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Zeitdiebe eliminieren

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass der Tag voller Aktivitäten war, Sie aber Ihre eigentlichen Aufgaben nicht alle erledigt haben. Was kann passiert sein? Neben den normalen „Notfällen“, die eine Umplanung der Aktivitäten bedingen, gibt es auch viele andere „Störfaktoren“, die man besonders betrachten sollte.

Wenn wir es schaffen, diese „Zeitdiebe“ in einem ersten Schritt möglichst genau zu identifizieren, sind wir schon mal auf dem richtigen Weg. Jede Störung, die Sie bei einer Aufgabe unterbricht, bei der Sie sich konzentrieren müssen, stiehlt Ihnen wertvolle Zeit, denn Sie brauchen jedes Mal einige Minuten, um Ihre vorherige Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Bis zu 28 % Ihrer Zeit kann allein durch diese Leistungsverluste bei Störungen verloren gehen. So verlängert sich die aufzuwendende Arbeitszeit und es führt zusätzlich zu einer Mehrbelastung auf unserem Stresskonto.

Abbildung: Der Einfluss von Störungen auf die Leistungsfähigkeit

Es macht also (somit hochgradig) Sinn, sich einmal mit seinem eigenen Arbeitsverhalten im Laufe des Tages auseinanderzusetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie wirklich ehrlich zu sich sind, damit Sie eine klare Sicht auf Ihr Handeln erhalten. Sie können zum Beispiel ein Tagesprotokoll anlegen mit einer Spalte für Ihre geplanten Aktivitäten und einer zweiten für die tatsächliche Umsetzung und die auftretenden Störungen oder Verzögerungen. Damit haben Sie einen ersten Anhaltspunkt, wo Sie später ansetzen und Zeit zurückgewinnen können.

Welches sind die häufigsten Störfaktoren?

  • Telefon
  • E-Mails
  • Smartphone, Social Media
  • unangemeldete Besucher (Kunden, Kollegen, Kinder, Haustiere, …)
  • fehlende Informationen (Chaos in der Ablage)

Was kann ich in einem ersten Schritt tun?

Sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Es hat sich bewährt, täglich mindestens eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der Sie dafür sorgen, von niemandem gestört zu werden. Schätzen Sie diesen Termin als einen der wichtigsten des Tages ein. Sie können dabei Ihre Störzeiten berücksichtigen. In diese Stille Stunde legen Sie dann die möglichst komplizierten oder unangenehmen Aufgaben, bei denen Sie sich sehr konzentrieren müssen. Damit die Ergebnisse auch auf Basis einer guten Verfassung erfolgen können, können Sie auch darauf achten, wann Sie Ihr persönliches Hoch im Laufe Ihres Biorhythmus haben.

In dieser Zeit können Sie sich nach außen richtig abschotten:

  • Wenn möglich, ruhig das Telefon und alle Störgeräusche (Maileingang) stumm schalten.
  • Dem Umfeld signalisieren: Ich möchte jetzt nicht gestört werden.
  • Einen thematisch passenden Themenblock zusammenstellen, alles Notwendige in der Vorbereitung zusammenstellen und dies zügig in der Stillen Stunde bearbeiten.

Was kann ich bei Störungen aktiv tun?

  • Unterbrechungen durch das Telefon: Müssen Sie wirklich jetzt abnehmen? Wenn ja, müssen Sie wirklich so lange sprechen? Ihre wichtigsten Tätigkeiten: Telefon ab- oder umstellen, sich kurzfassen. Wer Sie erreichen will, ruft auch später noch einmal an.
  • Empfangen von Mails: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie Ihre Mails durchgehen, unterbrechen Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit, wenn eine E-Mail erscheint. Am besten, Sie öffnen Ihr Postfach nur zu vorher geplanten Zeiten.
  • Social Media: Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten am Tag, zu denen Sie interagieren. Stellen Sie in den Arbeitszeiten alle Alarmmeldungen auf lautlos und verhindern Sie Popups.
  • Unangemeldete Besucher: Idealerweise Tür schließen; Anliegen rasch erledigen, wenn es sich nicht verschieben lässt; einen Termin für ein Gespräch vereinbaren; den Besucher bitten, sich an einen anderen kompetenten Mitarbeiter zu wenden; den Besucher ermuntern, selbst eine Lösung zu finden.
  • Unzureichende Information: Planen Sie rechtzeitig die Beschaffung von Informationen im Vorfeld ein.

Neben den äußeren Störern gibt es auch Faktoren, die mehr oder weniger von uns selbst zu beeinflussen sind. Es sind Dinge, die entweder von anderen auf uns einwirken oder bei denen wir selbst unsere größten Zeitdiebe sind. Wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele auf viele Dinge kommen, bei denen Sie sich selbst die Zeit stehlen, dann kann ich Ihnen gratulieren. Dies sind die Faktoren, die Sie grundsätzlich am einfachsten verändern können, da es nun in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich liegt. Sind Themen dabei, die außerhalb Ihres direkten Einflussbereichs stehen, prüfen Sie, was Sie durch Ihr Handeln verändern können.

Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit?

  • lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Delegation
  • ausufernde Internet-Recherche
  • die Angewohnheit, wichtige Dinge aufzuschieben
  • fehlende Priorisierung
  • mangelnder Fokus
  • nicht „Nein“ sagen können – immer zu viel vornehmen
  • falsche Zeitabschätzung für einzelne Aufgaben
  • Perfektionismus
  • unzureichende Selbstorganisation oder Selbstdisziplin

Wie Sie mit den „größten“ Zeiträubern umgehen können:

  • Besprechungen: Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Falls Sie die Besprechung leiten, arbeiten Sie mit einer Tagesordnung. Achten Sie auf zeitliche Begrenzungen und darauf, dass die richtigen Leute eingeladen sind. Beginnen Sie pünktlich. Halten Sie sich an die Tagesordnung, kürzen Sie ausufernde Diskussionen ab, z.B. dadurch, dass sie diese auslagern. Beenden Sie die Besprechungen pünktlich.
  • Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung in der Kommunikation. Habe ich verstanden, was man von mir erwartet. Weiß mein Gegenüber genau, was ich will?
  • Was ist bei der Delegation schiefgelaufen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere zu delegieren? Üben Sie sich darin, die Verantwortung für ein Ergebnis abzugeben. Tun Sie nichts selbst, was sich auch delegieren lässt.
  • Internet-Recherche: Nur das suchen, was man wirklich braucht. Am besten eine Zeitbegrenzung mit „Wecker“ nutzen, z.B. 15 Minuten Recherche.
  • Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun: Nehmen Sie immer wieder mehr Aufgaben an, als Sie sollten? Bauen Sie Ihre Kompetenz des Priorisierens aus.
  • Unterschätzen Sie immer wieder, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht? Bauen Sie sich einen Zeitpuffer mit ein. Sie können schlecht „nein“ sagen? Üben Sie sich darin.
  • Unzureichende Planung / mangelnde Selbstorganisation: Suchen Sie sich die passenden Selbstmanagement-Techniken heraus und integrieren Sie diese in Ihren Alltag.
  • Mangelnde Selbstdisziplin: Sind Sie fit genug, um Ihre Arbeit in Angriff zu nehmen? Sind Sie motiviert? Haben Sie anspruchsvolle Ziele?
    Wenn Sie immer zu spät anfangen, dann kann dies eine schlechte Angewohnheit sein.

Finden Sie Ihre Zeitdiebe

Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie mehr Zeit für Ihre persönlich wichtigen Dinge gewinnen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Prozess mit einer Person Ihres Vertrauens durchgehen. Dann können wirklich ehrlich und klar die größten Baustellen identifiziert werden. Wir Menschen neigen dazu, sehr schnell berechtigte Gründe für unser aktuell gezeigtes Verhalten zu finden. Damit ist der mögliche Anstoß für eine Veränderung direkt blockiert.

Als Beispiel möchte ich das Thema telefonische Erreichbarkeit oder die Reaktion auf eingehende E-Mails nennen. Wenn ich mit Klienten über die Einrichtung einer Stillen Stunde mit absoluter Abschottung nach außen spreche, kommen schnell die Einwände: „Ich muss für meine Kunden oder Mitarbeiter immer erreichbar sein“. Grundsätzlich kann ich diese Haltung verstehen, denn Sie ist in den genannten Bereichen meist sinnvoll und löblich. Wenn ich dann genauer nachhake, dann gibt es natürlich immer Situationen im Alltag, wann diese Person nicht sofort erreichbar ist. Dies können vertrauliche Besprechungen oder Arbeiten, bei denen man aus Sicherheitsgründen nichts anderes machen kann, sein…
Wenn diese innere Blockade erst einmal aufgebrochen ist, dann eröffnet sich eine völlig neue Welt der Möglichkeiten.

Es liegt in Ihrer Hand – starten Sie jetzt!

Weitere Tipps finden Sie in den Blogs zu folgenden Themen:

Home Office – Fluch oder Segen?

Durch den Ausbruch und die Verbreitung des Corona-Virus‘ gab es im Frühjahr den Lockdown, der die Arbeitswirklichkeit vieler Menschen schlagartig verändert hatte. Sie durften nicht mehr zur Arbeit gehen. Soweit es möglich war, bauten die Firmen ihr Angebot an Heimarbeit aus. Das Home Office wurde zur (Not-)Lösung.

Damals und heute

Die Möglichkeit, regelmäßig von zu Hause zu arbeiten, gerade in den Büroarbeitsbereichen, gibt es schon sehr lange. In größeren Unternehmen wurden sogenannte Teleheimarbeitsplätze eingerichtet. Diese waren genau beschrieben und die Voraussetzung war klar definiert.

Auch ich hatte nach der Geburt meines Sohnes einen Teleheimarbeitsplatz für zwei bis drei Tage in der Woche. Dazu habe ich in meinem Haus ein Zimmer bereitgestellt, das von meinem Arbeitgeber mit Firmenmobiliar eingerichtet wurde. Wir hatten einen separaten Telefonanschluss und Datenleitungen und zur Ausstattung gehörten natürlich der Computer, ein Telefon, ein Faxgerät und ein Drucker. Die Arbeitszeiten an diesem externen Ort entsprachen den Arbeitszeiten am Bürostandort. Natürlich hat mich keiner daran „gehindert“, mich abends, wenn mein Sohn eingeschlafen war, nochmal an den Computer zu setzen.

Mit zunehmender Digitalisierung und Erweiterung der Netze hinsichtlich Bandbreite und Geschwindigkeit wurde das Arbeiten mit dem Computer örtlich immer flexibler. Unternehmen führten das sogenannte mobile Arbeiten ein. Mit dem Firmen-Laptop, dem W-LAN und sicheren Zugangskanälen können die Arbeitnehmer an dem Ort arbeiten, der für sie geeignet scheint. Hier nimmt der Arbeitgeber keinen engen Einfluss mehr auf die Ergonomie des Arbeitsplatzes und die Arbeitszeiten. Nur das Arbeitszeitschutzgesetz ist einzuhalten. Ob man also im Zug, im Café, dem Hotel oder eben zuhause arbeitet, bleibt meist freigestellt.

