruhetag ein, an dem sie weder Projekte bearbeiten noch in Telefonbereitschaft sind. Dieser Tag gehört ausschließlich Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Hobbys. Schalten Sie Ihr berufliches Gedankenkarussell einmal komplett aus. Machen Sie mindestens einmal pro Jahr Urlaub, um den Alltag komplett hinter sich zu lassen. Hier hat sich ein Zeitraum von 14 Tagen als optimal gezeigt. In diesem Zeitraum können der Geist und der Körper sich einmal vollständig regenerieren. Vielleicht wollen Sie auch mal länger aussteigen? Sabbaticals bieten einem die Möglichkeit für einen längeren Zeitraum mal ganz andere Dinge auszuprobieren.

Planen Sie regelmäßige Pausen ein!

Nein sagen – ja bitte!

Gehören Sie auch zu dem Personenkreis, dem es sehr schwerfällt, „nein“ zu sagen? Egal, ob der Chef Ihnen kurz vor Feierabend noch eine neue Aufgabe gibt, der Kollege sich lang und breit über seine neueste Beziehung auslässt oder die beste Freundin dringend Ihre Unterstützung braucht. Sie fragen sich gar nicht, ob sie das wirklich hören oder tun wollen. Sie machen es – und opfern ihre Zeit für andere. Was geschieht mit ihnen in diesen Situationen? Ärgern Sie sich über sich? Wenn es Sie wirklich stört, dass Sie zu oft „ja“ sagen, dann gucken Sie sich diese Situationen genauer an. Denken Sie darüber nach, was ein verpasstes „nein“ langfristig für Sie bedeutet.

Wieder mal ein „nein“ verpasst?

Ein verpasstes „nein“ sorgt dafür, dass ich meine eigenen Bedürfnisse nach hinten stelle und das, was ich eigentlich in dieser Zeit hätte tun wollen, nicht schaffe. Es raubt Zeit. Bei jedem leichtfertig vergebenen „ja“ in Situationen, in denen ich viel lieber „nein“ sagen würde, verschiebe ich – ungewollt – meine persönliche Grenze aus Sicht des Gegenübers. So wird mein Handlungsspielraum, meine persönliche Freiheit, immer kleiner. Und Grenzen, die ich freiwillig verschoben habe, kann ich später nur unter größerer Anstrengung wieder erweitern. Je kleiner mein Handlungsspielraum ist, desto schwieriger wird es für mich, alle Dinge dort unterzubringen. Und das erhöht meinen Stresspegel merklich.

Warum sage ich „ja“ – und meine eigentlich „nein“? 

Sage ich bei Extraaufträgen vom Chef immer „ja“, weil ich mir dadurch eine Karrierechance erhoffe? Oder habe ich Angst vor etwaigen Konsequenzen? Höre ich den Erzählungen und Geschichten meiner Kollegen und Freunde so gerne zu, weil die Geschichten spannend sind und mich wirklich interessieren? Kann ich vielleicht gar nicht genau begründen, warum ich meine Zeit fremdbestimmen lasse?

Helfe ich gerne meinen Freunden und stehe immer bereit, wenn sie Unterstützung brauchen? Mache ich das, weil ich gerne helfe und meine Zeit und Unterstützung verschenke? Mag ich das Gefühl, gebraucht zu werden? Wenn ich diese Anerkennung dann bekomme, kann das den Stress durch die weniger verfügbare Zeit kompensieren, wenn nicht, erhöht es meinen Stresslevel.

Gerade im beruflichen Kontext muss ich mir sehr genau überlegen, wozu ich „ja“ sage und wann ich mein „nein“ einsetze. Gerade für ein stressfreieres Selbstmanagement ist die Abgrenzung durch ein gezielt eingesetztes „nein“ die wirksamste Methode.

Ein „nein“ zur rechten Zeit wirkt wahre Wunder

Als ich nach der Geburt meines Sohnes nach sechs Monaten wieder in die Arbeit eingestiegen bin, war für meinen Arbeitgeber ganz klar, dass ich sehr feste Arbeitszeiten haben würde. Ich habe morgens und abends gestillt, so dass ich pünktlich Feierabend machen musste. Und auch später bin ich immer spätestens um 17:30 Uhr aufgebrochen, um mein Kind von der Tagesmutter abzuholen. Auch diese hatte ein Recht auf einen pünktlichen Feierabend. Hätte ich zu zusätzlichen Aktivitäten am Arbeitsplatz „ja“ gesagt, hätte meine Tagesmutter mein Handeln „ausbaden“ müssen. Und – oh Wunder – meine Haltung wurde akzeptiert, obwohl ich in leitender Position als Projekt- und später als Abteilungsleiterin tätig war. Diese Klarheit und mein bewusstes Grenzen-Setzen brachten mir persönliche Freiheit und reduzierten mein Stresslevel.

Wie sage ich’s?

Auch, wenn wir alle schon im zarten Alter von einem Jahr gelernt haben, „nein“ zu sagen, kommt es uns oft nur schwer über die Lippen. Viele Menschen haben bereits die Erfahrung gemacht, dass ein „nein“ oft auch zur Verschlechterung der Beziehung mit dem Gegenüber geführt hat. Übernehmen Sie die Prinzipien aus dem Harvard-Konzept in Ihre persönliche „nein“-Kommunikation:  Klar in der Sache, weich im Ton.

Mit Hilfe spezieller Antworttechniken können Sie ein „nein“ auf der Sachebene klar vermitteln und die persönliche Ebene unbeschadet lassen.

Folgende Schritte helfen Ihnen, sicher und gekonnt „nein“ zu sagen.

  1. Positive Beziehungsbotschaft
    Wertschätzung oder ein freundliches Wort für den anderen:
    „Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie in mich setzen.“
    „Ich würde Ihnen wirklich sehr gerne helfen.“
  2. Klares Nein
    Wenn Sie „nein“ sagen, muss es beim anderen klar und unmissverständlich ankommen. Kein „eigentlich“ oder „lieber nicht“ oder „nur, wenn es nicht anders geht“, sondern
    „Es geht wirklich nicht.“
    „Auf gar keinen Fall können wir das machen.“
    „Ich stehe für diese Sache nicht zur Verfügung.“
  3. Kurze Begründung
    Begründen Sie das „nein“ kurz und knapp. Gehen Sie nicht in die Details, rechtfertigen Sie sich nicht, denn das lädt den anderen zum Diskutieren und zum Widerspruch ein.
  4. Alternativen
    Zeigen Sie dem anderen Alternativen auf, eine Richtung, in die er weiterdenken kann. Zum Beispiel einen Termin, bis wann Sie ihm das Gewünschte doch geben könnten, oder einen Tipp, wohin er sich wenden kann oder eine Idee, wie er stattdessen verfahren kann.

Gekonnt abwägen

Meist fühlen wir instinktiv in unserem Unterbewusstsein, in welchen Situationen es richtig und wichtig ist, „nein“ zu sagen. Denken Sie darüber nach, wann Sie „nein“ und wann Sie „ja“ sagen möchten. Und dann: Machen Sie es einfach – probieren Sie es aus. Üben Sie zunächst in „unbedeutenden“ Situationen, „spielerisch“ im Freundes- oder Familienkreis. Es ist Ihre Zeit. Sie können jede Minute nur einmal einsetzen. Gerade, wenn Sie viel um die Ohren haben, ist es sinnvoll, mit Ihrer Zeit hauszuhalten und Ihr Stresslevel zu beobachten.

Und nicht zuletzt gilt als Faustregel: „Nein“ sagen, wenn möglich, „ja“ sagen, wenn nötig.