Klare Vorteile

Einer der großen Vorteile der Home-Office-Arbeit ist der Wegfall der Anfahrtswege. Für viele von uns sind diese lang und oft auch nervenaufreibend. Ich kenne kaum jemanden, der sich über die Verringerung seines Arbeitsweges beschwert. Natürlich gibt es diejenigen unter uns, die mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren und gerade auch den Rückweg als Ritual zum Ende des Arbeitstages nutzen, den Arbeitsweg also gerne „gestalten“. Aber auch für diese Menschen braucht sich nichts in Zeiten des Homeoffice‘ zu ändern. Sie können vor der Arbeit eine Runde fahren und sich nach getaner Arbeit, vor allen Dingen auch zum Setzen eines Schlusspunktes, wieder auf das Fahrrad schwingen und neue Routen erkunden. Durch den Wegfall der Anfahrtszeit gewinnen wir alle „freie Zeit“, die wir bewusst für Dinge einsetzen können, die uns guttun.

Auch die gesteigerte Mobilität – das Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort – ist ein Gewinn. Solange die Qualität der Arbeit und die „Lieferfristen“ stimmen, stellen viele Vorgesetzte es ihren Mitarbeitern frei, am Ort ihrer Wahl zu arbeiten – ob das nun die ruhige Ecke im schnuckeligen Café nebenan oder ein Konferenzraum im Hotel ist.

Außergewöhnliche Zeiten

Während des Lockdowns beschränkten sich die möglichen Arbeitsorte auf die eigene Wohnung. Und hier fängt auch schon die Differenzierung an. Wenn ich bereits ein gut ausgestattetes Arbeitszimmer mit einem geeigneten Schreibtisch und einem passenden Stuhl hatte, dann war ich schon gut gerüstet für die folgenden Wochen. Für ein paar Tage ist auch der Küchentisch ein möglicher passender Arbeitsort. Zwei Monate Küchentisch oder gar Sofa sind allerdings keine ergonomische Lösung.

Wenn ich mich und meine Arbeit in Videokonferenzen präsentieren, im wahrsten Sinne des Wortes „ins richtige Licht setzen“ möchte, dann spielen auch noch die Beleuchtung und die Hintergrundszenerie eine Rolle:

  • Habe ich die notwendige technische Ausstattung?
  • Bin ich gut hörbar?
  • Wie ist das mit den Nebengeräuschen?
  • Und ja, was trage ich für Kleidung?

Es kann sich zwar witzig anfühlen, wenn man im Pyjama am Online-Meeting teilnimmt, weil man denkt, man wird nicht „in Gänze“ gesehen. Nur, der Wechsel der Kleidung signalisiert nicht nur dem Gegenüber: „Ich bin jetzt im Arbeitsmodus“. Auch man selbst leitet daraus instinktiv den Unterschied zwischen privatem und beruflichem Wirken ab. Es ist wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie man wirken will und was hilft, in der gewohnten, häuslichen Umgebung in den Arbeitsmodus zu kommen.

Spagat zwischen Beruflichem und Privatem

Eine große Herausforderung bei der Arbeit zu Hause ist das Thema Abgrenzung:

  • Wie schaffe ich es, nach dem Frühstück in den Arbeitsmodus zu kommen?
  • Noch schwieriger, wie schaffe ich es, nach der letzten Aktivität des Arbeitstages wirklich den Wechsel zum Privatleben zu vollziehen, wenn ich keinen örtlichen Wechsel habe?

Ich habe mehr als 20 Jahre Erfahrung mit dem Thema Home Office machen können – in unterschiedlichen Konstellationen. Wenn ich ein eigenes “Büro“ im Haus hatte, war das deutlich einfacher, da ich einen räumlichen Wechsel vornehmen konnte. Ich habe dann meinen Laptop wirklich weggestellt und eingepackt, auch, wenn ich ihn am nächsten Morgen direkt wieder nutzen wollte. Gerade auch in verantwortungsvollen Positionen kann es einem passieren, dass man allzeit erreichbar und im Arbeitsmodus ist, dass man nur noch schnell ein paar Mails checken möchte, weil man ja auf eine wichtige Antwort wartet. Dieses Verhalten führt meist dazu, dass viel mehr Zeit investiert wird, als geplant. Ich kann sowohl aus eigener als auch der Erfahrung meiner Klienten sagen, dass so die notwendige Abgrenzung immer weiter aufgeweicht wird.
Was da hilft, ist ein klares Commitment mit sich selber, am besten mit einer zeitlichen Grenze oder auch mit einer Grenze von zu erledigenden Aktivitäten. Hier ist dann Rückgrat gefragt, wenn zu einer unpassenden Zeit noch ein Anruf der Vorgesetzten erfolgt, bitte ganz kurz noch was zu erledigen. In dieser Situation „nein“ zu sagen und klar zu formulieren: „Ich habe jetzt Feierabend; ich werde mich morgen früh direkt darum kümmern.“, ist absolut legitim und sollte nur in echten Notfällen widerrufen werden. Hier ist die persönliche Kunst des Nein-Sagens gefragt.

Home-Office-Arbeit verführt oft auch zu einer Konzentration der Arbeit. Ein Termin folgt auf den nächsten, es gibt kaum Zeit für Pausen oder den sozialen Austausch. Ich höre in meinem Umfeld oft, dass viele das kurze Gespräch an der Kaffeemaschine, den Austausch auf dem Flur oder auch das gemeinsame Mittagessen in der Kantine vermissen. Wenn der soziale Austausch nicht explizit in den Web-Meetings eingeplant wird, fällt er oft komplett aus. Und da man selbst so intensiv beschäftigt ist, ruft man auch nicht seine Kollegen einfach nur so an, um zu hören, wie es ihnen geht.

Nun gibt es Personen, die strengen soziale Kontakte mehr an als andere. Für sie sind die Zeiten des intensiven Arbeitens im Home Office ein Segen. Sie blühen vielleicht sogar auf ohne den sozialen Kontakt zu anderen. Demgegenüber stehen diejenigen, die unheimlich viel Energie und Motivation aus dem persönlichen Kontakt mit anderen Menschen ziehen. Sie lechzen gerade danach, sich wieder persönlich zu treffen. Denn durch den Lockdown sind nicht nur ihre Kontakte im Arbeitsumfeld abgeschnitten worden, auch sonstige gesellige Aktivitäten fielen fast gänzlich weg.

Tipps & Tricks

Beim Arbeiten im Home Office helfen klare Strukturen und Ordnung. Der Arbeitsplatz sollte möglichst nur mit den Dingen befüllt sein, die ich auch wirklich für die Arbeit benötige. Diese Sachen kann ich dann zum Feierabend schön zusammen-, idealerweise sogar weglegen, so dass sie in dem nun privaten Umfeld nicht mehr im Fokus stehen.

Wenn ich parallel zu meiner Arbeit im Home Office familiären Aufgaben nachgehen muss, wie der Betreuung meiner kleinen und der Beschulung der größeren Kinder, dann ist das Home Office eine kaum lösbare Herausforderung. Ich hatte das Glück, dass mein Sohn sich, wenn er durch eine Erkrankung nicht in der Betreuung war, immer „gesund geschlafen“ hat. D. h. ich hatte für meine Arbeit genügend Zeit und konnte mich in den Wachphasen meines Kindes meist störungsfrei und intensiv kümmern. Dies ist natürlich nicht der Regelfall. Im Lockdown hatten wir meist keine kranken Kinder zu Hause, sondern ganz normale, lebendige, aufmerksamkeitssuchende, aktive Kinder. Ich bewundere jedes Elternteil, das mit dieser Doppelbelastung die Zeit des Home Office‘ halbwegs gut überstanden hat. Diese Anstrengung ist nicht hoch genug zu bewerten, da sie in den meisten Fällen zulasten der persönlichen Zeiten und Ruhephasen erledigt wurde. Andererseits kann die Arbeit im Home Office gerade für Familien mit Kindern eine gelungene Lösung sein, wenn flexible Arbeitszeiten eine passende Abstimmung zwischen Familie und Arbeit ermöglichen.

Nicht zuletzt haben auch viele Führungskräfte positive Erfahrungen mit der erzwungenen Heimarbeit machen können. Überraschenderweise arbeiten die meisten Menschen tatsächlich auch „genug“ und „ordentlich“, wenn man ihnen nicht immer über die Schulter schaut, sondern ihnen vertraut. Diese Erkenntnis, dieses Vertrauen kann ganz neue Perspektiven und Schwung in die Zukunft der Arbeitswelt bringen.

Zum Abschluss noch fünf Tipps, wie das Arbeiten im Home Office effektiver und angenehmer gestaltet werden kann:

  • Nutze ein stimmiges Zeit- und Selbstmanagement.
  • Achte auf eine optimale Arbeitsumgebung – Stichwort: Ergonomie.
  • Setze Grenzen – sieh das Nein als persönlichen Freund an.
  • Unterscheide klar die Arbeits- von der Freizeit.
  • Denke an den regelmäßigen sozialen Austausch mit deinen Kollegen.

Home Office ist – richtig eingesetzt – ein Segen!

Mein Buchtipp für Führungskräfte:
Erfolgsmodell Homeoffice von Alexander Glöckler (Hg.)

Perfektionismus in unterschiedlichen Lebensbereichen

Wenn ich hier über Perfektionismus spreche, dann meine ich den Anspruch, den ich an die Ausführungsqualität meiner Leistungen habe. Perfektionismus kann sich auch ausdehnen auf die Anforderungen, die ich an die Aufgabenerfüllung anderer stelle.

Wir beleuchten hier nicht die hohe Qualität oder Präzision, die insbesondere bei Arbeiten und Objekten gefordert wird, von denen Menschenleben abhängen. Zum Beispiel beim Führen von Transportmitteln aller Art, in Bezug auf medizinische Eingriffe oder Konstruktionen und Verfahren, bei denen es auf die hundertprozentige Präzision ankommt. Hier betrachten möchte ich die Dinge des alltäglichen (Arbeits-) Lebens.

Die Krux mit dem Perfektionismus

Viele Menschen haben einen sehr hohen Anspruch daran, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen – wie perfekt die Lösung auszusehen hat. An sich sind supergute Ergebnisse natürlich eine feine Sache. Nur: je perfekter man alle Aufgaben erledigen will, desto mehr Zeit braucht man dazu. Und desto höher ist in der Regel auch der Stresspegel, weil es ja immer noch ein bisschen besser gehen könnte.

  • Was sind Ihre persönlichen Ansprüche an Ihre Leistung?
  • Liegt Ihre persönliche Messlatte höher, als zum Beispiel die Ihrer Vorgesetzten?
  • Finden Sie nie zu einem Ende, weil immer noch „mehr“ geht und sie es sicher noch besser machen könnten?
  • Wann erreichen Sie den Punkt, an dem Sie mit Ihrer Arbeit und schlussendlich auch mit sich selbst zufrieden sind?

Wenn Sie sehr hohe Ansprüche an sich haben und immer nur das perfekte Ergebnis anstreben, kann das auf die Dauer sehr anstrengend sein.

Ich habe das in meinem Berufsleben sehr oft erlebt. Ein ganzes Team arbeitet manchmal Tage, oder sogar Wochen daran, bestimmte interne Unterlagen aufzubereiten. Es wird die perfekte Formulierung, die schlüssigste Herleitung, die schönste Gestaltung oder aber auch sicherste Abstimmung gesucht. Gibt es am Ende das perfekte Papier? Ich sage nein. Dem gerade im Geschäftskontext ändern sich Parameter, Meinungen, Strukturen meist relativ schnell und diese Papiere haben bestmöglich den Stand von gestern. Warum ist das so? Weil sich die meisten Leute keine Gedanken über die internen Kosten solcher Arbeiten machen. Die Mitarbeiter sind ja sowieso da und es wird kaum abgegrenzt wofür man seine Arbeitszeit einsetzt. Ich habe mir einmal den Spaß gemacht für eine bestimmte Präsentation zusammenzurechnen was die internen Kosten der daran beteiligten Mitarbeiter so ergeben würden. Ich kam auf eine fünfstellige Summe. Wenn dies im Vorfeld berücksichtigt worden wäre, dann hätte sicherlich auch eine gute Lösung ihren Zweck erfüllt.

Die Lösung: Machen Sie’s nach „Pareto“

Nach dem Pareto-Prinzip ist ein gutes Ergebnis (also 80 % des „Solls“) mit einem Arbeitsaufwand von durchschnittlich 20 % erreichbar. Das Pareto-Prinzip ist zwar nicht ungefiltert überall einsetzbar; nach meinen Erfahrungen sind in den meisten zu verschriftlichenden Arbeiten (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Reporte, Protokolle, etc.) jedoch gute Ergebnisse damit zu erzielen und eine vernünftige Basis für ein effizientes Arbeiten zu legen. Möchten wir jedoch die, vielleicht sogar nur selbst angestrebten, 100 % Perfektion erreichen, so müssen wir auch 100 % Aufwand in die Erstellung investieren. Das ist – grob gerechnet – also ein Aufwand, der fünfmal so hoch ist wie für ein gutes Ergebnis „nötig“ wäre.

Was kann ich tun, wenn ich selber der Treiber für Perfektionismus bin?

Ich fange erst einmal an, mich zu beobachten.

  • Habe ich diese hohen Ansprüche in allen Lebensbereichen oder differenziere ich?
  • Was treibt mich an, eine perfekte Leistung abzuliefern?
  • Suche ich nach Anerkennung anderer oder schätze ich meine eigene Leistungsfähigkeit grundsätzlich zu niedrig ein und treibe mich damit selbst an?

Wenn ich nicht glaube, dass ich in der Lage bin, gute Leistung abzugeben, dann kann das vielleicht mit dem Impostor Syndrom zusammenhängen. Hier beziehe ich alle meine Erfolge auf die glücklichen Umstände und nicht auf meine eigenen Leistungen. Da ich nicht glaube, gut zu sein, versuche ich, immer besser, immer perfekter zu werden.

Wenn es mir um die Anerkennung anderer geht, dann kann das einer ihrer inneren Antreiber sein, der regelmäßig bedient werden möchte. Das kann auch zur Folge haben, dass immer ein möglichst perfektes Ergebnis angestrebt wird.

Wie kann ich Perfektionismus entschärfen?

Zuerst einmal muss ich erkennen, dass mich mein Perfektionismus stört und stresst und ich etwas ändern möchte. Hier ist eine etablierte Vorgehensweise, sich die unterschiedlichen Bereiche seines Lebens anzusehen und einmal aufzuzeigen, wo die eigene Messlatte in Sachen Perfektionismus eigentlich liegt. Dazu kann man als Metapher gut eine Hürde nutzen, auf die man in 5 Stufen (20%, 40%, 60%, 80%, 100%) Latten auflegen kann.

  1. Entscheiden Sie, welche Bereiche Sie ansehen wollen:
    • die Kernaufgaben des Studiums / Berufs
    • die unwichtigen Bereiche des Studiums / Berufs
    • den privaten Alltag
    • den Haushalt
    • die Familie
    • die Hobbys
    • den Freundeskreis
  2. Zeichnen Sie mit einem farbigen Stift ihre Ansprüche in jeweils eine Hürde ein.
  3. Entscheiden Sie, ob Sie etwas verändern möchten:
    • Tragen Sie jetzt mit einer anderen Farbe ein, wie hoch sie die Messlatte vielleicht zukünftig bei nicht so wichtigen Aufgaben legen wollen.
    • Wollen Sie diese Zeit vielleicht für andere Aktivitäten verwenden?

Wenn Sie diese Übung gemacht haben, dann haben Sie eine schöne Übersicht über die Bereiche, in denen sie vielleicht einmal vorsichtig Ihren Leistungsanspruch verändern können. Wenn keine signifikanten negativen Rückmeldungen von den anderen Betroffenen kommen, dann kann es Sie stärken und Sie werden Situationen „leichter“ werten:

„Ich werde nicht weniger geliebt, wenn das Familienessen nicht an den Standard des „Perfekten Dinners“ heranreicht.“

„Meine Vorgesetzten sind auch zufrieden, wenn ich meine Arbeit korrekt erledige, ohne dass ich das Letzte, aus meiner Sicht Mögliche, aus mir heraushole. Im Gegenteil, es kann mir sogar passieren, dass ich plötzlich keine Überstunden mehr machen muss und meine Arbeitszufriedenheit durch mein eignes, selbst bestimmtes Handeln steigt.“

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass der Umgang mit einem Hang zum Perfektionismus ein Lebensthema ist. Er erscheint immer wieder, manchmal schleichend, manchmal spontan – in unterschiedlichsten Bereichen. Mir hilft es, aufmerksam zu sein und diesen Anflug auch mal mit Humor zu nehmen. Da Perfektionismus ein Antreiber für sehr gute Leistung ist, kann man ihn auch gezielt einsetzen, wenn man seinen „Stopp-Knopf“ kennt. Dann ist Perfektionismus beflügelnd und positiv.

Wenn Perfektionismus – dann wohldosiert!

In der heutigen Arbeitswelt wird gerne mal über agiles Arbeiten gesprochen.

  • Agilität ist die Zukunft!
  • Ohne Agilität ist man nicht mehr wettbewerbsfähig!
  • Wir müssen schnell agil werden!

Woher kommt der Begriff des agilen Arbeitens?

Hier lohnt sich ein Blick in die Vergangenheit, um die Herkunft dieses Begriffes und seine Bedeutung zu ergründen. Agiles Arbeiten wurde als neuer Ansatz in der Softwareentwicklung im Jahr 2001 erstmals zusammenfassend in der Methode SCRUM und dem begleitenden „Agile Manifesto“ von Softwareentwicklern beschrieben.

Die Ziele waren schnellere Entwicklungszyklen mit absoluter Fokussierung auf kunden- oder anwenderrelevante Funktionalität/Nutzen. Klassische Entwicklungszyklen sollten aufgebrochen werden, um eine schnellere Anpassung an die sich ändernden Anforderungen des Marktes zu erzielen. Auch war bekannt, dass bei den meisten Softwareentwicklungen von einem Großteil der Anwender nur ca. 20 % der Funktionalität tatsächlich benutzt wurden. Nichtsdestotrotz wurden neue Versionen erst freigeschaltet, wenn das Gesamtpaket fertig war. Dies führte zu langen Entwicklungszyklen und jeweils großen Versionswechseln. Mit dem neuen, agilen Ansatz wurden in jedem kleinen Entwicklungszyklus, der je nach Thema und Team ein bis maximal vier Wochen dauerte, jeweils fertige und lauffähige Mini-Module (minimal viable product) produziert. Dies steigerte die Effizienz der Entwicklung enorm.

Und was bedeutet agiles Arbeiten nun genau?

Bleiben wir beim Beispiel der Softwareentwicklung und des Roll-outs, gehört zum Ansatz des agilen Arbeitens, dass diejenigen Teams, die die operative Umsetzung gestalten, eigenverantwortlich arbeiten. Der Einzelne und die Zusammenarbeit stehen hier über wohl definierten Abläufen. In jedem dieser Teams müssen alle Rollen besetzt sein, um für diese Software den Aufwand zu schätzen und diese zu designen, zu programmieren und zu testen. Dabei arbeitet das jeweilige Team völlig eigenverantwortlich. Im Allgemeinen steigen die Produktionsgeschwindigkeit oder der funktionale Output solcher Teams mit wachsender Erfahrung.

Nur sind diese eigenverantwortlich arbeitenden Teams nicht das einzige, was sich vor dem Hintergrund erfolgreichen agilen Arbeitens dem Prozess anpassen bzw. diesen neu gestalten muss. Es gibt eine Seite (Product owner), die dem Kunden oder dem Markt zugewandt ist und dort sehr präzise die gewünschten Funktionalitäten aus Kunden- oder Endanwendersicht beschreibt und in regelmäßigen Zyklen diese Anforderungen neu priorisiert. Dazu werden unterstützend „Agile Coaches“ eingesetzt, die zum einen die umsetzenden Teams im Prozessrahmen unterstützen, zum anderen Probleme aufnehmen, im Unternehmen ansprechen und beseitigen sowie die regelmäßigen Austauschrunden organisieren und moderieren.

Es gibt noch diverse andere agile Ansätze, die eines gemeinsam haben: Das Umsetzen erfolgt in freiheitlich und eigenverantwortlich arbeitenden eigenständigen Teams. Auch hat sich das Thema des agilen Arbeitens längst in anderen Bereichen außerhalb der Softwareentwicklung etabliert.

Welche Kompetenzen müssen vorhanden sein, um sich in solch einem Umsetzungsteam wohlzufühlen?

Zum einen muss ich natürlich gerne im Team arbeiten. Der tägliche Austausch und die Abstimmung untereinander sind ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Auch muss ich bereit sein, für meine Arbeit und für das Team Verantwortung zu übernehmen. Innerhalb solch eines Teams treten alle Themen, die auch unter „normalen Arbeitsbedingungen“ relevant sind, ebenfalls auf und wollen geklärt werden:

  • Wie planen wir unsere Urlaubstage?
  • Was machen wir, wenn jemand kurzfristig erkrankt?
  • Wie gehen wir mit einem Teammitglied um, das nicht die gleiche Leistung bringt wie wir anderen oder die erforderliche Leistung bringt?
  • Was machen wir, wenn jemand neu dazu kommt oder ausscheidet?
  • Wie gehe ich mit steigenden Überstunden um?

Ich muss also über den Tellerrand meiner Fachkompetenz blicken wollen.

Ein Kern der agilen Entwicklung ist es, auch noch sehr spät im Entwicklungsprozess auftretende signifikante Veränderungsanforderungen mit aufzunehmen und zu realisieren. Hier muss ich persönlich auch offen für Veränderungen sein: „Was der Kunde oder Anwender wünscht, ist der Auftrag, dem ich gerne und immer wieder neu folge.“

Ein ganz wichtiger Faktor ist auch die Eigenverantwortung. Traue ich mich, realistische Schätzungen abzugeben, auch wenn der Auftraggeber Druck macht? „Ich habe die drei letzten Nächte fast durchgearbeitet und bräuchte dringend mal eine Pause, aber die Deadline ruft. – Finde ich hier den Mut, dies auch offen zu kommunizieren?“ Ich muss meine Arbeit also selber einteilen. Fällt mir das leicht?

Welche Kompetenzen braucht das Unternehmen?

Hier sind vor allem die früher voll verantwortlichen Führungskräfte gefragt, ihre Bereitschaft, agil arbeitende Teams zuzulassen:

  • Kann ich meinen Mitarbeitern so viel Verantwortung übergeben?
  • Reicht mein Vertrauen in sie?
  • Habe ich die Disziplin, mich aus dem Entwicklungsprozess herauszuhalten?
  • Kann ich Teambeschlüsse akzeptieren, auch wenn ich selber anders entscheiden würde?
  • Kann ich den Prozess zu Sammlung und Priorisierung der fachlichen Anforderungen so gestalten, dass er klar und in der operativen Umsetzung weitgehend autark läuft?
  • Kann ich damit leben, dass sich meine Umsetzungsteams nicht so schnell entwickeln wie ich es mir wünsche?
  • Kann ich ein Umfeld aufbauen, das auf dem höchsten technischen Niveau ist, um meine Entwickler bestmöglich zu unterstützen?

Agilität basiert auf kleinen, autonom und selbstorganisiert arbeitenden Teams. Dies müssen Führungskräfte „aushalten“ und aktiv unterstützen, damit gewinnbringend, effektiv und effizient Leistung erbracht werden kann.

Fazit

Insgesamt ist der Einsatz agiler Umsetzungsmethoden eine Entscheidung, die in einem größeren Kontext getroffen werden muss. Immerhin bricht agiles Arbeiten an vielen Stellen mit traditionellen Organisations- und Projektstrukturen und wagt Neues. Dabei muss nicht das ganze Unternehmen agil werden, aber wenn ich Bereiche agilisieren möchte, dann müssen die Abläufe und Verantwortlichkeiten klar definiert werden.

 

Wenn agil – dann richtig!

Jetzt, zu Beginn des neuen Jahres, setzen wir uns gerne mehr oder weniger realistische Ziele, im privaten und beruflichen Kontext. Gute Vorsätze sind schnell gefasst. Wie klappt es aber mit der Umsetzung? Und macht das Setzen von Zielen überhaupt Sinn?

Es gibt sicher einige unter Ihnen, die schon lange und erfolgreich sowohl mit persönlichen als auch beruflichen Zielen leben und arbeiten. Genauso gibt es diejenigen, die sagen: „Ich brauche keine Ziele, um glücklich zu sein.“.

Beide Haltungen sind richtig. Solange Sie eine persönliche Orientierung, einen inneren Kompass haben, der es Ihnen ermöglicht, Entscheidungen zu treffen. Denn nichts anderes bedingen Ziele, sie geben eine Richtung vor und helfen dabei, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen: „Investiere ich meine Zeit, meine Kraft, meine Aufmerksamkeit in Aktivitäten, die mir wichtig sind und mich vielleicht auch meinem Ziel näher bringen oder lasse ich mich treiben?“

Ich beschäftige mich mit dem Thema der persönlichen und beruflichen Zielsetzung schon sehr lange. Ich habe definierte Ziele schnell erreicht, sie aber auch oft auf dem Weg ändern, bzw. so anpassen müssen, dass die „neuen“ Ziele zu den ursprünglich gefassten kaum noch Übereinstimmung hatten. Ich konnte auf dem Weg zu meinen Zielen wachsen und auch Grenzen überwinden. Nicht jede überwundene Grenze war auch wirklich gesund für mich. So etwas erkennt man meist in der Nachschau. Auch habe ich Zielen hinterhergejagt, die, als sie erreicht waren, sich nicht als meine „wirklichen“ Ziele herausstellten, weil sie meinen grundlegenden Werten widersprachen. Und hier kommen wir zu einem ganz wichtigen Punkt: Wenn ich meine Grundwerte und meine langfristigen Lebensziele kenne, kann ich diese als Leitbilder meiner kurzfristigeren Zielplanung unterstützend nutzen und so die Erreichung meiner Ziele fördern.

Ein übergeordnetes Ziel setzen

Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, Ziele in unterschiedlichen Zeitabschnitten anzusiedeln. Gucken Sie sich die langfristige Planung für die nächsten 3 bis 5 Jahre als Ausgangspunkt an. Dies ist ein guter Zeitabschnitt für alle Lebensbereiche, in denen wir einen Schritt in eine neue Richtung gehen:

  • Was möchte ich nach der Schule machen in der Zeit der Ausbildung oder des Studiums?
  • Wie sollen die ersten Jahre im neuen Job aussehen?
  • Wie soll sich meine Beziehung in den nächsten 3 bis 5 Jahren entwickeln?

Wenn Sie dafür Eckpunkte gefunden haben, eine grobe Skizze erstellen konnten, dann kann dies der Rahmen für eine Jahresplanung sein. Jetzt, zum Anfang des Jahres, ist ein guter Zeitpunkt, genau herauszuarbeiten, was man im bevorstehenden Zeitraum dafür tun kann, seiner Vision näherzukommen, in Richtung der Erreichung der Lebensziele.

Das Jahresziel definieren

So ein Jahresziel fällt nicht einfach vom Himmel. Ich habe mit meinen Klienten (und auch auf mich bezogen) gute Erfahrungen damit gemacht, individuelle Ziele schriftlich zu formulieren. Einmal niedergeschrieben, fühlt man sich dem „Erreichen“ stärker verpflichtet. Ob Sie die klassische SMART-Formel, eine Formulierung nach dem NLP-Sprachmodell oder SMART-O nutzen, ist im Grunde genommen Geschmackssache. Gemeinsam haben diese Beschreibungen folgende Punkte:

  • Beschreiben Sie Ihr Ziel so, als hätten sie es schon erreicht.
  • Achten Sie darauf, dass das Erreichen des Ziels in ihrer Person liegt (in Ihrer Verantwortung).
  • Benutzen Sie eine positive Beschreibung – keine Verneinung!
  • Beschreiben Sie Ihr Ziel so, wie es für Sie stimmig ist. Achten Sie darauf, dabei möglichst alle Faktoren mit zu berücksichtigen. Seien Sie so konkret, eindeutig und präzise wie möglich.
  • Reichern Sie Ihre Beschreibung möglichst mit emotionalen Elementen an.
    Was fühlen Sie? Was sehen Sie? Was riechen sie? Was hören Sie? Machen Sie sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild oder einen Filmausschnitt davon.
  • Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Was sind die (messbaren) Kriterien?
    Bis wann wollen Sie Ihr Ziel und mögliche Zwischenschritte erreicht haben?
  • Stecken Sie sich ruhig ambitionierte Ziele. Seien Sie mutig!
  • Und nicht zuletzt: Fragen Sie sich, wie gut sich Ihr Ziel mit Ihren verschiedenen Umfeldern (Familie, Beruf) verträgt? Bin ich bereit, den „Preis, den es kostet“, wirklich zu bezahlen?

Fangen Sie einfach an, einen ersten Ziel-Entwurf zusammenzustellen und lassen Sie diesen dann über den für Sie passenden Zeitraum reifen. Manchmal braucht es ein paar Tage, manchmal ein paar Wochen. Dies hängt von Ihrer persönlichen Erfahrung in der Zielearbeit ab und auch von dem Thema, um das es geht. Wenn Sie erst einmal Ihr Ziel definiert und schriftlich festgehalten haben, dann werden Sie feststellen, wie anziehend diese Worte sein können. Je klarer Ihr Bild von der Zielerreichung ist, desto größer ist Ihre Motivation, genau an diesen Punkt zu gelangen.

Schritt für Schritt den Weg gestalten

Wenn Sie Ihr Jahresziel beschrieben haben, können Sie es aufteilen in kleinere Segmente, in Zeiteinheiten oder bestimmte thematische Abschnitte, die sich aus den Inhalten ergeben. Eine sehr große Hilfe ist es immer wieder, zu schauen, welches der nächste mögliche Schritt auf dem langen Weg ist. Wenn uns dieser Schritt bekannt ist, können wir diesen leicht gehen und sind dann bereits auf dem Weg, bzw. in Bewegung. Dies hilft Ihnen, Ihrem Etappenziel Schritt für Schritt – und damit nachhaltig – näherzukommen. Viele kleine Schritte bringen schnell Erfolgserlebnisse, motivieren zum Gehen des nächsten Schritts und verhindern das Scheitern, das schnell einsetzt, wenn man sich unrealistische oder zu vage beschriebene Ziele setzt.

  • Formulieren Sie Ihr Ziel.
  • Schreiben Sie es auf, damit Sie sich der Erreichung stärker verpflichten.
  • Visualisieren Sie für sich die Zielerreichung, so gehen Sie mit einem großen Motivationsschub in die Umsetzung.
  • Und dann gehen Sie etappenweise Ihrem Ziel entgegen.

Am Ende des Jahres können Sie auf Ihren Erfolg anstoßen und wissen, was Sie im nächsten Jahr entweder genau so oder anders machen wollen.

Gehen Sie den ersten Schritt!

 

 

In der heutigen Seminar- und Trainingswelt sind Zeitmanagementseminare der absolute Renner. Viele Menschen haben den Wunsch, die Zeit „zu ihren Gunsten“ zu beeinflussen. Aber ist das überhaupt möglich?

Ich sage nein! Oder haben Sie es schon mal geschafft, aus einer Zeitstunde mehr als 60 Minuten herauszuholen? Sicher nicht. Gefühlt vielleicht ja, aber absolut gesehen lässt sich der Ablauf der Zeit heute und mit normalen Mitteln nicht beeinflussen. Was Sie sicher schon mal erlebt haben, ist, dass die gefühlte Zeitdauer eine andere sein kann, als die absolute (Zeitdauer). Sie können sich sicher an Situationen erinnern, in denen eine Stunde wie im Flug vergangen, die Zeit einfach so durchgerauscht ist und man gar nicht gemerkt hat, wie spät es auf einmal geworden ist. Umgekehrt kennen Sie sicher auch solche Situationen, in denen jede Sekunde ganz zäh vorübergeht und man den Eindruck hat, die Zeit stehe still. Was unterscheidet diese beiden Situationen? Sie unterscheiden sich in dem, was wir tun und was wir für die Zukunft erwarten.

Da wir Dank dieser Betrachtung jetzt wissen, dass wir die Zeit nicht wirklich beeinflussen können, was macht dann die Attraktivität dieses Wunsches, die Zeit zu managen, en Detail aus?

Die Perspektive macht‘s

Viele von uns haben so viel um die Ohren, dass ein normaler 24-Stunden-Tag nicht auszureichen scheint. Und genau das ist der springende Punkt. Wenn wir weniger zu tun haben oder erledigen wollen, als wir Zeit zur Verfügung haben, dann haben wir keinen Wunsch danach, die Zeit zu beeinflussen. Meist ist es jedoch so, dass in unserem Alltag die Anforderung an uns immer weiter zunehmen. Mit der Digitalisierung und der Globalisierung dreht sich das Rad der Geschichte immer schneller. Uns geht scheinbar die Zeit aus. Was können wir also tun?

Wie so oft liegt es zu einem Großteil an uns, wie wir mit unserer Zeit umgehen:

  • Wo setze ich meine Zeit ein?
  • Wem schenke ich meine Zeit?
  • Wer stiehlt mir meine Zeit?
  • Wo verschwende ich meine Zeit?

Was haben diese Fragen gemeinsam? – Ich entscheide über meine Zeit!

Und die Moral von der Geschicht‘

Auch, wenn viele Stunden des Tages für uns fremdbestimmt sind, durch Schule, Ausbildung, Beruf, so liegt es doch immer an uns, wie wir diese Zeiten erleben und auch wie wir die Zeit „drumherum“ für uns nutzen. Und hier gibt es genau eine Person, die das beeinflussen kann – Sie selbst. Das ist es, was Sie in Seminaren oder Coachings erlernen sollten. Nur Sie selbst können Ihren Zeiteinsatz und das damit verbundene Gefühl beeinflussen:

  • Investiere ich die Zeit in zusätzliche Lerngruppen oder tobe ich mich lieber auf dem Sportplatz aus, was unter anderem für unser Gehirn auch sehr zuträglich ist?
  • Erledige ich auf der Arbeit noch schnell ein paar Tasks, was in Überstunden mündet, oder verbringe ich genau diese Zeit lieber mit Freunden?
  • Kümmere ich mich jede freie Minute darum, dass es meiner Familie gut geht oder sorge ich mich auch um mich, dass es mir auch gut geht, ich stark genug bin, um alle zu unterstützen?

Es gibt nur eine Person, die diese Entscheidungen treffen kann – das sind Sie! In diesem Sinne wünsche ich Ihnen genügend Muße für alles, was Sie zeitlich zu managen haben.